卫生管理索证制度

PAGE卫生管理索证制度一、总则1.目的为加强公司卫生管理，规范索证行为，确保所采购的食品、食品添加剂、食品相关产品等符合食品安全标准和法律法规要求，保障消费者健康，特制定本制度。2.适用范围本制度适用于公司所有涉及食品采购、销售、储存、加工等环节以及与食品经营相关的活动中涉及的索证管理工作。3.定义（1）索证：指在食品采购、经营过程中，向供应商索取并留存证明其供应产品符合食品安全标准或其他相关要求的文件、票据等资料的行为。（2）食品：指各种供人食用或者饮用的成品和原料以及按照传统既是食品又是中药材的物品，但是不包括以治疗为目的的物品。（3）食品添加剂：指为改善食品品质和色、香、味以及为防腐、保鲜和加工工艺的需要而加入食品中的人工合成或者天然物质，包括营养强化剂。（4）食品相关产品：指用于食品的包装材料、容器、洗涤剂、消毒剂和用于食品生产经营的工具、设备等。二、索证要求1.食品采购索证（1）采购食品时，应当向供应商索取并留存以下证明文件：食品生产许可证副本复印件（适用于食品生产企业）。食品经营许可证副本复印件（适用于食品经营企业）。营业执照副本复印件。产品合格证明文件，如检验报告、质量认证文件等。进口食品需索取海关报关单、检验检疫证明等相关文件。其他法律法规规定应当索取的证明文件。（2）索取的证明文件应当清晰、完整，并加盖供应商公章或业务专用章。证明文件的内容应当与所采购的食品相符，包括食品名称、规格、生产日期、保质期等信息。（3）采购食品添加剂时，应当索取生产企业的食品生产许可证副本复印件、产品合格证明文件、标签和说明书样张等资料。食品添加剂的标签和说明书应当符合《食品安全法》等法律法规的规定。（4）采购食品相关产品时，应当索取生产企业的营业执照副本复印件、生产许可证副本复印件（适用于实行生产许可管理的产品）、产品合格证明文件等资料。食品相关产品应当符合食品安全标准和相关质量要求。2.食品销售索证（1）销售食品时，应当向消费者提供销售凭证，注明食品名称、规格、数量、价格、生产日期、保质期等信息。销售凭证应当加盖销售单位公章或业务专用章。（2）销售进口食品时，应当向消费者提供海关报关单、检验检疫证明等相关文件的复印件，并在销售场所显著位置公示进口食品的相关信息。3.食品储存索证（1）食品入库时，应当查验所入库食品的索证资料是否齐全、有效，并与食品实物进行核对。索证资料应当随货同行，一并存入食品仓库档案。（2）食品仓库应当建立索证资料档案管理制度，对索证资料进行分类整理、归档保存。索证资料档案应当包括供应商信息、食品采购记录、索证文件复印件等内容，保存期限不得少于食品保质期满后六个月；没有明确保质期的，保存期限不得少于二年。4.食品加工索证（1）食品加工过程中使用的食品、食品添加剂、食品相关产品，应当索取并留存相应的索证资料。索证资料应当符合食品采购索证的要求。（2）食品加工企业应当建立索证资料使用管理制度，确保索证资料在食品加工过程中的有效使用。在食品加工过程中，应当按照索证资料所证明的食品质量和安全要求进行操作，不得使用不符合索证要求的食品、食品添加剂和食品相关产品。三、索证程序1.首次合作索证（1）采购部门在与新供应商建立合作关系前，应当对供应商进行资质审核。审核内容包括供应商的营业执照、食品生产许可证或食品经营许可证、产品合格证明文件等相关资料。（2）采购人员应当向供应商索取并填写《供应商索证资料登记表》，详细记录供应商的基本信息、索证资料名称、索取时间等内容。（3）采购人员将索取的索证资料复印件加盖供应商公章或业务专用章后，与《供应商索证资料登记表》一并提交给质量控制部门进行审核。（4）质量控制部门对索证资料进行审核，确认其真实性、有效性和完整性。审核合格的，在《供应商索证资料登记表》上签署审核意见，并将索证资料复印件存档。审核不合格的，通知采购部门与供应商协商解决，直至索证资料符合要求为止。2.日常采购索证（1）采购人员在每次采购食品、食品添加剂、食品相关产品时，应当向供应商索取当次采购产品的索证资料。（2）索证资料应当随货同行，采购人员应当及时将索证资料复印件提交给质量控制部门进行审核。（3）质量控制部门对索证资料进行审核，确认其与所采购产品相符后，在索证资料复印件上加盖“已审核”章，并将索证资料复印件存档。审核不合格的，通知采购部门与供应商协商解决，直至索证资料符合要求为止。3.索证资料更新（1）供应商的索证资料如有变更，如营业执照经营范围变更、食品生产许可证或食品经营许可证有效期届满换证、产品质量标准更新等，供应商应当及时通知采购部门。（2）采购部门应当要求供应商提供变更后的索证资料，并按照首次合作索证程序进行审核和存档。（3）质量控制部门应当定期对供应商的索证资料进行检查，确保索证资料的有效性和完整性。如发现索证资料过期或不符合要求的，应当及时通知采购部门要求供应商更新索证资料。四、索证资料管理1.档案建立（1）公司应当建立索证资料档案管理制度，对索证资料进行分类整理、归档保存。索证资料档案应当包括供应商信息、食品采购记录、索证文件复印件等内容。（2）索证资料档案应当按照供应商名称、食品类别、采购时间等进行分类，便于查询和管理。（3）索证资料档案应当采用纸质档案和电子档案相结合的方式进行保存。纸质档案应当装订成册，标明档案名称、年度、月份等信息；电子档案应当存储在专用的服务器或存储设备上，并定期进行备份，防止数据丢失。2.档案保管（1）索证资料档案应当由专人负责保管，保管人员应当具备一定的档案管理知识和技能，熟悉索证资料的内容和保管要求。（2）索证资料档案应当存放在安全、干燥、通风的场所，防止档案受潮、发霉、虫蛀等损坏。（3）索证资料档案应当按照规定的保存期限进行保存期满后，应当按照档案管理规定进行销毁。销毁索证资料档案应当填写《索证资料档案销毁登记表》，注明档案名称数量、销毁时间、销毁原因等内容，并由销毁人员和监销人员签字确认。3.档案查阅（1）公司内部人员因工作需要查阅索证资料档案的，应当填写《索证资料档案查阅申请表》，注明查阅原因、查阅内容、查阅时间等信息，并经部门负责人批准后，方可查阅。（2）查阅索证资料档案时，应当在档案保管人员的陪同下进行，查阅人员不得擅自涂改、抽取、复制、转借、损毁索证资料档案。（3）查阅结束后，查阅人员应当及时将索证资料档案归还档案保管人员，并在《索证资料档案查阅登记表》上签字确认。五、监督检查与责任追究1.监督检查（1）公司质量控制部门应当定期对索证制度的执行情况进行监督检查，检查内容包括索证资料的索取、审核、存档情况，索证资料档案管理制度的执行情况等。（2）监督检查可以采用现场检查、查阅资料、询问相关人员等方式进行。质量控制部门应当对监督检查结果进行记录，并形成监督检查报告。（3）对于监督检查中发现的问题，质量控制部门应当及时下达整改通知书，要求责任部门限期整改。整改完成后，责任部门应当向质量控制部门提交整改报告，质量控制部门应当对整改情况进行复查。2.责任追究（1）对于违反本制度规定，未按照要求索取、审核、存档索证资料的部门或个人，公司将视情节轻重给予警告、罚款、辞退等处罚。（2）因未严格执行索证制度，导致采购的食品、食品添加剂、食品相关产