卫生监督所案借阅制度

PAGE卫生监督所案借阅制度一、总则（一）目的为加强卫生监督所案件档案的管理，规范案件档案的借阅行为，确保案件档案的安全与完整，充分发挥案件档案在卫生监督工作中的作用，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于本卫生监督所全体工作人员及因工作需要借阅案件档案的外部单位或个人。（三）基本原则1.严格遵守国家有关法律法规和档案管理的相关规定。2.确保案件档案的真实性、完整性和保密性。3.遵循借阅审批程序，实行限时归还制度。二、借阅申请与审批（一）内部人员借阅1.本所工作人员因工作需要借阅案件档案，应填写《卫生监督所案件档案借阅申请表》，详细注明借阅档案的案号、借阅目的、借阅期限等信息。2.申请表经所在科室负责人签字同意后，交档案管理部门审核。3.档案管理部门根据申请内容进行审核，对于符合借阅条件的，由档案管理人员在申请表上签字批准，并登记借阅信息。（二）外部单位或个人借阅1.因工作需要，外部单位或个人需借阅本所案件档案时，应提前向本所提交书面借阅申请，说明借阅单位或个人的基本情况、借阅目的、拟借阅档案的案号及内容等。2.申请应加盖借阅单位公章，并附单位介绍信或相关证明材料。3.本所收到申请后，由档案管理部门进行初审，初审通过后报所领导审批。4.经所领导批准同意借阅的，由档案管理部门通知借阅单位或个人，并要求其填写《卫生监督所案件档案借阅申请表》，办理相关借阅手续。三、借阅期限与归还（一）借阅期限1.内部人员借阅案件档案一般不得超过[X]个工作日，如需延长借阅期限，应提前办理续借手续。2.外部单位或个人借阅案件档案的期限一般不得超过[X]个工作日，特殊情况需延长借阅期限的，应经本所档案管理部门同意，并重新办理借阅手续。（二）归还1.借阅人员应在规定的借阅期限内归还所借阅的案件档案。如需延期归还，必须提前办理续借手续。2.归还档案时，借阅人员应确保档案的完整性和整洁性，不得在档案上涂改、圈划、污损或抽取、撤换档案材料。3.档案管理人员在接收归还的档案时，应认真核对档案的数量、内容及完整性，如发现问题，应及时向借阅人员提出，并做好记录。四、借阅档案的使用与保管（一）使用要求1.借阅人员只能将所借阅的案件档案用于申请借阅时所明确的目的，不得擅自转借、复印、传播或用于其他非工作用途。2.在借阅档案期间，借阅人员应妥善保管档案，不得遗失、损坏或擅自销毁档案。如因保管不善造成档案损坏或丢失的，应承担相应的赔偿责任。（二）保管措施1.借阅人员应将借阅的案件档案存放在安全、保密的地方，防止档案被他人查阅、篡改或泄露。2.不得将档案携带至公共场所或不安全的地方存放，不得在借阅档案上标注无关信息或进行其他可能影响档案完整性和保密性的行为。五、档案查阅与复印（一）查阅1.因工作需要查阅案件档案的，应按照本制度规定的借阅申请与审批程序办理手续。2.查阅档案时，应在档案管理部门指定的地点进行，查阅人员不得擅自将档案带出指定地点。3.档案管理人员应在查阅现场进行监督，确保查阅过程符合规定要求。（二）复印1.如需复印案件档案中的部分内容，应经档案管理部门同意，并按照规定的程序办理复印手续。2.复印的档案材料应与原件内容一致，复印件应加盖档案管理部门的印章，并注明“与原件核对无误”字样。3.复印后的档案材料应按照档案管理的要求进行妥善保管，不得随意丢弃或擅自处理。六、保密规定（一）保密责任1.所有参与案件档案管理和借阅工作的人员，均负有保密责任，应严格遵守国家有关保密法律法规和本所的保密制度。2.不得向无关人员泄露案件档案的内容、借阅情况及其他相关信息。（二）保密措施1.档案管理部门应采取必要的保密措施，如设置专门的档案库房、配备安全防护设备、对档案进行加密存储等，确保案件档案的安全与保密。2.在借阅案件档案时，档案管理人员应对借阅人员进行保密提醒，要求其严格遵守保密规定。七、监督与检查（一）定期检查1.档案管理部门应定期对案件档案的借阅情况进行检查，包括借阅手续是否齐全、借阅期限是否合规、档案归还情况等。2.检查结果应形成书面报告，对发现的问题及时进行整改，并将整改情况记录在案。（二）违规处理1.对于违反本制度规定借阅案件档案的行为，档案管理部门应及时制止，并责令其限期改正。2.对于造成案件档案损坏、丢失或泄露等严重后果的，应依法依规追究相关人员的责任。八