卫生院报账员制度

PAGE卫生院报账员制度一、总则（一）目的为加强卫生院财务管理，规范报账员工作流程，确保财务信息准确、及时、完整，提高资金使用效益，依据国家相关法律法规和医疗卫生行业财务制度，制定本制度。（二）适用范围本制度适用于本卫生院全体报账员及相关财务工作。（三）基本原则1.合法性原则报账员工作必须严格遵守国家法律法规，确保财务活动合法合规。2.准确性原则报账信息应真实、准确、完整，如实反映卫生院财务收支情况。3.及时性原则及时办理报账业务，不得拖延，保证财务工作的时效性。4.保密性原则报账员应对卫生院财务信息严格保密，不得泄露。二、报账员岗位职责（一）财务核算1.负责审核原始凭证的真实性、合法性、完整性和准确性，对不符合规定的凭证予以退回并要求更正补充。2.依据审核无误的原始凭证，及时编制记账凭证，进行账务处理，确保账目清晰、准确。3.定期核对账目，编制财务报表，如资产负债表、收支明细表等，为卫生院财务管理提供准确的数据支持。（二）报账业务办理1.按照规定的报账流程，收集、整理各类报账资料，包括发票、收据、审批单等。2.对报账资料进行初审，确保资料齐全、手续完备后，提交给财务负责人进行审核。3.根据审核意见，及时办理报账手续，将款项支付给相关人员或单位，并做好账务记录。（三）财务监督1.对卫生院各项财务收支进行监督，发现问题及时向财务负责人报告，并提出改进建议。2.协助审计部门开展内部审计工作，提供相关财务资料和信息。（四）档案管理1.负责整理、装订和保管财务档案，包括会计凭证、账簿、报表、合同等。2.按照档案管理规定，做好档案的借阅、查阅登记工作，确保档案安全。三、报账流程（一）费用报销流程1.报销人填写费用报销单，注明报销事由、金额、附件张数等信息，并签字确认。2.将报销单及相关原始凭证提交给所在部门负责人进行审批，部门负责人应审核业务的真实性和必要性，签署审批意见。3.报销单经部门负责人审批后，提交给财务负责人进行审核。财务负责人重点审核报销凭证的合法性、合规性和金额准确性，签署审核意见。4.审核通过的报销单，报卫生院院长审批。院长根据财务状况和相关规定，对报销事项进行最终审批。5.报账员根据院长审批后的报销单，办理报销手续，支付款项给报销人。（二）物资采购报账流程1.物资采购部门根据实际需求填写物资采购申请单，经部门负责人审批后提交给采购部门。2.采购部门按照采购申请单进行采购，取得发票、验收单等相关凭证。3.物资采购完成后，采购人员将发票、验收单等凭证提交给报账员。报账员对凭证进行审核，确保采购业务真实、发票合规、验收手续齐全。4.报账员审核无误后，编制物资采购报账清单，提交给财务负责人审核。5.财务负责人审核通过后，报卫生院院长审批。6.报账员根据院长审批意见，办理报账手续，支付物资采购款项。（三）专项资金报账流程1.专项资金使用部门根据项目要求编制专项资金使用计划，经部门负责人和相关领导审批后报财务部门备案。2.项目实施过程中，使用部门按照计划使用专项资金，取得相关费用支出凭证。3.报账员对专项资金支出凭证进行审核，确保支出符合项目规定和财务制度。4.审核通过后，报账员编制专项资金报账报表，附上相关凭证，提交给财务负责人审核。5.财务负责人审核后，报卫生院院长审批。对于重大专项资金支出，可能还需经过上级主管部门审批。6.报账员根据审批意见，办理专项资金报账手续，确保专项资金专款专用。四、报账资料要求（一）原始凭证1.发票必须是由税务部门统一监制的正规发票，发票内容应填写完整，包括发票号码、开票日期、购买方名称、服务内容、金额、税率、税额等，且加盖发票专用章。2.收据应符合财政部门规定的统一格式，加盖收款单位财务专用章。3.自制原始凭证，如工资表、奖金发放表、差旅费报销单等，应具备相关人员签字、制表日期、审核意见等要素，格式应规范统一。（二）审批单1.费用报销审批单应注明报销部门、报销人、报销日期、报销事由、金额等信息，并依次经过部门负责人、财务负责人、院长审批签字。2.物资采购审批单应包括采购部门、采购项目、采购金额、申请日期、审批意见等内容，由采购申请部门负责人、采购部门负责人、财务负责人、院长审批。3.专项资金使用审批单应明确项目名称、资金用途、金额、使用计划、审批流程等，根据专项资金管理要求，可能涉及多部门和多层级审批。（三）其他资料1.差旅费报销应附出差审批单、行程安排、车票、机票、住宿发票等相关凭证。2.业务招待费报销应附招待审批单、消费清单等。3.固定资产购置报账应附购置审批单、采购合同、验收报告等资料。报账员应确保所提供的报账资料真实、完整、有效，能够清晰反映经济业务的全貌和资金流向。五、财务印章管理（一）印章种类1.财务专用章：用于办理各类款项收付、票据背书等财务业务。2.发票专用章：用于开具发票。3.其他专用章：根据实际工作需要，可能设置如银行预留印鉴章等其他专用章。（二）印章保管1.财务专用章由财务负责人指定专人保管，保管人员不得随意将印章交予他人使用。2.发票专用章由报账员负责保管，确保印章安全存放，防止丢失或被盗用。3.其他专用章根据使用情况，明确保管责任人，实行专人专管。（三）印章使用1.财务专用章使用时，需填写印章使用登记表，注明使用日期、用途、金额、批准人等信息，经财务负责人审批后，方可盖章。2.发票专用章使用时，应按照发票开具规定，在发票指定位置加盖印章，确保印章清晰、端正。3.其他专用章使用参照财务专用章使用流程，严格履行审批手续。（四）印章交接报账员因工作调动、离职等原因需要交接印章时，应办理印章交接手续，填写印章交接清单，由交接双方和监交人签字确认，确保印章交接清楚、责任明确。六、财务票据管理（一）票据种类1.收款票据：包括财政部门监制的收款收据等，用于收取卫生院的各项收入。2.付款票据：如支票、汇票、本票等，用于支付款项。3.报销票据：如发票、差旅费报销单等，作为费用报销的凭证。（二）票据购买1.报账员根据实际业务需求，定期到财政部门或税务部门购买收款票据和发票。2.购买票据时，应填写票据购买申请表，注明购买票据的种类、数量等信息，经财务负责人审批后办理购买手续。（三）票据领用1.建立票据领用登记制度，明确票据领用人员、领用日期、票据种类、数量等信息。2.领用人员应在票据领用登记表上签字确认，领用的票据应妥善保管，不得转借、转让或丢失。（四）票据开具与使用1.收款票据开具时，应按照规定的格式和内容填写，确保票据信息真实、准确、完整。开具的票据应加盖财务专用章或发票专用章。2.付款票据使用时，应严格按照银行结算规定办理，确保票据填写规范、背书连续、资金安全。3.报销票据应严格审核，对不符合规定的票据不得作为报销凭证。（五）票据核销1.定期对已使用的票据进行核销，检查票据的开具情况、收款情况等是否与实际业务相符。2.核销后的票据存根应按照档案管理规定妥善保管，保存期限符合相关要求。七、财务档案管理（一）档案分类1.会计凭证类：包括原始凭证、记账凭证等。2.会计账簿类：如总账、明细账、日记账等。3.财务报表类：资产负债表、收支明细表、现金流量表等。4.合同协议类：采购合同、借款合同、租赁合同等。5.其他类：如财务审计报告、税务资料、银行对账单等。（二）档案整理1.报账员应定期对财务资料进行整理，按照档案分类标准进行分类、编号。2.对凭证、报表等资料进行装订，确保整齐、牢固，便于查阅和保管。（三）档案保管1.设立专门的财务档案室，配备必要的档案保管设备，如档案柜、防火防潮防虫设施等。2.财务档案应按照保管期限分类存放，定期进行盘点，确保档案安全完整。（四）档案查阅1.内部人员查阅财务档案，需填写档案查阅申请表，注明查阅日期、查阅内容、查阅人等信息，经财务负责人审批后，在档案室进行查阅。2.外部单位查阅财务档案，应持有单位介绍信，经卫生院院长批准后，由报账员陪同查阅，并做好查阅记录。（五）档案销毁1.财务档案保管期满，需要销毁时，应按照规定的程序进行审批。2.编制档案销毁清单，经财务负责人、院长签字确认后，由专人负责销毁，并在销毁清单上签字。八、财务信息化管理（一）系统应用1.卫生院应使用符合财务管理要求的财务软件系统，实现财务核算、报账业务处理、报表生成等功能的信息化管理。2.报账员应熟练掌握财务软件的操作，按照系统流程进行业务处理，确保财务数据准确录入和及时更新。（二）数据安全1.建立财务数据备份制度，定期对财务数据进行备份，备份数据应存储在安全的介质上，并异地存放。2.设置财务软件系统的用户权限，不同人员只能访问其权限范围内的数据，防止数据泄露和非法修改。3.安装防火墙、杀毒软件等安全防护措施，保障财务信息系统的安全运行。（三）系统维护1.定期对财务软件系统进行维护和升级，确保系统的稳定性和功能的完整性。2.及时处理系统运行过程中出现的问题，如数据错误、程序故障等，保证财务工作的正常开展。九、监督与考核（一）内部监督1.卫生院内部审计部门定期对财务收支情况进行审计监督，检查报账员工作是否符合制度规定，财务信息是否真实准确。2.财务负责人对报账员的日常工作进行监督检查，发现问题及时纠正，并提出改进意见。（二）外部监督接受财政、税务、审计等相关部门的监督检查，积