卫生计生档案归档制度

PAGE卫生计生档案归档制度一、总则（一）目的为加强卫生计生档案的管理，确保档案的完整、准确、系统和安全，便于档案的查阅和利用，根据国家有关法律法规和行业标准，结合本单位实际情况，制定本归档制度。（二）适用范围本制度适用于本单位在卫生计生工作中形成的各种文件、资料、记录等档案的归档管理。（三）基本原则1.集中统一管理原则本单位的卫生计生档案由档案管理部门集中统一管理，确保档案的完整性和系统性。2.真实准确原则归档的档案应真实反映卫生计生工作的实际情况，数据准确，内容完整。3.分类科学原则按照卫生计生档案的形成规律和特点，进行科学分类，便于管理和查阅。4.安全保密原则确保档案的安全，防止档案的损坏、丢失和泄密。二、档案管理部门及职责（一）档案管理部门设置本单位设立专门的档案管理部门，负责卫生计生档案的归档、保管、查阅等工作。（二）档案管理部门职责1.贯彻执行国家有关档案管理的法律法规和行业标准，制定本单位的档案管理制度和工作流程。2.负责收集、整理、分类、编目、装订、保管本单位的卫生计生档案。3.建立健全档案检索系统，方便档案的查阅和利用。4.对档案进行定期检查和维护，确保档案的安全和完整。5.负责档案的鉴定、销毁工作，按照规定程序进行档案的处置。6.开展档案管理的宣传、培训工作，提高全体员工的档案意识。三、归档范围（一）行政管理类档案1.上级主管部门下发的关于卫生计生工作的文件、通知、指示等。2.本单位制定的卫生计生工作规划、计划、总结、报告等。3.本单位召开的卫生计生工作会议的文件、记录、纪要等。4.本单位的卫生计生工作制度、规定、办法等。5.本单位的机构设置、人员编制、干部任免等文件。6.本单位的财务预算、决算、审计等文件。7.本单位的外事活动文件。（二）业务管理类档案1.卫生计生统计报表、数据资料等。2.医疗卫生机构的设置、审批、登记等文件。3.医疗机构的执业许可证、诊疗科目登记等文件。4.医护人员的资格证书、执业证书等文件。5.医疗质量管理文件，如医疗事故处理记录、医疗纠纷调解记录等。6.疾病预防控制文件，如疫情报告、疫苗接种记录等。7.妇幼保健文件，如孕产妇保健手册、儿童保健记录等。8.卫生监督执法文件，如监督检查记录、行政处罚决定书等。（三）医疗业务类档案1.门诊病历、住院病历、手术记录、检查检验报告等。2.医疗护理文件，如护理记录、医嘱单等。3.医疗技术档案，如新技术、新项目的开展记录等。4.医疗设备档案，如设备购置合同、使用说明书、维修记录等。（四）科研教学类档案1.科研项目申报书、立项批复、研究报告等。2.教学计划、教学大纲、教案、课件等。3.学生实习、进修记录等。（五）其他类档案1.本单位获得的荣誉证书、奖状等。2.本单位与其他单位签订的合作协议、合同等。3.本单位的宣传资料、影像资料等。四、归档要求（一）文件材料的收集1.各部门应指定专人负责收集本部门在卫生计生工作中形成的文件材料，确保文件材料的齐全、完整。2.收集的文件材料应真实、准确、有效，不得伪造、篡改。3.对重要的文件材料应进行备份，防止丢失。（二）文件材料的整理1.按照档案分类方案，对收集的文件材料进行分类整理。2.同一类文件材料应按照时间顺序排列，编号清晰。3.对文件材料进行装订，保持整齐、牢固。4.对破损或褪色的文件材料应进行修复或复制。（三）文件材料的编目1.编制档案目录，包括档案编号、题名、日期、保管期限等。2.档案编号应按照一定的规则进行编制，便于管理和查阅。3.题名应准确反映文件材料的内容，简洁明了。4.日期应填写文件材料的形成日期。5.保管期限应按照国家有关规定和本单位的实际情况确定。（四）档案的装订1.档案应采用统一的装订方式，确保整齐、牢固。2.装订时应注意保护文件材料的原貌，不得损坏文件材料。3.装订线应在文件材料的左侧，不得影响文件材料的查阅。（五）档案的装盒1.档案应装入专用的档案盒，档案盒应标明档案编号、题名、保管期限等。2.档案盒应按照档案编号顺序排列，存放在档案柜中。3.档案柜应保持清洁、干燥，防止档案受潮、发霉。五、归档时间（一）定期归档1.各部门应在每年年底前将本年度形成的文件材料整理归档，移交档案管理部门。2.档案管理部门应在次年第一季度内完成对上一年度档案的整理、编目、装订等工作。（二）即时归档1.对一些重要的、紧急的文件材料，应在文件材料形成后及时归档。2.档案管理部门应在收到即时归档文件材料后，立即进行整理、编目、装订等工作。六、档案保管期限（一）永久保管1.本单位制定的具有长远保存价值的文件材料，如卫生计生工作规划、计划、总结等。2.上级主管部门下发的具有重要指导意义的文件材料。3.本单位获得的重要荣誉证书、奖状等。（二）长期保管1.本单位在卫生计生工作中形成的一般性文件材料，如会议记录、工作制度等。2.医疗卫生机构的执业许可证、诊疗科目登记等文件。3.医护人员的资格证书、执业证书等文件。4.医疗质量管理文件，如医疗事故处理记录、医疗纠纷调解记录等。5.疾病预防控制文件，如疫情报告、疫苗接种记录等。6.妇幼保健文件，如孕产妇保健手册、儿童保健记录等。7.卫生监督执法文件，如监督检查记录、行政处罚决定书等。8.科研项目申报书、立项批复、研究报告等。9.教学计划、教学大纲、教案、课件等。10.学生实习、进修记录等。（三）短期保管1.本单位在卫生计生工作中形成的临时性文件材料，如通知、便函等。2.本单位与其他单位签订的短期合作协议、合同等。3.本单位的宣传资料、影像资料等。七、档案查阅与利用（一）查阅权限1.本单位员工因工作需要查阅档案的，应填写《档案查阅申请表》，经所在部门负责人签字同意后，到档案管理部门查阅。2.外单位人员查阅本单位档案的，应持单位介绍信，填写《档案查阅申请表》，经本单位档案管理部门负责人签字同意后，方可查阅。3.涉及国家机密、商业秘密等重要档案的查阅，应按照国家有关规定办理审批手续。（二）查阅程序1.查阅人员应在档案管理部门指定的地点查阅档案，不得将档案带出档案管理部门。2.查阅人员应遵守档案管理部门的规章制度，爱护档案，不得在档案上涂改、标记、损坏。3.查阅人员如需复印档案资料的，应经档案管理部门负责人签字同意后，由档案管理部门工作人员复印，并加盖档案管理部门印章。（三）利用登记1.档案管理部门应建立档案查阅利用登记制度，对查阅利用档案的人员、时间、内容等进行详细登记。2.查阅利用登记应包括查阅申请表编号、查阅人员姓名、所在部门、查阅时间、查阅内容、复印页数等。3.档案管理部门应定期对档案查阅利用登记情况进行统计分析，为档案管理工作提供参考依据。八、档案鉴定与销毁（一）鉴定组织本单位成立档案鉴定工作小组，由档案管理部门负责人、相关业务部门负责人、档案管理人员等组成，负责档案的鉴定工作。（二）鉴定标准1.根据档案的保管期限和实际价值，对档案进行鉴定。2.对已超过保管期限且无保存价值的档案，应予以销毁。3.对仍有保存价值但保管期限已满的档案，应进行延长保管期限的鉴定。（三）鉴定程序1.档案管理部门定期对档案进行清查，提出需要鉴定的档案清单。2.档案鉴定工作小组对需要鉴定的档案进行审查，提出鉴定意见。3.档案管理部门根据档案鉴定工作小组的鉴定意见，对档案进行处理。（四）销毁程序1.对已鉴定需要销毁的档案，应编制《档案销毁清单》，经档案管理部门负责人审核、单位领导批准后，进行销毁。2.档案销毁应采用焚烧、粉碎等方式进行，确保档案信息的彻底销毁。3.档案销毁时，应指定专人负责监销，并在《档案销毁清单》上签字确认。4.档案销毁后，应将《档案销毁清单》存档，作为档案管理工作的重要资料。九、档案信息化管理（一）信息化建设目标建立卫生计生档案信息化管理系统，实现档案的数字化存储、检索、利用等功能，提高档案管理工作的效率和水平。（二）信息化管理内容1.档案数字化对纸质档案进行扫描、图像处理等，将其转化为电子档案，存储在档案信息化管理系统中。2.档案检索在档案信息化管理系统中建立档案检索数据库，实现对档案的快速检索和查询。3.档案利用通过档案信息化管理系统，为用户提供档案在线查阅、下载、打印等服务，方便用户利用档案。（三）信息化安全管理1.建立档案信息化安全管理制度，加