学校爱国卫生档案制度

PAGE学校爱国卫生档案制度一、总则（一）目的为加强学校爱国卫生工作的规范化、科学化管理，有效预防和控制疾病传播，营造整洁、优美、健康的校园环境，保障师生身体健康，特制定本档案制度。（二）适用范围本制度适用于学校内各部门、各班级以及与学校爱国卫生工作相关的各类活动和事项的档案管理。（三）依据本制度依据国家有关爱国卫生工作的法律法规、政策文件以及学校实际情况制定，确保学校爱国卫生工作符合相关标准和要求。二、档案管理职责（一）档案管理部门学校设立专门的爱国卫生档案管理部门，负责统筹协调全校爱国卫生档案的收集、整理、归档、保管和利用工作。该部门应配备专业的档案管理人员，确保档案管理工作的顺利开展。（二）各部门职责1.爱国卫生工作领导小组：负责领导和决策学校爱国卫生工作的重大事项，监督检查档案制度的执行情况，对档案管理工作进行指导和协调。2.各职能部门：如后勤管理部门、教学部门、学生工作部门等，应按照各自职责，负责本部门爱国卫生工作相关档案的收集、整理，并定期移交至档案管理部门。同时，配合档案管理部门做好档案的查阅、利用等工作。3.各班级：班主任负责组织本班学生参与爱国卫生活动，并将活动过程中的相关资料收集整理，定期上交至学校档案管理部门。三、档案收集（一）收集范围1.爱国卫生工作计划、总结：包括年度计划、学期计划、专项工作计划以及相应的工作总结，涵盖学校爱国卫生工作的目标、任务、措施、成效等内容。2.爱国卫生活动记录：如爱国卫生月活动、健康教育活动、环境卫生整治活动等的组织方案、活动照片、视频、新闻报道、活动效果评估等资料。3.环境卫生检查记录：学校定期开展的环境卫生检查记录，包括检查时间、检查人员、检查区域、存在问题及整改情况等。4.健康教育资料：如健康教育教案、课件、宣传资料、学生健康档案等，记录学校开展健康教育工作的过程和成果。5.病媒生物防制资料：病媒生物监测报告、消杀记录、防鼠防蝇设施建设与维护记录等，确保学校病媒生物密度控制在国家标准范围内。6.食品安全管理资料：学校食堂卫生许可证、从业人员健康证、食品采购索证索票记录、食品加工过程记录、食品安全检查记录等，保障师生饮食安全。7.饮用水卫生管理资料：饮用水卫生许可证、水质检测报告、饮水机清洗消毒记录等，确保学校饮用水卫生达标。8.爱国卫生工作相关文件：国家、地方政府及教育主管部门发布的有关爱国卫生工作的法律法规、政策文件、通知、通报等。9.其他与爱国卫生工作相关的资料：如师生对爱国卫生工作的意见和建议、爱国卫生工作表彰奖励记录等。（二）收集要求1.及时性：各部门和班级应在活动结束或工作完成后的规定时间内，将相关档案资料收集整理好，并移交至档案管理部门。对于紧急事项或重要活动，应及时报送相关资料。2.完整性：收集的档案资料应齐全、完整，能够全面反映学校爱国卫生工作的开展情况。确保每份资料都有明确的标题、日期、来源等信息。3.真实性：档案资料应如实反映工作实际情况，不得弄虚作假。所有资料应经过严格审核，确保其真实性和可靠性。四、档案整理（一）分类原则按照爱国卫生工作的内容和性质，对收集到的档案资料进行分类整理。具体分类如下：1.综合管理类：包括爱国卫生工作计划、总结、工作制度、会议记录、文件等。2.健康教育类：涵盖健康教育教案、课件、宣传资料、学生健康档案等。3.环境卫生类：如环境卫生检查记录、卫生清洁消毒记录、校园绿化管理资料等。4.病媒生物防制类：病媒生物监测报告、消杀记录、防鼠防蝇设施建设与维护记录等。5.食品安全类：学校食堂卫生管理资料、食品采购索证索票记录、食品安全检查记录等。6.饮用水卫生类：饮用水卫生许可证、水质检测报告、饮水机清洗消毒记录等。7.活动记录类：爱国卫生月活动、健康教育活动、环境卫生整治活动等的相关资料。8.其他类：师生意见建议、表彰奖励记录等与爱国卫生工作相关的其他资料。（二）整理方法1.编号：对每一类档案资料进行编号，以便于管理和查找。编号应遵循一定的规律，如按照年份、类别、顺序号等进行编排。2.编目：编制档案目录，详细记录每份档案资料的编号、名称、日期、来源、保管期限等信息。目录应打印成册，并建立电子文档，方便查询和使用。3.装订：对纸质档案资料进行装订，确保整齐、牢固。装订时应去除金属物，采用线装或胶装方式，避免使用金属钉等易生锈的装订材料。4.编页：对档案资料进行编页，标注页码，确保资料的完整性和连续性。页码应标注在每页的右上角或右下角，采用阿拉伯数字编号。五、档案归档（一）归档流程1.初审：档案管理人员对收集整理好的档案资料进行初步审核，检查资料的完整性、准确性和规范性。对于不符合要求的资料，及时反馈给相关部门进行补充或修正。2.分类归档：根据档案资料的分类原则，将审核通过的资料分别归入相应的类别档案中。每个类别档案应设立专门的文件夹或档案盒，并在文件夹或档案盒上标注类别名称和编号。3.上架存放：将归档后的档案资料按照编号顺序上架存放，便于查找和管理。档案架应标明类别名称、年份等信息，确保档案存放有序。（二）归档要求1.集中统一管理：学校爱国卫生档案应实行集中统一管理，由档案管理部门负责保管，其他部门和个人不得擅自保存或销毁档案资料。2.规范存放：档案资料应存放在专门的档案库房或档案柜中，保持库房和档案柜的清洁、干燥、通风良好，防止档案资料受潮、发霉、虫蛀等损坏。3.安全保密：档案管理人员应严格遵守档案管理的安全保密制度，确保档案资料的安全。未经批准，不得擅自查阅、借阅、复制档案资料，防止档案资料泄露。六、档案保管（一）保管期限1.永久保管：对于学校爱国卫生工作中的重要文件、长期规划、总结、统计报表等具有重要历史价值和凭证作用的档案资料，应永久保管。2.定期保管：其他档案资料根据其重要程度和使用价值，确定保管期限。一般分为3年、5年、10年等不同期限。保管期限届满后，经鉴定确无保存价值的档案资料，按照规定程序进行销毁。（二）保管措施1.库房管理：档案库房应具备防火、防盗、防潮、防虫、防鼠、防尘、防光、防污染等设施设备，确保档案资料的安全保管。库房应安装防火门、防盗门窗、烟雾报警器、温湿度计等设备，并定期进行检查和维护。2.档案柜管理：档案柜应摆放整齐，标识清晰。档案资料应分类存放，按照编号顺序排列，便于查找和取用。同时，应定期对档案柜进行清理和检查，并对档案资料进行清点核对，确保档案资料的完整性和准确性。3.电子档案管理：对于电子档案资料，应采用安全可靠的存储设备进行备份，并定期进行数据维护和更新。同时，应建立电子档案的访问权限管理制度，严格控制电子档案的查阅和使用。七、档案利用（一）查阅权限1.内部查阅：学校内部各部门因工作需要查阅爱国卫生档案资料的，应填写《档案查阅申请表》，经本部门负责人签字同意后，到档案管理部门查阅。档案管理人员应根据申请表提供相应的档案资料，并做好查阅记录。2.外部查阅：因特殊原因需要向校外单位或个人提供爱国卫生档案资料查阅的，应经学校爱国卫生工作领导小组批准，并填写《档案查阅申请表》。档案管理人员应按照批准意见提供档案资料，并做好查阅记录。查阅过程中，应严格遵守档案管理的安全保密制度，防止档案资料泄露。（二）借阅规定1.借阅申请：学校内部各部门因工作需要借阅爱国卫生档案资料的，应填写《档案借阅申请表》，注明借阅期限、用途等信息，经本部门负责人签字同意后，到档案管理部门办理借阅手续。2.借阅期限：档案资料的借阅期限一般不得超过[X]个工作日。如需延长借阅期限，应提前向档案管理部门申请，并说明原因。3.借阅归还：借阅人员应在规定的借阅期限内归还档案资料，不得擅自转借他人或逾期不还。归还时，档案管理人员应认真检查档案资料的完整性和准确性，如有损坏或丢失，应及时查明原因，并追究借阅人员的责任。（三）复印与摘录1.复印申请：因工作需要复印爱国卫生档案资料的，应填写《档案复印申请表》，注明复印内容、用途等信息，经本部门负责人签字同意后，到档案管理部门办理复印手续。2.复印限制：档案管理人员应根据申请表的内容进行复印，并对复印份数进行控制。一般情况下，不得复印涉及国家机密、商业秘密或个人隐私的档案资料。如需复印此类资料，应经学校爱国卫生工作领导小组批准，并按照相关规定进行处理。3.摘录规定：如需摘录爱国卫生档案资料的，应经档案管理部门同意，并在指定地点进行摘录。摘录内容应保持档案资料的原意，不得擅自修改或歪曲。八、档案鉴定与销毁（一）鉴定原则1.定期鉴定：学校档案管理部门应定期对爱国卫生档案资料进行鉴定，一般每年进行一次。鉴定工作应组成鉴定小组，由档案管理部门负责人、相关业务人员和专业技术人员参加。2.全面审查：鉴定小组应按照档案保管期限的规定，对档案资料的内容、来源、价值等进行全面审查，确定其是否仍具有保存价值。3.准确判断：鉴定小组应根据审查结果，准确判断档案资料的保管期限，对于已超过保管期限且确无保存价值的档案资料，应提出销毁意见。（二）销毁程序1.编制销毁清单：鉴定小组根据鉴定结果，编制《档案销毁清单》，详细记录拟销毁档案资料的编号、名称、日期、来源、保管期限等信息。销毁清单应经鉴定小组全体成员签字确认。2.审批：《档案销毁清单》经学校爱国卫生工作领导小组批准后，方可进行销毁。3.销毁实施：档案管理部门应指定专人负责档案资料的