卫生所药品采购管理制度

PAGE卫生所药品采购管理制度一、总则1.目的为加强卫生所药品采购管理，规范采购行为，确保药品质量，保障患者用药安全、有效、合理，特制定本制度。2.适用范围本制度适用于本卫生所所有药品的采购活动。3.基本原则合法性原则：严格遵守国家有关药品采购的法律法规及相关政策要求。质量第一原则：优先采购质量可靠、疗效确切的药品，确保患者用药安全。经济性原则：在保证药品质量的前提下，合理控制采购成本，提高资金使用效益。公开透明原则：采购过程应公开、公正、公平，接受内部监督和社会监督。二、采购计划管理1.需求评估各科室定期对本科室药品使用情况进行统计分析，结合患者流量、病种变化等因素，预测药品需求。药房根据库存状况、药品有效期等情况，对药品需求进行综合评估，提出补充建议。2.采购计划制定采购人员根据需求评估结果，编制月度采购计划。采购计划应明确药品名称、规格、剂型、数量、预计采购时间等内容。采购计划需经药房负责人审核，确保计划的合理性和准确性。审核通过后的采购计划报卫生所负责人审批。3.计划调整如遇特殊情况，如突发公共卫生事件、药品供应短缺等，可对采购计划进行临时调整。调整后的采购计划需按原审批流程进行审批。对于因临床需求变化等原因导致的采购计划变更，应及时通知相关部门和人员，确保信息沟通顺畅。三、供应商管理1.供应商选择建立合格供应商名录，选择具有合法资质、信誉良好、药品质量可靠、供应能力强的供应商作为合作对象。对潜在供应商进行实地考察，了解其生产经营状况、质量管理体系、仓储物流条件等情况，评估其是否符合合作要求。收集供应商相关资质证明文件，包括营业执照、药品生产许可证或经营许可证、药品GMP或GSP认证证书、产品质量检验报告等，并进行审核存档。2.供应商评估与考核定期对供应商进行评估与考核，评估内容包括药品质量、供应及时性、价格合理性、售后服务等方面。建立供应商评估档案，记录每次评估结果。对于评估不合格的供应商，及时采取整改措施或终止合作关系。根据供应商评估结果，对优秀供应商给予适当奖励，如优先采购、增加采购量等；对表现不佳的供应商进行警告、限期整改等处理。3.供应商沟通与合作与供应商保持密切沟通，及时了解药品供应动态、质量信息等情况。对于药品质量问题、供应短缺等情况，及时与供应商协商解决。建立良好的合作关系，鼓励供应商提供优质产品和服务，共同应对药品采购过程中的各种问题。四、采购流程管理1.采购申请采购人员根据审批后的采购计划，向供应商发出采购申请。采购申请应明确药品名称、规格、剂型、数量、质量要求等内容。采购申请需经采购部门负责人审核，确保申请内容准确无误。审核通过后的采购申请发送给供应商。2.报价与议价供应商收到采购申请后，应在规定时间内提供药品报价。采购人员对多家供应商的报价进行比较分析，选择价格合理、质量可靠的供应商进行议价。在议价过程中，采购人员应与供应商就药品价格、交货期、付款方式、售后服务等条款进行协商，争取达成最优采购协议。3.合同签订经议价确定合作供应商后，采购人员应与供应商签订药品采购合同。合同应明确双方的权利和义务，包括药品名称、规格、剂型、数量、价格、交货期、质量标准、验收方式、付款方式、违约责任等内容。采购合同需经卫生所法律顾问审核，确保合同条款符合法律法规要求。审核通过后的采购合同报卫生所负责人审批后签订。4.采购执行采购人员按照采购合同约定，跟踪供应商发货情况，确保药品按时、按质、按量供应。对于紧急采购需求，应按照特事特办的原则，简化采购流程，确保药品及时供应，但需做好相关记录和审批工作。5.到货验收药品到货后，仓库管理人员应及时组织验收。验收人员应具备相应的专业知识和技能，按照药品验收标准对药品的数量、质量、包装等进行逐一核对。验收合格的药品办理入库手续，录入库存管理系统；验收不合格的药品，应及时通知采购人员与供应商协商处理，做好记录并跟踪处理结果。五、药品质量控制1.质量标准严格执行国家药品质量标准，采购的药品必须符合法定的质量要求。对于特殊管理的药品，如麻醉药品、精神药品、医疗用毒性药品、放射性药品等，应严格按照相关法律法规和管理规定进行采购和管理。2.验收管理建立健全药品验收制度，明确验收流程和验收人员职责。验收人员应认真核对药品的名称、规格、剂型、数量、批准文号、生产日期、有效期、生产厂家、包装质量等信息，确保与采购合同和质量标准一致。对验收过程中发现的药品质量问题，如外观异常、包装破损、标识不清、药品变质等，应及时记录并报告采购部门和质量管理部门，按照规定进行处理。3.储存与养护按照药品储存条件要求，合理设置药品仓库，确保药品储存环境符合规定。对不同性质的药品，如常温、阴凉、冷藏、冷冻等药品，应分类存放，并做好温湿度监测记录。定期对药品进行养护检查，检查药品的质量状况、储存条件、包装情况等，及时发现并处理药品质量问题。对近效期药品应进行重点监控，采取催销、退货等措施，避免药品过期失效。六、采购价格管理1.价格调研采购人员定期收集市场药品价格信息，了解药品价格动态和变化趋势。通过参加药品采购招标会、与供应商沟通、查询医药信息平台等方式，掌握同类药品不同厂家、不同规格的价格情况。对常用药品价格进行分析比较，建立价格档案，为采购决策提供参考依据。2.价格谈判在采购过程中，采购人员应根据价格调研结果，与供应商进行价格谈判。通过与多家供应商议价，争取获得合理的采购价格。在价格谈判中，应综合考虑药品质量、供应稳定性、售后服务等因素，确保采购价格既符合卫生所利益，又能保证药品质量和供应。3.价格调整根据市场价格波动情况、药品成本变化等因素，适时对采购价格进行调整。价格调整应遵循公平、公正、合理的原则，确保采购价格始终处于合理水平。对于因价格调整导致的采购合同变更，应按照合同管理规定进行审批和签订补充协议。七、采购付款管理1.付款流程采购人员根据采购合同约定，在药品验收合格后，及时办理付款申请手续。付款申请应注明药品名称、规格、剂型、数量、采购金额、付款方式、付款期限等内容。付款申请需经采购部门负责人、财务部门审核，确保付款金额准确无误、付款方式符合合同约定。审核通过后的付款申请报卫生所负责人审批。财务部门按照审批后的付款申请，及时办理付款手续，并做好付款记录和账务处理。2.付款方式根据与供应商协商确定的付款方式进行付款，常见的付款方式包括银行转账、支票、汇票等。在选择付款方式时，应综合考虑资金安全性、资金周转效率、供应商要求等因素，确保付款方式合理、便捷。3.付款期限严格按照采购合同约定的付款期限进行付款，不得无故拖延付款。如因特殊原因需要延期付款，应提前与供应商沟通协商，并取得供应商同意。对于长期合作的供应商，可根据双方合作情况和信用状况，适当优化付款期限，但需确保符合财务管理制度和法律法规要求。八、采购档案管理1.档案内容建立完善的采购档案管理制度，对采购活动中形成的各类文件资料进行分类整理、归档保存。采购档案包括采购计划、采购申请、报价单、议价记录、采购合同、验收报告、付款凭证等。采购档案应确保内容真实、完整、准确，能够反映采购活动的全过程。2.档案保管确定专人负责采购档案的保管工作，确保档案存放安全、有序。采购档案应按照年度、类别进行分类存放，便于查阅和管理。采购档案的保管期限应符合法律法规和卫生所档案管理规定要求，一般为[X]年。保管期满后，按照档案销毁程序进行销毁处理。3.档案查阅建立采购档案查阅制度，明确查阅权限和查阅流程。因工作需要查阅采购档案的，应填写查阅申请表，经相关部门负责人审批后，方可查阅。查阅人员应爱护档案资料，不得擅自涂改、抽取、销毁档案内容。查阅完毕后，应及时归还档案，并做好查阅记录。九、监督与考核1.内部监督成立内部监督小组，定期对药品采购活动进行监督检查。监督内容包括采购流程执行情况、药品质量控制、采购价格合理性、供应商管理等方面。内部监督小组应及时发现采购活动中存在的问题，并提出整改意见和建议。对违反采购管理制度的行为，应按照规定进行严肃处理。2.外部监督积极接受上级主管部门、药品监管部门等外部机构的监督检查，及时整改存在的问题。主动公开药品采购信息，接受社会监督，提高采购活动的透明度和公信力。3.考核评价