卫生院医药采购管理制度

PAGE卫生院医药采购管理制度一、总则1.目的为加强卫生院医药采购管理，规范采购行为，确保药品及医用耗材的质量安全，保障临床用药需求，控制采购成本，特制定本管理制度。2.适用范围本制度适用于卫生院所有药品、医用耗材、医疗器械等物资的采购活动。3.基本原则合法性原则：严格遵守国家法律法规及相关行业标准，确保采购活动合法合规。质量优先原则：优先采购质量可靠、疗效确切、安全性高的医药产品。公平公正原则：采购过程中遵循公平、公正、公开的原则，维护卫生院和供应商的合法权益。成本效益原则：在保证质量的前提下，合理控制采购成本，提高资金使用效益。二、采购组织与职责1.采购管理小组成立以院长为组长，分管副院长为副组长，药剂科、财务科、医务科、审计科等相关部门负责人为成员的采购管理小组。负责审议和决策卫生院医药采购的重大事项，制定采购政策和管理制度，监督采购活动的执行情况。2.各部门职责药剂科：负责药品采购计划的制定、采购流程的执行、药品验收与储存管理等工作。财务科：负责采购资金的预算安排、支付审核及财务管理等工作。医务科：参与药品采购目录的制定，提供临床用药需求信息，协助评估药品的临床适用性。审计科：负责对采购活动进行审计监督，审查采购合同、采购流程的合规性等。三、采购计划管理1.需求预测药剂科定期收集临床科室的药品使用数据，分析药品的使用趋势和需求变化，结合医院业务发展规划，对药品需求进行预测。医务科根据临床诊疗需求和新技术开展情况，提供医用耗材和医疗器械的需求信息。2.采购计划制定药剂科根据需求预测结果，结合药品库存情况，制定月度药品采购计划。采购计划应包括药品名称、规格、剂型、数量、预计采购时间等详细信息。对于医用耗材和医疗器械，由相关使用科室提出申请，经医务科审核后，交采购管理小组审议通过，由采购部门制定采购计划。3.计划调整因临床需求变化、突发公共卫生事件等原因需要调整采购计划的，相关科室应及时提出申请，说明调整原因和调整内容，经采购管理小组审批后进行调整。四、供应商管理1.供应商选择建立供应商准入制度，明确供应商的资质要求，包括营业执照、药品生产许可证、医疗器械生产许可证、产品注册证、质量保证体系认证等相关证件。采购管理小组通过公开招标、邀请招标、竞争性谈判、询价等方式，从符合资质要求的供应商中选择优质供应商。选择过程应遵循公平公正原则，综合考虑供应商的产品质量、价格、信誉、售后服务等因素。对新入选的供应商进行实地考察，了解其生产经营状况、质量管理水平等情况，确保供应商具备良好的合作条件。2.供应商评估与考核定期对供应商进行评估与考核，评估内容包括产品质量、交货期、价格、售后服务等方面。采购部门负责收集供应商的相关信息，如产品质量检验报告、交货记录、客户反馈等，作为评估与考核的依据。根据评估与考核结果，对表现优秀的供应商给予奖励，如增加采购份额、优先付款等；对表现不佳的供应商进行警告、限期整改，直至取消合作资格。3.供应商档案管理建立供应商档案，记录供应商的基本信息、资质证明文件、合作记录、评估与考核结果等内容。供应商档案应定期更新，确保信息的准确性和完整性。五、采购流程管理1.采购申请临床科室根据药品和医用耗材的使用情况，填写采购申请表，注明药品名称、规格、剂型、数量、申请理由等信息。采购申请表经科室负责人签字后，交药剂科或相关使用科室审核。2.审核与审批药剂科或相关使用科室对采购申请表进行审核，核实申请药品的库存情况、临床需求合理性等。审核通过的采购申请交采购管理小组审批。采购管理小组根据采购计划、预算等情况进行审批，对于重大采购项目，应进行集体决策。3.采购实施采购部门根据审批通过的采购申请，按照既定的采购方式和流程进行采购。对于药品采购，优先选择在省级药品集中采购平台上进行采购，确保采购渠道的合法性和规范性。在采购过程中，采购人员应与供应商签订采购合同，明确采购品种、规格、数量、价格、交货期、质量标准、付款方式等条款，确保双方权益得到保障。4.验收与入库药品和医用耗材到货后，由药剂科或相关使用科室负责组织验收。验收人员应依据采购合同、质量标准等要求，对产品的名称、规格、剂型、数量、质量、包装等进行逐一核对。验收合格的药品和医用耗材办理入库手续，填写入库单，注明产品名称、规格、数量、供应商等信息。入库单应一式多联，分别由采购部门、仓库、财务科等留存。验收不合格的产品，采购部门应及时与供应商联系，办理退货、换货等手续，并做好记录。六、采购合同管理1.合同签订采购合同由采购部门负责起草，经法律顾问审核后，报采购管理小组审批。审批通过后，由采购部门与供应商签订合同。合同应明确双方的权利和义务，确保采购活动的顺利进行。2.合同执行采购部门应严格按照合同约定执行采购任务，及时跟踪合同履行情况，确保供应商按时、按质、按量交货。3.合同变更与终止在合同履行过程中，如因特殊原因需要变更合同条款的，采购部门应及时与供应商协商，并签订书面变更协议。变更协议应报采购管理小组备案。如因不可抗力或其他原因导致合同无法继续履行的，采购部门应及时与供应商协商终止合同，并妥善处理相关事宜。七、采购价格管理1.价格调研采购部门定期收集市场价格信息，了解药品、医用耗材和医疗器械的价格动态。通过与供应商沟通、参加行业展会、查询相关网站等方式，掌握同类产品的市场价格水平。2.价格谈判在采购过程中，采购人员应与供应商进行价格谈判，争取合理的采购价格。谈判过程中，应综合考虑产品质量、交货期、售后服务等因素，确保采购价格既符合市场行情，又能满足卫生院的成本控制要求。3.价格审批对于重大采购项目或价格波动较大的产品，采购部门应将采购价格报采购管理小组审批。采购管理小组根据市场调研情况和成本效益分析结果，对采购价格进行审核，确保价格合理。八、采购风险管理1.风险识别采购管理小组定期对采购活动进行风险评估，识别可能存在的风险，如质量风险、价格风险、供应风险、合同风险等。2.风险应对措施针对识别出的风险，制定相应的风险应对措施。例如，加强供应商管理，确保产品质量；建立价格预警机制，应对价格波动风险；优化采购计划，降低供应风险；加强合同管理，防范合同风险等。3.风险监控建立采购风险监控机制，定期对采购风险进行监控和评估。及时发现风险变化情况，调整风险应对措施，确保采购活动的顺利进行。九、采购监督与审计1.内部监督审计科定期对采购活动进行审计监督，审查采购计划的执行情况、采购流程的合规性、采购合同的签订与履行情况等。发现问题及时提出整改意见，并跟踪整改落实情况。2.外部监督积极配合卫生行政部门、药品监管部门等相关部门的监督检查，如实提供采购活动的相关资料和信息，接受外部监督。十、信息管理1.采购信息收集采购部门负责收集采购活动中的各类信息，包括采购计划、采购申请、采购合同、验收记录、供应商信息等。2.信息整理与分析定期对采购信息进行整理和分析，形成采购报表和分析报告。通过数据分析，总结采购活动中的经验教训，为采购决策提供参考依据。3.信息共享与利用建立采购信息共享平台，实现采购信息在药剂科、财务科、医务科、审计科等相关部门之间的共享。各部门可根据工作需要，及时查询和利用采购信息。十一、培训与考核1.培训定期组织采购人员参加业务培训，培训内容包括法律法规、采购政策、采购流程、产品知识、谈判技巧等方