卫生协管员档案管理制度

PAGE卫生协管员档案管理制度一、总则（一）目的为加强卫生协管员档案管理，规范档案收集、整理、保管、利用等工作，确保档案资料的完整性、准确性和安全性，为卫生协管工作提供有力支持，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于本公司/组织内所有卫生协管员档案的管理。（三）基本原则1.集中统一管理原则：卫生协管员档案由专门的档案管理部门或指定人员集中管理，确保档案的系统性和完整性。2.真实准确原则：档案内容必须真实反映卫生协管员的工作情况，数据准确无误。3.安全保密原则：严格保护档案的安全，防止档案信息泄露，确保档案资料不被篡改、丢失或损坏。4.方便利用原则：档案管理应便于查询、借阅和使用，提高工作效率。二、档案管理职责（一）档案管理部门职责1.负责制定和完善卫生协管员档案管理制度，并组织实施。2.集中管理卫生协管员档案，包括档案的收集、整理、分类、编号、装订、存储等工作。3.建立档案目录和索引，方便查询和利用。4.定期对档案进行检查、核对和清理，确保档案的质量和安全。5.按照规定提供档案查阅、借阅服务，并做好登记和跟踪工作。6.负责档案的信息化管理，建立电子档案数据库，实现档案信息的快速检索和共享。（二）卫生协管员所在部门职责1.负责本部门卫生协管员档案材料的收集、整理和初步审核，并及时移交档案管理部门。2.协助档案管理部门做好档案的查阅、借阅等工作，提供必要的信息和支持。3.督促本部门卫生协管员遵守档案管理制度，确保档案资料的及时归档和完整。（三）卫生协管员个人职责1.按照档案管理要求，及时整理和提交个人工作中形成的各类档案材料，保证材料的真实、准确和完整。2.配合档案管理部门和所在部门做好档案的管理工作，不得擅自销毁、涂改或丢失档案资料。3.如需查阅或借阅本人档案，应按照规定办理相关手续。三、档案内容（一）个人基本信息档案1.个人简历：包括姓名、性别、出生日期、民族、籍贯、政治面貌、学历、毕业院校、专业、参加工作时间、联系方式等。2.身份证复印件、学历证书复印件、资格证书复印件等相关证明材料。3.近期免冠照片。（二）工作经历档案1.工作岗位变动记录：包括岗位名称、任职时间、岗位职责等。2.在各岗位上的工作业绩、考核评价结果、奖惩情况等材料。3.参与的卫生协管项目资料，如项目名称、项目起止时间、项目内容、项目成果等。（三）培训学习档案1.参加各类卫生协管业务培训、法律法规培训、技能培训等的记录，包括培训时间、培训地点、培训内容、培训证书等。2.自主学习的相关材料，如学习笔记、心得体会、发表的专业文章等。（四）考核评价档案1.年度考核、季度考核、月度考核等各类考核评价表及结果。2.日常工作表现记录，如工作任务完成情况、工作质量、工作态度等方面的评价材料。（五）健康档案1.入职体检报告。2.定期健康体检报告。（六）其他档案1.与卫生协管工作相关的其他重要文件、资料、证书等。2.个人认为需要归档保存且与工作有关的其他材料。四、档案收集与整理（一）收集要求1.卫生协管员所在部门应定期收集本部门卫生协管员的档案材料，确保材料的及时形成和归档。2.档案材料应真实、完整、有效，字迹清晰，签字盖章齐全。3.对于电子文件，应确保其格式规范、内容完整，并按照规定进行备份。（二）整理流程1.分类：按照档案内容的类别，将收集到的档案材料分为个人基本信息档案、工作经历档案、培训学习档案、考核评价档案、健康档案和其他档案等类别。2.编号：对每一份档案材料进行编号，编号应具有唯一性和系统性，便于管理和查询。编号可采用年份+流水号的方式，如2023001表示2023年的第一份档案材料。3.排序：按照档案材料的形成时间或重要程度进行排序，确保档案的逻辑性和连贯性。4.装订：对于纸张较多的档案材料，应进行装订，使其整齐、牢固。装订时应注意保持材料的原貌，不得随意裁剪或损坏。5.编目：编制档案目录，目录应包括档案编号、档案名称、档案内容摘要、形成时间、保管期限等信息。目录应打印或手写清晰，并与档案材料一同存放。五、档案保管（一）保管方式1.档案管理部门应设立专门的档案库房，配备必要的档案保管设备，如档案柜、防火设备、防潮设备、防虫设备等，确保档案的安全保管。2.对于电子档案，应存储在安全可靠的服务器或存储设备上，并进行定期备份。备份数据应异地存放，以防止数据丢失。（二）保管期限1.卫生协管员档案的保管期限分为永久、长期和短期。永久保管的档案：主要包括个人基本信息档案、重要奖励证书、涉及重大工作事项的档案等。长期保管的档案：一般为1050年，包括工作经历档案、培训学习档案、考核评价档案等。短期保管的档案：通常为110年，如健康档案等。2.档案保管期限届满后，应按照规定进行鉴定和销毁。鉴定工作应由档案管理部门会同相关部门组成鉴定小组进行，对档案的保存价值进行评估，确定是否需要销毁。销毁档案时，应填写销毁清册，经批准后由专人负责监销，并在销毁清册上签字确认。（三）库房管理1.档案库房应保持清洁、干燥、通风良好，温度和湿度应符合档案保管要求。2.严格控制档案库房的出入人员，非档案管理人员未经批准不得进入库房。3.定期对档案库房进行检查，发现问题及时处理，确保档案的安全保管。六、档案利用（一）查阅1.卫生协管员因工作需要查阅本人档案的，应填写《档案查阅申请表》，经所在部门负责人签字同意后，到档案管理部门办理查阅手续。2.其他人员因工作需要查阅卫生协管员档案的，应填写《档案查阅申请表》，说明查阅目的和范围，并经档案管理部门负责人批准。查阅重要档案时，还需经公司/组织分管领导同意。3.档案管理部门应按照规定提供档案查阅服务，查阅人员应在指定地点查阅档案，不得擅自将档案带出库房或进行涂改、拍照、复印等操作。如需复印档案材料，应经档案管理部门同意，并按照规定进行登记。（二）借阅1.卫生协管员因特殊原因需要借阅本人档案的，应填写《档案借阅申请表》，经所在部门负责人和档案管理部门负责人签字同意后，方可借阅。借阅期限一般不超过[X]个工作日，如需延期，应办理续借手续。2.其他人员原则上不得借阅卫生协管员档案，确因工作需要借阅的，应按照查阅档案的审批程序办理借阅手续，并严格遵守借阅期限和归还要求。3.借阅人员应妥善保管借阅的档案，不得转借他人，不得在档案上涂改、圈划、批注、污损或抽取、撤换档案材料。借阅期满后，应及时归还档案管理部门。档案管理部门应对归还的档案进行检查，如发现问题应及时处理。七、档案信息化管理（一）建立电子档案数据库1.档案管理部门应将卫生协管员档案进行数字化处理，建立电子档案数据库。电子档案应与纸质档案内容一致，并按照档案分类进行存储。2.电子档案数据库应具备完善的检索功能，方便快速查询和利用档案信息。检索字段应包括档案编号、姓名、档案名称、形成时间等。（二）数据录入与维护1.安排专人负责电子档案数据的录入工作，确保录入数据的准确、完整。录入过程中应进行严格的审核，发现错误及时更正。2.定期对电子档案数据库进行维护，包括数据备份、系统更新、病毒查杀等，确保数据库的安全稳定运行。3.随着卫生协管员档案内容的不断增加和更新，应及时将新的档案材料录入电子档案数据库，并对已录入的数据进行相应的调整和补充。（三）信息安全管理1.加强电子档案信息安全管理，设置不同级别的用户权限，严格控制对电子档案数据库的访问。只有经过授权的人员才能访问和操作电子档案数据。2.采取数据加密、防火墙、入侵检测等技术手段，防止电子档案信息被非法获取、篡改或泄露。3.制定电子档案信息安全应急预案，定期进行演练，确保在发生信息安全事件时能够及时采取措施，减少损失。八、监督与检查（一）内部监督1.档案管理部门应定期对卫生协管员档案管理工作进行自查，检查档案的收集、整理、保管、利用等环节是否符合制度要求，发现问题及时整改。2.公司/组织内部审计部门应定期对档案管理工作进行审计，监督档案管理制度的执行情况，对发现的违规