美容卫生管理档案制度

PAGE美容卫生管理档案制度一、总则（一）目的为加强公司美容卫生管理，规范美容服务操作流程，确保顾客的健康与安全，维护公司良好形象，特制定本档案制度。（二）适用范围本制度适用于公司旗下所有美容门店及相关业务部门。（三）基本原则1.合法性原则：严格遵守国家相关法律法规以及行业标准，确保档案管理工作合法合规。2.准确性原则：档案内容必须真实、准确、完整，能够客观反映美容卫生管理的实际情况。3.保密性原则：对涉及顾客隐私、商业机密等信息严格保密，防止信息泄露。4.可追溯性原则：档案记录应具备清晰的脉络，以便在需要时能够快速追溯相关事件和信息。二、档案管理职责分工（一）档案管理部门公司设立专门的档案管理部门，负责美容卫生管理档案的统一收集、整理、归档、保管和查阅工作。档案管理部门应配备专业的档案管理人员，确保档案管理工作的规范化和专业化。（二）各门店及业务部门1.各门店店长负责本门店美容卫生管理档案的日常收集、整理工作，并定期向档案管理部门移交。2.业务部门如采购部、培训部等，应按照职责分工，负责提供与美容卫生管理相关的档案资料，如产品采购记录、员工培训档案等，并配合档案管理部门做好档案管理工作。三、档案内容分类及要求（一）顾客档案1.基本信息：包括顾客姓名、性别、年龄、联系方式、常住地址等。2.美容服务记录：详细记录顾客每次接受美容服务的项目、时间、美容师姓名等信息。3.健康状况记录：顾客的健康状况，如是否有过敏史、疾病史等，以及每次服务前对顾客健康状况的确认记录。4.消费记录：顾客的消费金额、支付方式、消费频率等信息。顾客档案应在顾客首次消费时建立，并在每次服务后及时更新。档案管理人员应确保顾客档案信息的准确性和完整性，同时注意保护顾客隐私。（二）员工档案1.个人基本信息：员工姓名、性别、年龄、身份证号码、联系方式、入职时间等。2.健康档案：员工的健康状况，包括定期体检报告、健康证等。3.培训档案：员工参加美容相关培训的记录，包括培训内容、培训时间、培训考核结果等。4.工作业绩档案：员工的工作业绩，如服务顾客数量、顾客满意度评价等。5.违规违纪记录：员工在工作中出现的违规违纪行为及处理结果。员工档案应在员工入职时建立，并随着员工工作情况的变化及时更新。档案管理人员应定期对员工档案进行审查，确保员工档案信息的真实性和有效性。（三）产品档案1.产品基本信息：产品名称、品牌、规格、产地、保质期等。2.采购记录：产品的采购日期、采购数量、供应商信息等。3.验收记录：产品到货后的验收情况，包括外观、质量、数量等方面的检查记录。4.使用记录：产品在门店的使用情况，如使用时间、使用人员、使用数量等。5.库存记录：产品的库存数量、库存位置、库存盘点记录等。产品档案应在产品采购时建立，并在产品使用和库存管理过程中及时更新。档案管理人员应定期对产品档案进行核对，确保产品信息的准确性和库存的合理性。（四）设备档案1.设备基本信息：设备名称、型号、规格、购置日期、生产厂家等。2.使用记录：设备的使用时间、使用人员、使用频率等。3.维护保养记录：设备的维护保养计划、维护保养时间、维护保养内容、维修记录等。4.校准记录：设备的校准时间、校准机构、校准结果等。设备档案应在设备购置时建立，并在设备使用过程中及时更新维护保养和校准记录。档案管理人员应定期对设备档案进行检查，确保设备的正常运行和安全性。（五）环境卫生档案1.门店环境清洁记录：包括每日、每周、每月的门店清洁时间、清洁区域、清洁人员等信息。2.消毒记录：美容工具、设备、场所等的消毒时间、消毒方法、消毒人员等记录。3.空气质量检测记录：定期对门店空气质量进行检测的结果记录。4.卫生检查记录：卫生监督部门或公司内部卫生检查的时间、检查人员、检查结果等记录。环境卫生档案应详细记录门店的环境卫生状况，确保美容服务环境符合卫生标准。档案管理人员应定期对环境卫生档案进行整理和分析，及时发现问题并采取措施加以改进。四、档案的收集与整理（一）收集要求1.各门店及业务部门应按照规定的时间和要求，及时将各自产生的美容卫生管理档案资料收集齐全，不得遗漏。2.收集的档案资料应真实、完整，不得伪造、篡改。3.对于电子档案资料，应确保其存储格式的兼容性和可读性，并进行备份存储，防止数据丢失。(二)整理要求1.档案管理人员应对收集到的档案资料进行分类整理，按照档案内容的类别和时间顺序进行编号，确保档案资料的有序存放。2.对每份档案资料进行核对，检查其完整性和准确性，对于不符合要求的档案资料，应及时与相关部门或人员沟通，补充或修正。3.对档案资料进行装订或装盒，确保档案的整齐美观，并便于查阅和保管。五、档案的归档与保管（一）归档要求1.整理好的档案资料应及时归档，按照档案类别分别存放于相应的档案柜或档案架上，并建立档案索引目录，便于快速查找。2.档案管理人员应定期对归档的档案进行检查，确保档案的存放位置准确无误，档案资料无损坏、丢失等情况。（二）保管要求1.档案保管场所应具备防火、防潮、防虫、防盗等安全设施，确保档案的安全保存。2.档案管理人员应定期对档案进行清点和盘点，核对档案数量与档案索引目录是否一致，发现问题及时查明原因并处理。3.对于电子档案，应采用安全可靠的存储设备进行备份，并定期进行数据恢复测试，确保数据的安全性和完整性。4.档案的保管期限应根据相关法律法规和行业标准确定，对于重要的档案资料应适当延长保管期限。保管期限届满后，应按照规定的程序进行销毁处理。六、档案的查阅与借阅（一）查阅权限1.公司内部人员因工作需要查阅美容卫生管理档案时，可以按照规定的程序进行查阅。查阅人员应填写《档案查阅申请表》，注明查阅目的、查阅内容等信息，经所在部门负责人签字批准后，方可到档案管理部门查阅档案。2.涉及顾客隐私、商业机密等重要档案资料的查阅，应经公司分管领导批准，并严格限制查阅范围和查阅时间。（二）查阅程序1.查阅人员持经批准的《档案查阅申请表》到档案管理部门，档案管理人员根据申请表的要求，提供相应的档案资料，并在查阅现场进行监督。2.查阅人员应在规定的时间内查阅完毕档案资料，不得擅自将档案带出查阅场所。如需复印或摘录档案资料，应经档案管理部门同意，并按照规定的程序进行登记。3.查阅人员查阅档案后，应及时将档案资料归还档案管理部门，并在《档案查阅登记表》上签字确认。（三）借阅权限1.公司外部单位或个人因特殊原因需要借阅美容卫生管理档案时，必须经公司分管领导批准，并签订《档案借阅协议》，明确借阅期限、借阅范围、保密责任等事项。2.档案借阅期限一般不得超过[X]个工作日，如需延长借阅期限，应提前向档案管理部门提出申请，并经批准后方可延长。（四）借阅程序1.借阅单位或个人持经批准的《档案借阅申请表》和《档案借阅协议》到档案管理部门办理借阅手续。档案管理人员根据申请表和协议的要求，提供相应的档案资料，并在借阅现场进行监督。2.借阅人员应按照协议约定的时间和范围使用档案资料，不得擅自转借、涂改、损坏档案资料。如需复印或摘录档案资料，应经档案管理部门同意，并按照规定的程序进行登记。3.借阅人员借阅档案期满后，应及时将档案资料归还档案管理部门，并在《档案借阅登记表》上签字确认。档案管理人员应对归还的档案资料进行检查，如发现档案资料有损坏、丢失等情况，应及时追究借阅人员的责任。七、档案的保密与安全（一）保密措施1.档案管理人员应严格遵守保密制度，对涉及顾客隐私、商业机密等信息予以保密，不得泄露给任何无关人员。2.在档案查阅和借阅过程中，档案管理人员应严格控制查阅和借阅范围，确保档案信息不被非法获取或使用。3.对于因工作需要接触档案信息的人员，应进行保密培训，签订保密协议，明确保密责任和义务。（二）安全管理1.档案保管场所应安装必要的安全防护设施，如监控设备、防盗报警装置等，确保档案的安全。2.档案管理人员应定期对档案保管场所进行安全检查，发现安全隐患及时报告并采取措施加以整改。3.在档案的收集、整理、归档、保管、查阅、借阅等过程中，应注意防止档案资料的丢失、损坏、篡改等情况发生，确保档案信息的真实性和完整性。八、档案的销毁（一）销毁条件1.档案保管期限届满，且已无保存价值的档案资料，可以按照规定的程序进行销毁。2.因不可抗力等原因导致档案资料损坏、丢失，无法继续保存的，可以进行销毁。3.经公司批准，对涉及商业机密、顾客隐私等已不再需要保密的档案资料，可以进行销毁。（二）销毁程序1.档案管理部门应定期对保管期限届满或已无保存价值的档案资料进行清理，编制《档案销毁清单》，注明档案名称、编号、保管期限、销毁原因等信息。2.《档案销毁清单》经档案管理部门负责人审核签字后，报公司分管领导批准。3.经批准的《档案销毁清单》一式两份，一份由档案管理部门留存，一份交公司审计