采购申请与审批流程规范表模板

采购申请与审批规范表模板使用指南一、适用范围与情境二、流程操作步骤详解第一步：采购需求发起与填写责任人：采购需求部门经办人（如行政部专员、生产部计划员等）操作内容：明确采购需求：根据部门工作计划或实际需要，确定采购物品/服务的名称、规格型号、数量、预估单价、预算金额、用途（需具体说明，如“用于项目办公设备配置”“替换报废的设备”等）及期望交付时间。填写模板基础信息：在“采购申请与审批规范表”中准确填写申请单号（按公司规则编号，如“CG-YYYY-X”）、申请人姓名、所属部门、申请日期、联系方式（内部办公电话，禁止填写个人手机号）。附件准备：如涉及技术参数要求，需附《采购技术规格说明书》；如为替换采购，需附《旧设备报废审批单》复印件；如为服务采购，需附《服务需求说明书》。关键依据：部门年度采购预算、实际工作需求（紧急采购需额外说明紧急原因）。第二步：部门负责人初审责任人：需求部门负责人（如行政部经理、生产部总监）操作内容：审核需求合理性：核查采购需求是否符合部门工作计划，数量、规格是否合理，是否存在重复采购或可替代方案（如是否有闲置设备可调配）。审核预算匹配度：对比采购金额与部门剩余年度预算，保证不超预算；如超预算，需在审批栏中注明“建议调整预算”或“申请追加预算”，并附预算调整说明。签署意见：在“部门负责人审核”栏签字确认，注明“同意”“不同意”或“需补充说明”，并签字、填写日期。关键依据：部门年度预算分解表、公司《采购预算管理办法》。第三步：采购部门复核责任人：采购部门专员/经理操作内容：合规性检查：核对采购物品/服务是否属于公司《采购目录》范围，是否需要执行招标、询比价等采购方式（如单次采购金额超过5000元，需启动3家以上供应商询价流程）。市场调研与价格核验：对常规物品进行市场价摸底，确认预估单价是否合理；对技术复杂或金额较大的采购，组织技术部门共同参与参数审核。供应商信息核对：如为公司合格供应商库内采购，确认供应商资质；如为新供应商，需按要求收集《供应商资质文件》（营业执照、相关行业许可证等）并备案。签署意见：在“采购部门复核”栏填写复核意见（如“同意采购，建议按流程执行询价”“需补充技术参数”），签字并填写日期。关键依据：公司《采购管理办法》《合格供应商管理办法》。第四步：财务部门预算审核责任人：财务部门专员/经理操作内容：预算额度核查：在财务系统中核对申请部门剩余可用预算，保证采购金额在预算范围内。成本合理性分析：对大额采购（如超过2万元）进行成本构成分析，评估是否存在虚高报价或可优化空间。付款方式审核：确认付款方式是否符合公司财务制度（如预付款比例、是否需提供履约保函等）。签署意见：在“财务部门审核”栏签字，注明“预算充足，同意”“预算不足，需调整”或“建议分批执行”，并填写日期。关键依据：公司《财务预算管理制度》《采购付款管理规范》。第五步：分管领导/管理层审批责任人：分管副总/总经理/决策委员会（根据采购金额分级审批）操作内容：重要性评估：结合采购项目对公司运营、战略目标的影响，审批采购必要性。权限审核：根据公司《授权审批管理办法》，确认审批权限是否匹配（如5000元以下由部门负责人审批，5000-5万元由分管副总审批，5万元以上由总经理审批）。最终决策：在“最终审批”栏签署“同意”“不同意”或“暂缓执行”意见，并签字、填写日期；如不同意，需注明简要理由。关键依据：公司《授权审批管理办法》《重大采购决策流程》。第六步：采购执行与反馈责任人：采购部门专员操作内容：启动采购：审批通过后，根据采购金额选择采购方式（如直接采购、询比价、招标等），向选定供应商发出采购订单。进度跟踪：跟踪供应商生产/备货进度，保证按约定时间交付；如遇延期，及时向需求部门及分管领导反馈。验收入库：物品到货后，组织需求部门、质检部门（如需）共同验收，填写《采购物品验收单》，确认数量、质量、规格等符合要求后，方可入库。关键依据：公司《采购执行管理规范》《物品验收管理流程》。第七步：资料归档责任人：采购部门专员、档案管理员操作内容：整理资料：将《采购申请与审批规范表》、询比价记录、采购订单、验收单、发票复印件（或财务凭证号）等资料整理齐全。归档保存：按申请单号顺序分类归档，电子版存入公司采购管理系统，纸质版保存于档案柜，保存期限不少于3年。关键依据：公司《档案管理办法》《采购资料管理规范》。三、采购申请与审批规范表（模板）基本信息申请单号CG-_____-______（年份-部门代码-序号，如CG-2024-001）申请人*所属部门申请日期____年__月__日联系方式（内线）采购明细序号物品/服务名称123预算信息申请部门年度预算____元是否超预算□是□否审批流程环节责任人部门负责人审核采购部门复核财务部门审核最终审批（分管领导/总经理）执行与反馈采购方式□直接采购□询比价□招标□其他：_________选定供应商预计交付日期____年__月__日实际交付日期____年__月__日验收情况□合格□不合格（不合格原因：_________________）备注（紧急采购说明、特殊需求补充说明等）附件清单□技术规格说明书□旧设备报废单□服务需求说明书□询比价记录□其他：四、使用要点与注意事项填写规范性：所有信息需真实、准确、完整，不得涂改；如需修改，需在修改处签字确认并注明日期。“用途说明”需具体，避免模糊表述（如“办公用品”应明确为“A4纸500张、签字笔100支”）。审批时限要求：各环节审批人需在收到申请后1-2个工作日内完成审核（紧急采购需在4小时内反馈），避免因拖延导致工作延误。如遇审批人外出，需指定代理人或通过线上审批系统流转。预算控制原则：严格执行预算管理，无预算或超预算采购需按流程申请调整，不得擅自执行；年度预算内季度间调剂需经财务部门审核。紧急采购处理：如遇突发情况（如生产设备故障需紧急维修），可在“备注”栏注明“紧急采购”，先电话报备分管领导，后补填审批表，但需在24小时内完成补签流程。资料完整性：采购完成后，需将验收单、发票等资料与审批表一并归档，保证采购全流程可追溯；如为服务采购，需附《服务成果确