人力资源管理信息系统应用操作手册

人力资源管理信息系统应用操作手册前言欢迎使用本公司人力资源管理信息系统（以下简称“系统”）。为确保您能够高效、准确地运用系统完成各项人力资源管理工作，我们编制了本操作手册。本手册旨在为系统用户提供清晰、实用的操作指引，帮助您快速掌握系统功能，提升工作效率。请在使用系统前仔细阅读本手册，并建议将其作为日常操作的参考资料。本手册适用于公司内部所有需要使用人力资源管理信息系统的员工，包括人力资源部门staff及各部门相关负责人。我们假定您已具备基本的计算机操作能力和网络环境。系统的稳定运行和数据安全是我们共同的责任，请您务必遵守公司信息安全管理规定，妥善保管个人账号信息，规范操作。第一章系统登录与基础设置1.1系统访问与登录您可以通过公司内部局域网访问人力资源管理信息系统。打开浏览器，在地址栏输入系统指定的URL地址，即可进入系统登录界面。登录界面将提示您输入用户名和密码。您的初始用户名为您的员工编号，初始密码将由人力资源部统一发放或通过邮件告知。首次登录系统后，请立即修改初始密码，以保障账号安全。密码设置建议包含字母、数字及特殊符号，长度不低于规定要求，并定期更换。输入正确的用户名和密码后，点击“登录”按钮。若登录信息无误，系统将验证通过并跳转至系统主界面。如遇登录失败，请检查用户名、密码是否正确，或联系系统管理员确认账号状态。1.2系统主界面介绍成功登录后，您将看到系统的主界面。主界面通常包含以下几个主要区域：*顶部导航栏：包含系统的核心功能模块入口，如“组织管理”、“员工信息”、“考勤管理”、“薪酬福利”、“招聘管理”、“培训发展”、“绩效管理”等。点击相应模块名称，即可进入该模块的功能页面。*左侧菜单栏：在部分模块下，顶部导航栏选定某一主模块后，左侧菜单栏会显示该模块下的具体功能项列表，方便您进一步选择操作。*中央工作区：这是您进行具体操作和数据查看的主要区域。根据您选择的功能模块和操作，此处将显示相应的表单、列表、报表或统计图表。*个人信息区：通常位于界面右上角，显示当前登录用户的姓名、头像（如有）等信息。点击个人信息区，可展开包含“个人设置”、“修改密码”、“退出登录”等选项的下拉菜单。*消息通知区：部分系统会在右上角设置消息通知图标，用于提醒您有待办事项、审批通知、系统公告等信息。1.3个人信息维护与密码修改为确保您的个人信息准确，并保障账号安全，建议定期检查和维护个人信息。*个人信息维护：在系统主界面，点击右上角的个人信息区，选择“个人设置”或类似选项进入个人信息维护页面。您可以在此处查看并更新部分允许自行修改的个人信息，如联系电话、电子邮箱、紧急联系人信息等。涉及员工档案核心信息的修改，可能需要提交申请并经人力资源部审核。*密码修改：同样在“个人设置”中，或直接选择“修改密码”选项。系统会要求您输入原密码，然后两次输入新密码。请确保新密码符合系统的安全策略要求。修改成功后，系统会提示操作成功，并请您使用新密码重新登录。第二章组织管理组织管理模块主要用于维护公司的组织结构信息，为各项人力资源管理工作提供基础框架。通常，此模块的操作权限由人力资源部指定人员负责。2.1部门信息管理部门信息管理允许您查看、新增、修改和停用公司内部的部门结构。*查看部门结构：进入“组织管理”模块下的“部门管理”功能，系统通常以树形结构展示公司的全部部门，您可以展开或折叠树形节点，查看不同层级的部门信息。*新增部门：在部门管理界面，点击“新增”或“添加部门”按钮。在弹出的表单中，填写部门名称、部门编码（如有规则）、上级部门、部门负责人、部门职能描述、成立日期等必要信息。填写完毕后，点击“保存”按钮。系统会对信息进行校验，如部门名称是否重复等。*修改部门信息：选择需要修改的部门，点击“修改”或“编辑”按钮。在弹出的编辑表单中，修改相关信息（注意：部门编码等关键信息可能不允许修改），确认无误后点击“保存”。*停用部门：当某个部门因业务调整等原因不再存在时，通常不直接删除（以免影响历史数据关联），而是进行“停用”或“注销”操作。选择目标部门，点击“停用”按钮，系统可能会提示确认，确认后该部门状态将变为“已停用”，不再参与新的业务数据关联。2.2岗位信息管理岗位信息管理用于维护各部门下的具体岗位设置。*查看岗位列表：在“组织管理”模块下，进入“岗位管理”功能。您可以按部门筛选查看该部门下的所有岗位，或查看全公司岗位列表。列表中通常包含岗位名称、岗位编码、所属部门、岗位等级、任职人数等信息。*新增岗位：点击“新增岗位”按钮，填写岗位基本信息，如岗位名称、岗位编码、所属部门、岗位序列、岗位等级、岗位描述、任职资格要求（学历、经验、技能等）、汇报关系等。根据系统设计，部分信息可能为必填项。保存前请仔细核对。*编辑与停用岗位：与部门管理类似，选择相应岗位可进行信息编辑或停用操作。岗位的变更应遵循公司的岗位管理规范。第三章员工信息管理员工信息管理是人力资源管理系统的核心模块之一，用于全生命周期记录和管理员工的基础信息及各类变动。3.1员工入职管理当有新员工加入公司时，需在系统中为其建立员工档案。*发起入职：人力资源部相关人员在“员工信息管理”模块下，找到“员工入职”或“新增员工”功能。*填写入职信息：根据系统提示，填写新员工的基本信息，包括姓名、性别、出生日期、身份证号码、民族、政治面貌、学历学位、毕业院校及专业、入职部门、入职岗位、入职日期、合同类型、合同期限、薪酬信息（部分系统可见）等。确保信息的准确性和完整性，特别是关键身份信息。*上传附件：通常需要上传新员工的身份证复印件、学历学位证书复印件、入职体检报告、劳动合同等扫描件作为电子档案留存。*提交与审核：填写完毕并确认无误后，点击“提交”。根据公司流程，可能需要经过相应的审批环节。审批通过后，新员工信息正式录入系统，生成唯一的员工编号。3.2员工信息查询与浏览系统提供多种方式查询和浏览员工信息。*单一员工查询：在员工信息管理的主界面或专门的“员工查询”功能中，通过输入员工姓名、员工编号或身份证号码等关键信息进行精确查询。*批量查询/高级查询：系统可能提供按部门、岗位、入职日期、学历、合同状态等多条件组合的高级查询功能，以便快速筛选出符合特定条件的员工群体。*员工信息浏览：查询结果通常以列表形式展示，点击某一员工姓名或“查看详情”按钮，可进入该员工的个人信息详情页面，查看其完整的档案信息，包括基本信息、教育经历、工作经历、家庭成员、奖惩记录、培训记录、绩效考核记录等（根据权限显示）。3.3员工信息维护与更新员工信息发生变动时，应及时在系统中更新。*个人信息更新：员工个人联系信息等允许自行维护的部分，可通过“个人设置”进行更新。*关键信息变更：对于员工岗位变动、部门调动、职级调整、薪酬调整、合同续签/变更/解除、学历提升等重要信息变更，通常需由人力资源部人员或相关负责人在系统中操作。进入员工详情页面，找到“信息变更”或对应具体变更类型（如“岗位变动”、“合同管理”）的功能按钮，填写变更信息、变更原因、生效日期等，并可能需要上传相关证明材料，提交审批流程。*信息审核：关键信息的变更往往需要经过审批流程，相关负责人在系统中收到审批请求后，进行审核（通过/驳回）。审批通过后，系统信息方才更新。3.4员工离职管理员工离职时，需在系统中完成离职流程的记录。*发起离职申请：通常由员工本人或其直接上级在系统中发起“离职申请”流程（具体根据公司制度）。填写离职原因、预计离职日期等信息。*离职审批：离职申请将按照预设的审批流程流转，经相关负责人审批。*离职手续办理与信息更新：审批通过后，人力资源部会同相关部门办理离职交接手续。手续办理完毕后，由人力资源部在系统中执行“离职确认”或“办结”操作，更新员工状态为“已离职”，记录实际离职日期等信息。第四章考勤管理考勤管理模块用于记录员工的出勤情况，处理请假、加班、出差等考勤相关事务。4.1考勤规则与班次设置系统会根据公司的考勤制度预设考勤规则和常用班次信息（如标准工作日、上下班时间、午休时间、打卡规则等）。普通用户通常只需了解与自己相关的考勤规则和班次安排。管理员可在后台进行维护。4.2打卡数据采集与查看员工需按照公司规定进行上下班打卡。打卡方式可能包括指纹打卡、人脸识别、手机APP打卡或网页打卡等，具体根据公司配置。*打卡数据同步：打卡数据通常会定期（或实时）同步至人力资源管理系统。*个人考勤记录查询：员工可在“考勤管理”模块下的“个人考勤”或“考勤记录”功能中，查询自己的每日打卡记录、出勤状态（正常、迟到、早退、旷工、请假、加班、出差等）。通常可以按日、周、月为单位查看。4.3请假申请与审批员工因各种原因需要请假时，通过系统提交请假申请。*发起请假：进入“考勤管理”->“请假申请”功能，选择请假类型（如年假、事假、病假、婚假、产假等），填写请假开始日期、结束日期、请假时长、请假事由等信息。部分系统会自动关联员工的剩余假期额度。*提交审批：填写完毕后提交，系统将按照预设的审批流程（通常是直接上级->部门负责人->人力资源部）发送审批请求。*审批处理：审批人登录系统后，在“待办事项”中会看到请假审批请求，可查看请假详情，并进行“同意”或“驳回”操作，驳回时可填写驳回理由。*查看请假记录：员工可在“我的请假”或类似功能中，查看自己的请假申请历史记录及审批状态。4.4加班申请与审批员工因工作需要在非工作时间工作，需按规定提交加班申请。*发起加班申请：进入“考勤管理”->“加班申请”功能，选择加班日期、开始时间、结束时间、加班事由、预计加班时长等信息。*加班审批：提交后，由相关负责人（如直接上级）进行审批。审批通过后，加班记录将被系统记录。*加班数据应用：审批通过的加班时长可用于后续的调休安排或加班费核算（根据公司政策）。4.5出差申请与审批员工因公出差，需提前在系统中提交出差申请。*发起出差申请：进入“考勤管理”或单独的“出差管理”模块，选择“出差申请”。填写出差地点、出差事由、出差开始日期、结束日期、交通工具、随行人员等信息。*出差审批：提交后按流程审批。审批通过后，出差记录生效，部分系统可能会关联到后续的差旅报销流程。4.6考勤统计与异常处理*月度考勤统计：每月固定日期后，系统会根据打卡数据、请假、加班、出差等记录，自动生成员工的月度考勤汇总报表。人力资源部会对考勤报表进行审核。*考勤异常处理：对于打卡异常（如漏打卡、迟到、早退）情况，员工需在规定时间内通过系统提交“考勤异常说明”或“补卡申请”，经审批后，异常记录可被更正或备注。人力资源部也可在后台对考勤数据进行人工调整（需有相应权限和依据）。第五章薪酬福利薪酬福利模块主要用于薪酬核算、工资发放记录以及员工福利信息的管理。此模块的数据敏感性高，通常权限控制严格。5.1薪酬信息查看（员工端）普通员工通常只能查看个人的薪酬相关信息。*工资条查询：在“薪酬福利”模块下，找到“工资条”或“我的薪酬”功能。选择相应的月份，即可查看该月的工资明细，包括应发项目（基本工资、绩效工资、津贴补贴等）、扣款项目（社保公积金个人部分、个税等）、实发金额等。*薪酬发放记录：部分系统可查看历史工资发放记录。5.2薪酬核算与发放（HR端/管理员端）人力资源部薪酬专员或管理员负责薪酬的核算与发放操作。*数据准备：在核算周期开始前，确保员工信息（如入职、离职、岗位变动、考勤数据、绩效结果等）已准确更新到系统。*薪酬方案配置：系统会预设不同岗位序列或级别的薪酬结构方案。管理员可维护薪酬项目、计算公式、个税规则、社保公积金缴费基数及比例等。*考勤数据导入/关联：将核算周期内的员工考勤数据（出勤天数、加班时长、请假扣款等）导入或关联至薪酬模块。*绩效数据导入/关联：如需根据绩效考核结果计算绩效工资，需导入或关联绩效数据。*薪酬核算：完成上述准备工作后，执行“薪酬核算”或“计算工资”功能。系统会根据预设的公式和规则，结合员工的各项数据，自动计算出每位员工的应发工资、扣款及实发工资。*薪酬审核：核算完成后，生成薪酬明细表和汇总表，提交给相关负责人进行审核。*工资发放与工资条推送：审核通过后，可通过系统导出工资发放数据，提交给财务部门进行银行代发。工资发放后，系统可向员工批量推送电子工资条。5.3社保公积金管理系统可记录员工的社会保险及住房公积金缴纳信息。*参保信息维护：为新入职员工办理社保公积金新增参保手续后，在系统中录入参保类型、缴费基数、开始缴纳日期等信息。员工发生社保公积金变更（如基数调整、停保、续保）时，也需及时更新。*缴费记录查询：员工可查询个人社保公积金的月度缴费记录（单位部分和个人部分）。HR管理员可查看公司整体或部门的社保公积金缴纳汇总情况。5.4其他福利管理根据公司实际情况，系统可能包含其他福利项目的管理，如企业年金、商业保险、节日福利、体检安排等信息的记录与查询。第六章招聘管理（HR端）招聘管理模块帮助人力资源部门规范和跟踪招聘流程。6.1招聘需求提报与审批各部门因人员需求，需通过系统提报招聘需求。*发起招聘需求：部门负责人进入“招聘管理”模块，选择“招聘需求申请”。填写需求岗位名称、招聘人数、