职工劳动合同管理实务操作手册

职工劳动合同管理实务操作手册引言职工劳动合同（以下简称“劳动合同”）是确立用人单位与劳动者劳动关系、明确双方权利和义务的法定文书，也是处理劳动争议的重要依据。规范、细致地做好劳动合同管理工作，不仅是用人单位合法用工、防范用工风险的基础，也是保障劳动者合法权益、构建和谐劳动关系的关键。本手册旨在结合实务操作经验，从劳动合同的订立、履行、变更、解除与终止等全流程入手，为用人单位提供一套系统、实用的管理指引，以期帮助用人单位提升劳动合同管理水平，降低用工成本与风险。第一章劳动合同订立前的准备与风险防范劳动合同的管理应始于用工之前，充分的事前准备是防范后续风险的第一道防线。1.1招聘信息的拟定与发布招聘信息是用人单位吸引潜在劳动者的重要窗口，其内容必须合法、真实、准确。应避免使用含有歧视性内容的表述，如对性别、民族、宗教信仰、残疾人等的不合理限制。同时，招聘信息中关于岗位名称、职责、任职要求、薪酬福利等核心内容应清晰明确，避免夸大或虚假宣传，以免引发后续纠纷或承担缔约过失责任。1.2劳动者背景审查与入职条件确认在发出录用通知前，应对拟录用劳动者的身份、学历、工作经历、技能证书、与前单位解除或终止劳动关系证明（即离职证明）等信息进行必要的核实。对于特定岗位，可根据需要进行更深入的背景调查，但需注意遵守个人信息保护相关法律法规，获得劳动者的知情同意。同时，应明确告知劳动者岗位的具体录用条件，该录用条件应尽可能量化、可操作，为后续试用期考核提供依据。1.3录用通知书的规范使用录用通知书（OfferLetter）是用人单位向拟录用劳动者发出的愿意与其建立劳动关系的意思表示。在发送前，应确保内容严谨，一般应包含：劳动者姓名、岗位、薪酬待遇、工作地点、合同期限（含试用期）、报到时间、所需材料以及通知书的生效条件和失效情形等。建议在录用通知书中明确，双方劳动关系的正式建立以签订书面劳动合同为准，并设定合理的报到期限。第二章劳动合同的订立与签署劳动合同的订立是劳动关系建立的核心环节，必须严格遵循法律规定，确保程序和内容的合法性。2.1劳动合同文本的准备用人单位应根据自身特点和岗位需求，准备规范的劳动合同文本。劳动合同文本应包含《中华人民共和国劳动合同法》规定的必备条款：用人单位的名称、住所和法定代表人或者主要负责人；劳动者的姓名、住址和居民身份证或者其他有效身份证件号码；劳动合同期限；工作内容和工作地点；工作时间和休息休假；劳动报酬；社会保险；劳动保护、劳动条件和职业危害防护；法律、法规规定应当纳入劳动合同的其他事项。除必备条款外，用人单位与劳动者还可以约定试用期、培训、保守秘密、补充保险和福利待遇等其他事项。2.2劳动合同期限的确定劳动合同期限分为固定期限、无固定期限和以完成一定工作任务为期限三种。用人单位应根据岗位性质、工作需求以及劳动者的具体情况合理确定。对于符合法定应当订立无固定期限劳动合同情形的，如劳动者在该用人单位连续工作满十年且提出订立无固定期限劳动合同，用人单位应依法订立，不得拒绝。试用期包含在劳动合同期限内，劳动合同仅约定试用期的，试用期不成立，该期限为劳动合同期限。2.3试用期的约定与管理试用期是用人单位与劳动者相互了解、相互考察的期限。约定试用期应遵循以下规则：劳动合同期限三个月以上不满一年的，试用期不得超过一个月；劳动合同期限一年以上不满三年的，试用期不得超过二个月；三年以上固定期限和无固定期限的劳动合同，试用期不得超过六个月。同一用人单位与同一劳动者只能约定一次试用期。试用期工资不得低于本单位相同岗位最低档工资或者劳动合同约定工资的百分之八十，并不得低于用人单位所在地的最低工资标准。在试用期内，用人单位解除劳动合同需证明劳动者不符合录用条件，这要求录用条件必须明确且已告知劳动者。2.4劳动合同的签署与生效劳动合同应由用人单位法定代表人或授权委托人签字并加盖单位公章，劳动者本人签字或按手印。签署时，应确保双方当事人均在场，核对身份信息。合同文本一般一式两份，用人单位与劳动者各执一份，用人单位应让劳动者签收，并保留签收记录。劳动合同自双方签字或盖章之日起生效，但双方另有约定的除外。若劳动者先签字，用人单位后盖章，则合同生效时间应为用人单位盖章之日。第三章劳动合同的履行与日常管理劳动合同的有效履行是实现劳动关系双方权益的基础，日常管理需细致入微。3.1规章制度的告知与遵守用人单位的规章制度是劳动合同履行的重要依据。涉及劳动者切身利益的规章制度（如考勤、奖惩、薪酬、福利等），在制定或修改时应经职工代表大会或者全体职工讨论，提出方案和意见，与工会或者职工代表平等协商确定。制度制定后，必须向劳动者进行公示或告知，否则对劳动者不具有约束力。常见的告知方式包括：入职培训签收、内部系统公告并确认阅读、规章制度手册发放签收等。3.2劳动报酬的支付与记录用人单位应按照劳动合同约定和国家规定，向劳动者及时足额支付劳动报酬。工资支付日期不得晚于约定的日期，如遇节假日或休息日，则应提前在最近的工作日支付。工资应以法定货币支付，不得以实物及有价证券替代货币支付。用人单位应书面记录支付劳动者工资的数额、时间、领取者的姓名以及签字，并保存两年以上备查。3.3岗位调整与薪酬变动的处理用人单位因生产经营需要调整劳动者岗位或变动薪酬时，应与劳动者协商一致。如劳动合同中对岗位调整有明确、合理的约定（如“用人单位可根据生产经营需要及劳动者的业务能力、工作表现，调整劳动者的工作岗位”），且调整具有合理性，则用人单位可依据合同约定进行调整。但调整不应具有侮辱性或惩罚性，且薪酬调整应与新岗位的职责、劳动强度等相匹配。如双方未能协商一致，用人单位不得单方面强制调岗降薪。3.4考勤与休假管理用人单位应建立规范的考勤制度，记录劳动者的出勤情况。对于加班，应区分是用人单位安排还是劳动者自愿。用人单位安排加班的，应与工会和劳动者协商，一般每日不得超过一小时；因特殊原因需要延长工作时间的，在保障劳动者身体健康的条件下延长工作时间每日不得超过三小时，但是每月不得超过三十六小时（特殊情况除外），并应依法支付加班费。劳动者依法享有的病假、事假、年假、婚假、产假等各类假期，用人单位应按相关法律法规及公司制度妥善处理，并做好记录。3.5劳动合同文本及相关资料的保管用人单位应建立劳动合同管理台账，对劳动合同的签订、续订、变更、解除、终止等情况进行动态记录。劳动合同文本、入职登记表、学历证书复印件、离职证明、培训协议、保密协议、工资支付记录、考勤记录、奖惩记录等与劳动关系相关的资料，应妥善保管，至少保存至劳动合同解除或终止后两年。第四章劳动合同的变更、解除与终止劳动合同的变更、解除与终止是劳动关系运行中的重要节点，处理不当极易引发争议。4.1劳动合同的协商变更经劳动合同双方当事人协商一致，可以变更劳动合同约定的内容。变更劳动合同，应当采用书面形式。变更后的劳动合同文本由用人单位和劳动者各执一份。常见的变更情形包括：合同期限的延长或缩短、工作岗位的调整、工作地点的变动、薪酬福利的调整等。变更协议应明确变更的内容、生效时间等要素。4.2劳动合同的解除4.2.1劳动者单方解除劳动者提前三十日以书面形式通知用人单位，可以解除劳动合同。劳动者在试用期内提前三日通知用人单位，可以解除劳动合同。此外，当用人单位存在未按照劳动合同约定提供劳动保护或者劳动条件、未及时足额支付劳动报酬、未依法为劳动者缴纳社会保险费、规章制度违反法律规定损害劳动者权益等情形时，劳动者可以单方解除劳动合同，并要求用人单位支付经济补偿。4.2.2用人单位单方解除用人单位单方解除劳动合同需严格遵循法定条件和程序。主要包括：过失性解除：劳动者在试用期间被证明不符合录用条件；严重违反用人单位的规章制度；严重失职，营私舞弊，给用人单位造成重大损害；劳动者同时与其他用人单位建立劳动关系，对完成本单位的工作任务造成严重影响，或者经用人单位提出，拒不改正；因本法第二十六条第一款第一项规定的情形致使劳动合同无效；被依法追究刑事责任。在此情形下解除，用人单位无需支付经济补偿。非过失性解除：劳动者患病或者非因工负伤，在规定的医疗期满后不能从事原工作，也不能从事由用人单位另行安排的工作；劳动者不能胜任工作，经过培训或者调整工作岗位，仍不能胜任工作；劳动合同订立时所依据的客观情况发生重大变化，致使劳动合同无法履行，经用人单位与劳动者协商，未能就变更劳动合同内容达成协议。在此情形下解除，用人单位需提前三十日以书面形式通知劳动者本人或者额外支付劳动者一个月工资（代通知金），并支付经济补偿。经济性裁员：用人单位濒临破产进行法定整顿期间或者生产经营状况发生严重困难，确需裁减人员的，应当提前三十日向工会或者全体职工说明情况，听取工会或者职工的意见，经向劳动行政部门报告后，可以裁减人员。经济性裁员也需支付经济补偿。4.3劳动合同的终止劳动合同终止的法定情形包括：劳动合同期满；劳动者开始依法享受基本养老保险待遇；劳动者死亡，或者被人民法院宣告死亡或者宣告失踪；用人单位被依法宣告破产；用人单位被吊销营业执照、责令关闭、撤销或者用人单位决定提前解散；法律、行政法规规定的其他情形。劳动合同期满，如用人单位不续签或降低条件续签导致劳动者不续签的，用人单位需支付经济补偿（劳动者不同意续签且用人单位维持或提高条件的除外）。4.4离职手续的办理劳动合同解除或终止后，用人单位应在解除或者终止劳动合同时出具解除或者终止劳动合同的证明（离职证明），并在十五日内为劳动者办理档案和社会保险关系转移手续。劳动者应按照双方约定，办理工作交接。用人单位依照有关规定应当向劳动者支付经济补偿的，在办结工作交接时支付。用人单位对已经解除或者终止的劳动合同的文本，至少保存二年备查。第五章劳动合同管理中的争议预防与应对有效的争议预防机制和妥善的应对策略，是维护用人单位正常生产经营秩序的保障。5.1日常证据的收集与保存劳动争议案件中，用人单位往往承担较重的举证责任。因此，在日常管理中，应注重证据的收集与保存。例如：劳动者入职时提交的各类材料（简历、学历证明、离职证明等）、劳动合同及附件、培训记录、考勤记录、工资支付凭证、绩效考评记录、奖惩通知及送达记录、调岗调薪的协商记录、劳动者的书面承诺或申请（如离职申请、请假条）等。所有书面材料应尽可能要求劳动者签字确认。5.2内部沟通与协商机制的建立对于劳动合同履行过程中出现的问题或潜在争议，用人单位应首先尝试通过内部沟通、协商的方式解决。设立专门的沟通渠道（如人力资源部门、工会），鼓励劳动者表达诉求。在处理劳动纠纷时，应秉持公平、公正的原则，耐心听取劳动者的意见，寻求双方都能接受的解决方案，避免矛盾激化。5.3劳动争议的应对流程当劳动争议不可避免地发生时，用人单位应按照以下流程应对：1.案件分析：人力资源部门会同法务部门（或外部律师）对争议事实、证据、法律依据进行梳理分析，评估用人单位的胜诉可能性及潜在风险。2.制定策略：根据案件分析结果，制定协商、调解、仲裁或诉讼的应对策略。优先考虑通过协商或劳动争议调解委员会调解解决。3.证据准备：整理与争议相关的所有证据材料，确保证据的真实性、合法性、关联性，并制作证据清单。4.参与仲裁/诉讼：按时参加劳动仲裁庭审或法院诉讼活动，遵守法定程序，充分陈述事实和理由，提交证据，进行辩论。5.结果执行与复盘：根据仲裁裁决或法院判决结果，及时履行义务。案件结束后，对争议发生的原因、处理