某发动机厂文件归档管理细则

某发动机厂文件归档管理细则某发动机厂文件归档管理细则

一、总则

为规范公司文件归档管理，确保文件安全、完整、有序，便于查阅利用，提高工作效率，根据国家相关法律法规及企业实际情况，制定本细则。

本细则适用于公司所有部门及员工，涉及公司经营管理、生产技术、行政事务等各类文件材料的归档管理。

（一）基本概念说明

1.文件材料指公司在日常工作中形成或接收的各类纸质、电子文件，包括但不限于合同、协议、会议纪要、技术图纸、操作规程、工作记录等。

2.归档文件指具有保存价值的文件材料，经整理、分类、鉴定后，按规定程序移交档案部门保管。

3.档案部门负责公司文件归档的统一管理，包括文件收集、整理、鉴定、保管、利用等工作。

二、组织架构与职责分工

公司设立档案管理部门，负责文件归档工作的统筹协调。各部门负责人为本部门文件归档工作的第一责任人，应指定专人负责文件收集、整理工作。

（一）档案管理部门职责

1.制定文件归档管理制度，监督各部门执行情况。

2.指导各部门文件材料的分类、整理、归档工作。

3.定期对归档文件进行检查、鉴定，确保文件完整安全。

4.提供文件利用服务，做好借阅登记工作。

（二）各部门职责

1.负责本部门文件材料的日常收集、整理、立卷工作。

2.按规定时间将归档文件移交档案部门。

3.确保文件材料的真实、准确、完整。

（三）员工职责

1.按要求形成和保存文件材料，及时移交部门负责人。

2.不私自销毁、复制涉密文件材料。

三、文件收集与整理

文件材料应按部门、时间顺序收集整理，确保分类清晰、编号规范。

（一）收集范围

1.公司重大决策文件，如董事会决议、经营计划等。

2.生产技术文件，如设计图纸、工艺规程、设备维护记录等。

3.行政事务文件，如员工名册、会议纪要、办公用品领用记录等。

4.经济合同文件，如采购合同、销售合同、结算单据等。

（二）整理要求

1.文件材料应按“件”为单位整理，每件文件包含封面、目录（如有）、文件材料等。

2.文件材料应按时间顺序排列，重要文件置于前面。

3.电子文件应与纸质文件同步归档，并做好备份。

四、文件归档与保管

归档文件应按规定程序移交档案部门，并做好保管工作。

（一）归档程序

1.部门负责人审核文件材料，确认无遗漏后，填写《文件归档移交清单》。

2.档案部门核对文件材料，无误后签收。

3.档案部门对文件进行编号、录入档案管理系统。

（二）保管要求

1.纸质文件应存放在档案柜中，做到防潮、防火、防盗。

2.电子文件应存储在专用服务器上，定期备份。

3.涉密文件应加密存储，并限制访问权限。

五、文件利用与借阅

公司员工因工作需要可借阅归档文件，但需按规定程序办理。

（一）借阅条件

1.借阅人需填写《文件借阅申请表》，经部门负责人批准后，方可借阅。

2.涉密文件不得外借，特殊需要需经公司领导批准。

（二）借阅流程

1.借阅人持申请表到档案部门办理借阅手续。

2.档案部门登记借阅信息，并交付文件。

3.借阅期满后，应及时归还文件，如有损坏需赔偿。

六、档案鉴定与销毁

档案部门定期对归档文件进行鉴定，对无保存价值的文件按规定销毁。

（一）鉴定标准

1.保存价值不大的文件，如临时性通知、会议记录等，可定期鉴定销毁。

2.涉密文件不得销毁，应按规定归档保存。

（二）销毁程序

1.档案部门编制《档案销毁清册》，经公司领导批准后执行。

2.销毁时应指定专人监督，确保文件被彻底销毁，不得恢复。

七、运行与操作说明

各部门员工应按以下步骤执行文件归档工作。

（一）文件形成与收集

1.员工在日常工作中形成文件材料，应确保内容完整、格式规范。

2.文件材料完成后，应及时收集整理，不得积压。

（二）文件整理与移交

1.部门文员按分类要求整理文件材料，填写《文件归档移交清单》。

2.将纸质文件和电子文件一并移交档案部门，并说明文件内容。

（三）借阅与归还

1.借阅文件需填写《文件借阅申请表》，经批准后办理借阅手续。

2.借阅期满后，应及时归还文件，如有损坏需按原价赔偿。

八、监督检查

档案部门定期对各部门文件归档工作进行监督检查，确保制度执行到位。

（一）检查内容

1.文件材料的完整性，是否存在遗漏或缺失。

2.文件整理的规范性，是否按分类要求整理。

3.文件保管的安全性，是否做到防火、防盗、防潮。

（二）检查频率

1.档案部门每月对各部门文件归档情况进行抽查。

2.每半年进行全面检查，确保制度落实到位。

九、奖惩办法

公司对文件归档工作表现优秀的部门和个人给予奖励，对违反制度的行为进行处罚。

（一）奖励措施

1.每年评选“优秀档案管理部门”，给予奖金奖励。

2.对在文件归档工作中表现突出的个人，给予通报表扬。

（二）处罚措施

1.对未按规定归档文件材料的部门，处以500元罚款。

2.对私自销毁、复制涉密文件材料的，处以1000元罚款，并追究法律责任。

（三）特殊情况

1.如因不可抗力导致文件损坏，经核实后可免除责任。

2.对违反制度但情节较轻的，可给予警告，并要求限期整改。

十、权利与义务

公司员工享有查阅归档文件的权利，同时应履行文件归档的义务。

（一）权利

1.工作需要可借阅归档文件，但需按规定程序办理。

2.对档案部门的工作有监督权，可提出改进建议。

（二）义务

1.按要求形成和保存文件材料，及时移交部门负责人。

2.不私自销毁、复制涉密文件材料，确保文件安全。

十一、档案信息化管理

公司逐步推进档案信息化建设，实现文件电子化存储和利用。

（一）电子化要求

1.重点文件材料应同步录入档案管理系统，方便查阅。

2.电子文件应定期备份，防止数据丢失。

（二）系统使用

1.档案部门负责档案管理系统的维护和更新。

2.员工可通过系统查询文件，但需遵守保密规定。

十二、档案保密管理

涉密文件材料应严格保密，防止泄露公司信息。

（一）保密范围

1.公司财务数据、核心技术文件等涉密材料，不得外传。

2.涉密文件应加密存储，并限制访问权限。

（二）保密责任

1.档案部门负责涉密文件的保管和保密工作。

2.员工发现涉密文件泄露，应立即报告公司领导。

十三、档案安全管理

档案部门应加强档案安全管理，防止文件损坏、丢失。

（一）防火措施

1.档案柜应放置在防火区域，配备灭火器。

2.定期检查消防设施，确保完好有效。

（二）防盗措施

1.档案室应安装防盗门，并限制进入权限。

2.安装监控设备，防止文件被盗。

十四、档案利用评估

档案部门定期对文件利用情况进行评估，优化归档工作。

（一）评估内容