2026年公关服务公司线下公关活动执行管理制度

2026年公关服务公司线下公关活动执行管理制度第一章总则第一条目的与依据为规范本公司线下公关活动的策划、执行与评估流程，明确各岗位职责，保障活动质量与效果，防范运营风险，提升公司专业服务水准与客户满意度，依据国家相关法律法规、行业标准及本公司章程，结合行业发展趋势与公司实际，特制定本管理制度。第二条适用范围本制度适用于本公司于2026年度承办或主办的所有线下公关活动，包括但不限于新闻发布会、产品推介会、品牌体验活动、行业峰会、庆典仪式、路演巡展、消费者互动活动等。本制度是公司活动执行团队及相关协作部门必须遵循的核心工作准则。第三条基本原则1.客户导向原则：所有活动执行均应以实现客户核心目标为出发点，确保活动策略与执行细节精准匹配客户需求。2.安全第一原则：将人员安全、财产安全、信息安全及公共安全置于首位，制定完备预案，杜绝重大安全事故。3.精益执行原则：注重过程管理与细节把控，追求流程标准化与执行精准化，确保活动效果高品质呈现。4.合规合法原则：严格遵守国家及地方各项法律法规，特别是关于大型群众性活动安全、消防、广告宣传、知识产权、数据安全及保密等方面的规定。5.成本效益原则：在保障活动质量的前提下，进行科学的预算编制与成本控制，追求资源最优配置与投入产出最大化。第二章组织架构与职责分工第四条项目核心团队构成每个线下公关活动项目应成立专门的项目执行团队，通常由以下核心角色构成，可根据项目规模调整：1.项目总监：对活动整体策略、客户满意度、预算及最终效果负总责。负责关键资源的协调与重大事项的决策。2.项目经理：活动的直接负责人，负责制定详细执行计划，统筹管理项目全流程，监督各环节进度与质量，是内外部沟通的核心枢纽。3.策划专员：负责活动创意深化、流程设计、内容策划及文案撰写，与项目经理共同确保活动创意与执行的统一。4.现场执行经理：负责活动前期的场地、供应商实地勘察，活动中期的现场全流程管控、人员调度与应急处理，是活动现场的最高指挥官。5.后勤支援组：负责物资采购与管理、物流协调、行政支持、费用结算等后勤保障工作。6.客户对接人：负责与客户保持日常密切沟通，及时传递信息，确认需求，反馈进度，管理客户期望。第五条协作部门支持行政部、财务部、法务部（或合规专员）等职能部门应根据项目需求，在合同审核、法务咨询、资金支付、内部资源调配等方面提供及时支持。第三章活动执行全流程管理第六条第一阶段：项目启动与深度筹备1.项目简报与计划制定：项目经理在合同签署后，需组织召开项目启动会，明确活动核心目标、关键信息、预算框架及时间节点。据此制定详尽的《项目执行总控表》，明确任务、责任人、交付标准与截止日期。2.场地与供应商管理：严格执行供应商遴选与评估流程，至少比选三家合格供应商。场地选择需综合考虑容量、动线、硬件、安全条件及备选方案。所有合作均需签订规范合同，明确服务范围、标准、费用及违约责任。3.方案深化与流程推演：策划专员与项目经理需将创意方案转化为可执行的《活动流程脚本》，细化到每分钟、每个岗位。必须组织至少一次内部流程推演会及一次关键客户参与的通气会，排查漏洞。4.风险识别与预案制定：针对天气、设备故障、人员缺席、安全事件、舆情风险等制定具体的《风险评估与应急预案》。需明确预警机制、响应流程、决策权限及发言人制度。5.报批报备：凡涉及大型群众性活动、特殊场地使用、户外装置搭建等，项目经理必须提前按规定向公安、消防、城管等主管部门办理相关许可或报备手续，并将批文归档。第七条第二阶段：现场执行与精准管控1.进场与搭建：现场执行经理负责监督供应商按设计图安全施工，核对所有物料，完成场地布置。需进行消防安全检查、设备调试及网络测试。2.全员彩排：活动前一天或当天清晨，必须组织所有工作人员、主持人、重要嘉宾及关键环节参与者进行全要素彩排，确保流程顺畅、技术环节无误。3.现场指挥体系：活动当天，启用统一的对讲通讯频道，现场执行经理担任总指挥。建立“前场（客户、嘉宾服务）”、“后场（技术、物料支持）”、“应急（安保、医疗）”联动机制，确保信息畅通，响应迅速。4.流程管控与灵活调整：严格按《活动流程脚本》执行，同时保持必要的灵活性以应对临时变化。任何对既定流程、讲稿、发布内容的修改，均需经项目经理或项目总监即时评估并获客户确认。5.现场记录与素材采集：安排专人负责全程摄影、摄像及关键花絮捕捉，为后期传播积累高质量素材。注意遵守肖像权与保密约定。第八条第三阶段：活动后期与效果评估1.撤场与结算：活动结束后，有序组织撤场，清点回收公司资产，处理废弃物料。依据合同与供应商完成费用结算。2.客户回访与总结报告：活动结束后一周内，向客户提交《活动总结报告》，内容需包含活动效果数据（如到场人数、媒体曝光量、互动数据等）、现场精彩集锦、核心成果及后续传播建议。同时进行客户满意度调研。3.内部复盘与知识沉淀：项目团队需在活动结束后两周内召开复盘会，总结成功经验与待改进项，形成《项目复盘记录》。优秀案例、解决方案及经验教训应归档至公司知识库，供全员学习。4.费用决算与分析：财务部会同项目经理完成项目最终决算，分析预算执行情况，为未来项目成本控制提供参考。第四章安全管理专项规定第九条安全责任体系项目经理为项目安全第一责任人，现场执行经理为活动现场安全直接责任人。必须与场地提供方、安保服务方等明确安全责任边界。第十条关键安全措施1.人群管理：根据场地容量严格控制入场人数，设置清晰导流标识，安排充足安保人员，防止拥堵、踩踏。2.消防与用电安全：确保所有消防通道畅通，消防设施完好可用。监督搭建方规范用电，严禁私拉乱接，对大型用电设备进行重点监控。3.设备与搭建安全：所有舞台、桁架、灯光音响架设必须由专业人员进行，确保结构安全。高空作业、吊装作业需有专人监护。4.食品卫生安全：如涉及餐饮，须选择具备合法资质的供应商，留样备查，预防食物中毒事件。5.应急预案演练：活动前，需对核心团队进行应急预案培训，明确火灾、医疗急救、突发冲突、恶劣天气等情况的处置流程与疏散路线。第五章合规与保密管理第十一条内容合规所有活动中的视觉设计、文字内容、演讲材料、发布信息等，均需经过内容合规审查，确保不侵犯第三方知识产权，不含有违法违规或违背公序良俗的内容。第十二条数据合规在活动中收集的嘉宾、观众个人信息，必须遵循《个人信息保护法》等相关规定，明示收集使用规则，不得超范围使用，并采取严格措施保障数据安全。第十三条商业秘密保护全体员工须严格保守公司及客户的商业秘密，包括但