大宗食材询价制度

大宗食材询价制度第一章总则第一条本制度依据《中华人民共和国合同法》《中华人民共和国食品安全法》《中华人民共和国反不正当竞争法》等相关国家法律法规，参照行业企业大宗物资采购管理准则，结合集团母公司关于防范采购领域专项风险的管理要求，以及公司优化内部业务流程、提升供应链管理效能的内部需求，制定本制度。旨在规范公司大宗食材采购行为，明确各层级管理职责，防范采购风险，保障食材质量安全，维护公司利益，促进业务合规可持续发展。第二条本制度适用于公司各部门、下属单位及全体员工，涵盖公司经营活动中涉及大宗食材采购、存储、使用的全部业务场景，包括但不限于餐饮、零售、加工等业务领域。第三条本制度中下列术语含义如下：（一）“大宗食材专项管理”指公司为防范大宗食材采购、存储、使用过程中的合规风险、质量风险、财务风险等，建立的全流程管理制度、组织架构、操作规范和监督机制。其外延包括食材供应商选择、采购合同签订、价格谈判、履约验收、库存管理、质量追溯等环节。（二）“专项风险”指在大宗食材管理过程中可能出现的合规性风险（如违反采购法规、利益输送）、质量风险（如食材污染、变质）、财务风险（如价格异常波动、资金占用）、安全风险（如食品安全事故）等。其外延涉及业务操作、供应商管理、库存控制、应急响应等各环节潜在风险。（三）“XX合规”指公司在大宗食材管理活动中，严格遵守国家法律法规、行业准则、内部制度，确保业务操作合法、透明、高效的状态。其外延包括供应商资质合规、采购流程合规、价格管理合规、合同履行合规等。第四条大宗食材专项管理遵循“全面覆盖、责任到人、风险导向、持续改进”的核心原则。（一）“全面覆盖”指本制度覆盖大宗食材管理的全部环节和业务范围，不留管理盲区。（二）“责任到人”指明确各层级、各岗位的专项管理职责，做到责任可追溯。（三）“风险导向”指聚焦重点环节和关键风险点，实施差异化管控措施。（四）“持续改进”指定期评估制度有效性，根据内外部环境变化及时优化调整。第二章管理组织机构与职责第五条公司主要负责人为公司大宗食材专项管理的第一责任人，对专项管理工作的全面性、合规性负总责；分管采购、运营的领导为直接责任人，负责专项管理工作的组织落实和监督考核。第六条设立公司大宗食材专项管理领导小组（以下简称“领导小组”），由公司主要负责人任组长，分管领导任副组长，相关部门负责人为成员。领导小组负责统筹协调大宗食材专项管理工作，研究决策重大事项，监督评估管理成效，审议专项风险处置方案，确保管理要求落实到位。第七条领导小组下设办公室（设在XX部门），承担日常管理职能，具体负责：（一）组织制定、修订大宗食材专项管理制度及操作细则；（二）统筹开展专项风险排查和评估，发布风险预警；（三）监督各部门专项管理责任的履行情况；（四）协调解决跨部门管理问题；（五）向领导小组报告工作进展和重大事项。第八条明确三类主体职责：（一）牵头部门（XX部门）职责：1.统筹制定大宗食材专项管理制度，组织业务培训；2.编制年度采购计划，审核供应商准入标准；3.实施采购过程监督，核查合同履行情况；4.建立风险数据库，定期分析管理漏洞；5.负责制度执行情况的考核与改进。（二）专责部门（XX部门）职责：1.负责食材质量、食品安全等专项审核；2.优化采购流程，推动信息化建设；3.处置专项风险事件，提出整改建议；4.参与供应商绩效评估，监督价格合理性；5.组织应急演练，提升风险应对能力。（三）业务部门/下属单位职责：1.落实专项管理要求，执行采购操作规范；2.开展供应商日常管理，包括资质审核、履约评价；3.严格执行库存管理制度，防止食材过期；4.及时报告异常情况，配合风险处置；5.负责终端使用环节的质量监控。第九条基层执行岗位（如采购员、仓库管理员、厨师长等）承担岗位合规操作责任，具体包括：（一）签署合规承诺书，熟知本岗位职责要求；（二）严格执行采购审批流程，不得擅自操作；（三）发现异常情况及时上报，不得隐瞒不报；（四）参与专项培训，持续提升业务能力；（五）配合内部审计和外部检查，如实提供资料。第三章专项管理重点内容与要求第十条供应商准入管理：（一）业务操作的合规标准：建立供应商“一户一档”制度，严格审查供应商营业执照、食品经营许可证、质量体系认证等资质，定期开展复评，淘汰不合格供应商。对核心供应商实施动态管理，确保其持续满足合规要求。（二）禁止性行为：严禁引入存在法律诉讼、失信记录或被列入行业“黑名单”的供应商；严禁以任何形式收受回扣或利益输送；禁止未经审批擅自更换供应商。（三）专项风险防控点：重点防范供应商资质造假、质量标准不达标、履约能力不足等风险，建立供应商履约评价机制，将评价结果与采购优先级挂钩。第十一条采购价格管理：（一）业务操作的合规标准：采用公开招标、竞争性谈判等合规采购方式，建立价格监测机制，定期分析市场行情，确保采购价格合理。禁止价格串通、垄断行为，保留采购过程全记录备查。（二）禁止性行为：严禁设定排他性条款限制竞争；禁止与供应商恶意串通抬高价格；严禁在未达采购标准时擅自增加采购量。（三）专项风险防控点：防范价格异常波动、虚假报价等风险，建立价格异常预警机制，对偏离市场价的采购项目开展专项核查。第十二条采购合同管理：（一）业务操作的合规标准：签订标准化采购合同，明确食材品类、规格、数量、价格、交付时间、质量标准、违约责任等条款，使用公司统一模板并经法律部门审核。（二）禁止性行为：禁止签订“阴阳合同”或含糊条款；严禁在合同中预设利益输送空间；禁止未经授权签订超权限合同。（三）专项风险防控点：防范合同履行中的质量争议、交付延迟等风险，建立履约保证金制度，确保供应商按约交付。第十三条验收与入库管理：（一）业务操作的合规标准：实施“双人双检”验收制度，核对食材名称、规格、数量、生产日期、保质期等信息，留存验收记录。对不合格食材立即隔离并报告，严禁入库。（二）禁止性行为：严禁虚报验收结果或隐瞒质量问题；禁止与供应商串通篡改验收记录；严禁未经检验擅自使用。（三）专项风险防控点：防范食材污染、过期等风险，建立验收异常台账，定期分析原因并改进。第十四条库存与存储管理：（一）业务操作的合规标准：实施先进先出原则，定期盘点库存，确保账实相符。对冷藏、冷冻食材实施分区管理，定期检查存储设备运行状态，确保温度达标。（二）禁止性行为：严禁超期存储食材；禁止将过期食材用于生产或销售；禁止违规占用存储空间。（三）专项风险防控点：防范食材变质、污染等风险，建立库存预警机制，对临期食材提前处理。第十五条食品安全管理：（一）业务操作的合规标准：严格执行食品安全国家标准，建立食材溯源体系，明确从采购到使用的全链条管理责任。定期开展食品安全自查，留存整改记录。（二）禁止性行为：严禁采购来源不明的食材；禁止使用过期或变质食材；禁止违规处理废弃食材。（三）专项风险防控点：防范食品安全事故，建立应急预案，定期开展食品安全培训和演练。第十六条内部审计监督：（一）业务操作的合规标准：每年开展至少一次专项审计，核查采购流程合规性、资金使用合理性、制度执行有效性。审计结果作为绩效考核的重要依据。（二）禁止性行为：严禁干预审计工作；禁止隐匿审计资料；禁止对审计问题拒不整改。（三）专项风险防控点：防范审计漏洞，建立审计问题闭环管理机制，确保整改到位。第四章专项管理运行机制第十七条制度动态更新机制：（一）每年由牵头部门组织评估制度有效性，根据国家政策变化、行业准则调整、业务发展需求，提出修订建议；（二）重大调整需经领导小组审议，重大变化及时发布补充规定；（三）制度修订后向全体员工宣贯，确保执行到位。第十八条风险识别预警机制：（一）每年由领导小组办公室牵头，组织各部门开展专项风险排查，重点识别供应商资质、采购价格、库存管理、食品安全等环节的风险；（二）采用风险矩阵法对风险进行分级（一般级、重大级），发布预警通知并明确管控措施；（三）建立风险台账，动态跟踪风险变化。第十九条合规审查机制：（一）将专项合规审查嵌入业务流程，采购申请需经牵头部门、专责部门联合审核；（二）合同签订前需经法律部门、财务部门会签；（三）明确“未经合规审查不得实施”的刚性要求，违规操作一律停止执行。第二十条风险应对机制：（一）一般风险由业务部门自行处置，报领导小组办公室备案；（二）重大风险由领导小组启动应急预案，相关部门协同处置，及时上报公司主要负责人；（三）明确责任分工、处置时限、上报流程，确保风险得到有效控制。第二十一条责任追究机制：（一）明确违规情形与处罚标准，轻者通报批评，重者取消评优资格；（二）对造成重大损失的，按公司规定追究经济赔偿和纪律处分；（三）建立违规案例库，以案说法，警示教育全员。第二十二条评估改进机制：（一）每年由领导小组办公室牵头，组织第三方机构或内部专家开展专项评估，重点考核制度覆盖率、执行率、风险防控成效；（二）评估结果作为制度优化的依据，形成评估报告报公司决策层；（三）对评估发现的问题，制定整改计划并跟踪落实。第五章专项管理保障措施第二十三条组织保障：（一）公司主要负责人每年听取专项管理工作汇报，研究解决重大问题；（二）分管领导每月检查制度执行情况，协调跨部门工作；（三）各部门负责人对本领域专项管理负首责，定期向领导小组办公室报告工作。第二十四条考核激励机制：（一）将专项合规情况纳入部门年度考核，考核结果与绩效奖金挂钩；（二）对专项管理表现突出的部门和个人，给予评优表彰；（三）对发生重大违规的，实行“一票否决”，取消评优资格。第二十五条培训宣传机制：（一）每年开展全员专项合规培训，重点解读制度要求、风险案例；（二）对采购、仓储、使用等关键岗位开展操作规范培训，考核合格后方可上岗；（三）利用内网、宣传栏等载体，营造全员合规氛围。第二十六条信息化支撑：（一）开发大宗食材管理系统，实现供应商管理、采购审批、库存监控、风险预警等功能；（二）通过系统固化业务流程，减少人为干预，提升管理效率；（三）利用大数据分析，优化采购决策，降低采购成本。第二十七条文化建设：（一）编制《大宗食材专项合规手册》，明确业务操作指引和风险防范要点；（二）组织全员签订合规承诺书，强化责任意识；（三）开展合规文化活动，如设立合规标兵、举办合规知识竞赛等