项目管理文档归档及管理制度

项目管理文档归档及管理制度一、适用范围与触发场景本制度适用于公司所有项目（含新建项目、升级项目、结转项目）的全生命周期文档管理，覆盖项目启动、规划、执行、监控、收尾五个阶段。具体触发场景包括：项目阶段节点：如项目启动会后需归档《项目章程》，需求确认后需归档《需求规格说明书》，阶段性评审后需归档相关评审报告。文档变更审批：当项目文档发生内容修订、版本更新时，需同步提交变更申请并归档最新版本。内外部审计：面对客户审核、ISO体系认证、内部审计等场景时，需按制度要求调取对应归档文档。项目收尾：项目正式结束后1个月内，需完成所有项目文档的最终整理与归档，作为项目交付成果的重要组成部分。二、标准化操作流程（一）文档分类与编码规则文档分类：根据项目阶段和性质，将文档分为以下10类（可根据行业特性调整）：A类：项目立项文件（《项目建议书》《可行性研究报告》《立项批复》等）B类：项目规划文件（《项目计划书》《WBS分解表》《进度计划》《风险管理计划》等）C类：需求管理文件（《需求调研记录》《需求规格说明书》《需求变更申请单》等）D类：设计文件（《系统设计说明书》《UI/UX设计稿》《数据库设计文档》等）E类：开发/实施文件（《开发计划》《测试用例》《测试报告》《部署手册》等）F类：会议纪要（《项目例会纪要》《评审会纪要》《专题会议纪要》等）G类：沟通管理文件（《干系人登记册》《项目周报》《月报》等）H类：质量管理文件（《质量检查记录》《缺陷跟踪表》《质量审计报告》等）I类：验收交付文件（《用户手册》《培训记录》《验收申请单》《验收报告》等）J类：项目总结文件（《项目总结报告》《经验教训登记册》等）编码规则：采用“项目代码-文档分类代码-版本号-年月”格式，保证唯一性。示例：P202405-A-01-202406（表示2024年5月启动的项目，A类立项文件，第1版，2024年6月归档）。项目代码由项目发起部门+年份+序号组成（如“市场部2024年启动的第3个项目”编码为“MKT2024003”）。（二）文档收集与初审收集责任：各阶段文档由对应负责人牵头收集，如需求文档由需求分析师负责，开发文档由技术负责人负责，保证文档内容完整、签字齐全。收集时限：阶段性文档（如周报、评审报告）：完成后2个工作日内提交。节点文档（如计划书、验收报告）：节点结束后3个工作日内提交。项目收尾文档：收尾通知下发后5个工作日内完成初步收集。初审内容：文档管理员*对收集的文档进行初审，重点检查：文档格式是否符合模板要求（字体、标题层级、页眉页脚等）；关键信息是否完整（如文档编号、版本号、编制人、审批人签字）；内容是否与项目当前阶段一致（如避免归档过期版本）。初审不合格的，退回原负责人2个工作日内修订后重新提交。（三）文档审核与归档审核流程：常规文档：由项目负责人*审核，确认文档真实性和完整性后签字。关键文档（如需求规格说明书、验收报告）：需增加部门负责人*审核，保证与项目目标、客户要求一致。外部文档（如客户提供的需求确认函）：需加盖客户公章或由客户代表*签字确认。归档操作：审核通过后，文档管理员*在1个工作日内完成以下操作：将电子文档至公司指定文档管理系统（如“钉钉知识库”“企业网盘”），按分类建立文件夹，命名规则为“项目代码-文档分类-年月”（如“P202405-A-202406”）；打印纸质文档（如需），使用统一档案盒存放，盒面标注“项目代码-文档分类-归档日期”（如“P202405-A-202406-20240615”）；在《项目管理文档归档清单》（见模板1）中登记文档信息，包括文档编号、名称、版本、归档日期、存储位置（电子路径/档案盒编号）、审核人等。（四）文档存储与维护电子存储：采用“本地备份+云端存储”双模式，本地服务器每周备份1次，云端存储权限仅开放给项目负责人、文档管理员及相关部门负责人；定期检查电子文档完整性（每季度1次），防止因系统故障导致文档丢失。纸质存储：档案盒按“项目代码+归档日期”顺序排列存放于专用档案柜，标注“保密等级”（如“内部公开”“秘密”）；防潮、防火、防虫，档案柜钥匙由文档管理员专人保管，借阅需登记。（五）文档借阅与使用借阅权限：仅项目团队成员、审计人员及经授权的相关人员可借阅文档，借阅前需填写《项目管理文档借阅登记表》（见模板2）。借阅流程：借阅人提交申请，说明借阅文档名称、用途、借阅期限（一般不超过5个工作日）；项目负责人或部门负责人审批；文档管理员核对权限后提供文档，借阅人签字确认。使用规范：借阅文档不得涂改、撕毁、外传，禁止复制涉密内容（如客户核心数据）；借阅期限内需归还，如需续借需提前1个工作日申请，续期不超过3个工作日；归还时文档管理员检查文档完整性，如有损坏或丢失，按公司规定赔偿。（六）文档更新与版本控制更新触发：当项目范围、需求、计划等发生变化时，需更新对应文档，由原编制人发起变更申请。更新流程：填写《文档变更申请单》（见模板3），说明变更原因、内容、新旧版本对比；经项目负责人、部门负责人审批后，修订文档并更新版本号（如原版本“V1.0”变更为“V2.0”）；文档管理员同步更新归档清单及存储系统中的文档，注明变更日期和审批人，原版本文档保留3个月（便于追溯），过期后自动删除。（七）文档销毁与移交销毁条件：项目结项后5年，且文档无审计、法律追溯需求；过期、失效文档（如作废的需求规格说明书）。销毁流程：文档管理员编制《文档销毁清单》，经法务部、行政部审核；由2人以上（含文档管理员、监销人*）共同销毁（纸质文档采用粉碎机销毁，电子文档彻底删除并清除备份）；销毁后在《文档销毁清单》上签字确认，记录销毁日期、监销人等信息，清单存档2年。移交：对于涉及客户权益或长期保存价值的文档（如验收报告、项目总结），项目结束后移交至公司档案室，按《公司档案管理办法》长期管理。三、核心工具表单模板1：项目管理文档归档清单序号文档编号文档名称版本号编制人审批人归档日期存储位置（电子路径/档案盒编号）备注1P202405-A-01项目建议书V1.0张*李*2024-06-10/P202405/A/202406/P202405-A-01-V1.0.docx立项批复附件2P202405-B-01项目计划书V2.1王*赵*2024-06-15/P202405/B/202406/P202405-B-01-V2.1.docx含进度更新………模板2：项目管理文档借阅登记表借阅人部门联系方式借阅日期归还日期文档编号文档名称借阅用途审批人监销人（归还时签字）刘*研发部2024-06-202024-06-25P202405-C-01需求规格说明书新项目需求参考李*张*陈*审计06-222024-06-27P202405-I-01验收报告年度审计周*张*…………模板3：文档变更申请单项目代码文档编号文档名称原版本号新版本号变更原因（可附页）变更内容概述编制人变更日期P202405P202405-B-01项目计划书V2.0V2.1客户需求调整，工期延长2周更新进度计划、资源分配王*2024-06-18审批人（项目负责人）审批人（部门负责人）审批意见：李*赵*同意变更，按新版本执行四、关键执行要点责任到人：明确项目负责人为文档归档第一责任人，文档管理员为执行责任人，各阶段文档编制人需对内容真实性负责，避免“归档无人管、责任不清晰”问题。版本唯一性：严格遵循“一档一版本”原则，避免多版本并存导致信息混乱，电子文档需设置“只读”权限，防止随意修改。保密管理：涉密文档（如客户核心需求、技术方案）需标注“秘密”等级，借阅需经部门负责人及以上审批，电子文档加密存储，纸质文档单独存放于保密柜。定期检查：文档管理员每季度对归档文档进行全面检查（含电子文档完整性、纸质文档存储环境），形成《文档归档检查报告》，报项目负责人和行政部备案。培训与考核：每半年组织1次文档管理培