企业资源规划(ERP)系统操作手册

企业资源规划（ERP）系统操作手册本手册旨在规范企业内部员工对ERP系统的操作流程，帮助用户快速掌握系统核心功能，提升工作效率，保证业务数据准确性与流程合规性。ERP系统涵盖采购、销售、库存、财务等关键模块，支持企业资源一体化管理，适用于各部门日常业务处理及数据统计分析。一、采购管理模块模块概述采购管理模块用于实现企业采购全流程数字化，包括采购申请、订单审批、收货入库、对账结算等环节，保证采购活动合规、高效，降低采购成本。应用情境日常生产物料采购：生产部门根据生产计划提交采购申请，采购部门审核后订单并跟踪到货。紧急采购：因突发需求需快速采购物料，通过简化审批流程缩短采购周期。供应商管理：维护供应商信息，评估供应商绩效，优化供应商结构。操作流程详解：日常采购申请至入库登录系统打开ERP系统登录页面，输入工号（如：C001）及密码，选择“采购管理”模块，进入操作界面。创建采购申请单“新增申请”，选择“物料采购”类型，填写以下字段：申请部门：生产一部申请人：*小明申请日期：当前日期物料编码：M001（示例：钢材）物料名称：Q235钢材规格型号：Φ20mm申请数量：500kg用途：A产品生产预计到货日期：3个工作日后“保存”，系统自动申请单号（如：CGSQ20240501001）。提交审批根据审批权限设置，提交至部门主管（*李经理）审批：若审批通过，状态更新为“已审批”；若驳回，修改申请单内容后重新提交。采购订单审批通过后，采购人员（*张华）在“采购订单”界面“新建”，关联已审批的采购申请单，填写：供应商：XX钢铁有限公司（供应商编码：GYS001）采购价格：5元/kg（系统自动带出最新历史采购价，可手动调整）交货地点：公司1号仓库付款方式：月结30天确认信息无误后保存，采购订单（如：CGDD20240501001）。收货入库仓库管理员（*王芳）在“库存管理”模块“采购入库”，选择对应采购订单，核对：实到数量：500kg（与订单一致）物料质量：合格（需提供质检报告编号）确认入库后，库存数量自动更新，系统入库单（如：RKD20240501001）。单据模板示例：采购订单字段名内容示例订单编号CGDD20240501001供应商名称XX钢铁有限公司供应商编码GYS001采购部门采购部采购员*张华订单日期2024-05-01物料编码M001物料名称Q235钢材规格型号Φ20mm单位kg采购数量500单价（元）5.00金额（元）2500.00交货日期2024-05-04交货地点公司1号仓库付款方式月结30天备注需附材质证明操作要点提示物料编码必须准确，避免因编码错误导致入库或出库异常；采购申请需明确用途及预计到货日期，便于采购部门统筹安排；收货时务必核对实物与订单信息一致，质量不合格物料需拒收并联系供应商处理；采购订单后不可随意修改，如需变更需提交书面申请并经原审批人确认。二、销售管理模块模块概述销售管理模块覆盖客户管理、订单处理、发货出库、应收账款等全流程，实现销售业务规范化，提升客户满意度，加快资金回笼。应用情境客户订单处理：接收客户订单后，审核库存、确认价格，安排发货并跟踪物流。销售退货：客户因产品质量问题退货，办理退货入库并冲减应收账款。销售数据分析：统计各产品销售额、客户贡献度，为销售策略提供数据支持。操作流程详解：客户订单至发货收款创建销售订单销售专员（*赵敏）在“销售管理”模块“新增订单”，填写：客户名称：XX机械制造厂（客户编码：KH001）订单日期：当前日期联系人：*刘总联系方式：XXXX（系统仅显示格式，不存储真实号码）物料编码：P002（示例：齿轮）物料名称：标准齿轮规格型号：M5×20订单数量：1000件含税单价：120元/件交货日期：5个工作日后保存后销售订单（如：XSDD20240501001）。库存检查与订单确认系统自动检查库存：当前库存1200件（满足订单需求），状态更新为“已确认”；若库存不足，触发“缺货预警”，需联系生产部门排产或协调库存调拨。发货出库仓库管理员（*王芳）在“库存管理”模块“销售出库”，选择对应销售订单，核对：出库数量：1000件发货地址：XX市XX区XX路1号物流公司：顺丰速运（物流编码：WL001）确认出库后，库存数量减少，系统出库单（如：CKD20240501001）。应收账款管理财务人员（*陈会计）在“财务管理”模块录入应收账款：关联销售订单：XSDD20240501001应收金额：120000元（1000件×120元/件）到账日期：2024-05-15（合同约定）客户付款后，在“收款管理”中录入收款信息，冲减应收账款。单据模板示例：销售订单字段名内容示例订单编号XSDD20240501001客户名称XX机械制造厂客户编码KH001销售部门销售部销售员*赵敏订单日期2024-05-01物料编码P002物料名称标准齿轮规格型号M5×20单位件订单数量1000含税单价（元）120.00金额（元）120000.00交货日期2024-05-06发货地址XX市XX区XX路1号付款方式转账备注需按客户图纸生产操作要点提示销售订单需明确客户特殊要求（如包装、交货方式），避免发货争议；发货前务必确认客户信用额度，超额度订单需经财务部门审批；退货时需客户提供有效凭证（如质检报告），经质检部门确认后方可办理入库；定期核对销售数据与实际回款情况，保证账实一致。三、库存管理模块模块概述库存管理模块用于实时监控企业库存动态，包括入库、出库、盘点、调拨等操作，保证库存数据准确，避免积压或短缺。应用情境定期库存盘点：月末对仓库实物进行清点，核对系统库存与实际库存差异。仓库调拨：将A仓库多余物料调拨至B仓库，满足多仓库协同需求。库存预警：当库存低于安全库存时，系统自动提醒补货。操作流程详解：月末库存盘点创建盘点任务仓库主管（*李强）在“库存管理”模块“新建盘点任务”，选择：盘点范围：1号仓库（全部物料）盘点日期：2024-05-31盘点人员：王芳、赵刚盘点类型：全面盘点系统盘点任务单（如：PDRW20240531001）。实物盘点盘点人员按物料编码顺序逐一清点实物，记录：物料编码：M001系统库存：500kg实际库存：498kg差异原因：自然损耗将盘点结果录入系统，盘点清单。盘点差异处理若差异超出合理范围（如±1%），需提交差异分析报告，经仓储部经理（*李强）审批后：自然损耗：计入“管理费用-存货损耗”；人为原因：追究相关人员责任并调整库存。盘点确认审批通过后，系统更新库存数据，盘点状态变更为“已完成”，盘点报告。单据模板示例：库存盘点表物料编码物料名称规格型号单位系统库存实际库存差异数量差异原因责任人M001Q235钢材Φ20mmkg500498-2自然损耗*王芳P002标准齿轮M5×20件12001205+5入库误差*赵刚M003润滑油32#L3003000无*王芳操作要点提示盘点前需保证所有出入库单据已审核完毕，避免中间环节数据遗漏；盘点过程中发觉异常物料（如过期、损坏）需单独记录并隔离处理；库存调拨需填写调拨单，明确调出/调入仓库、数量及责任人，保证可追溯；定期维护安全库存参数，根据销售预测及采购周期动态调整。四、财务管理模块模块概述财务管理模块实现费用报销、应收应付管理、总账核算等功能，规范财务流程，保证资金安全，提供准确财务报表。应用情境费用报销：员工提交日常费用报销（如差旅费、办公费），经审批后由财务付款。应付账款管理：采购业务完成后，录入应付供应商款项，安排付款计划。月度结账：月末完成凭证审核、记账、结转损益，财务报表。操作流程详解：员工费用报销提交报销申请员工（*孙丽）在“财务管理”模块“新增报销”，填写：报销类型：差旅费报销人：*孙丽部门：行政部报销日期：2024-05-10费用明细：项目：交通费金额：300元（高铁票，附票据编号：FP20240501001）项目：住宿费金额：800元（酒店发票，附票据编号：FP20240501002）合计金额：1100元电子票据（系统仅支持图片格式，大小不超过2MB），提交审批。审批流程部门主管（*周伟）审批：确认费用合理性，通过后流转至财务部门；财务专员（*陈会计）审批：核对票据真实性、金额合规性，审批通过后状态更新为“待付款”。财务付款出纳（*吴磊）在“付款管理”中付款单：收款方：*孙丽付款金额：1100元付款方式：银行转账备注：报销差旅费确认付款后，系统记账凭证，状态更新为“已完成”。单据模板示例：费用报销单字段名内容示例报销单号FBXD20240501001报销类型差旅费报销人*孙丽所属部门行政部报销日期2024-05-10费用明细└─项目交通费└─金额（元）300.00└─项目住宿费└─金额（元）800.00合计金额（元）1100.00审批人周伟、陈会计付款状态已完成备注附高铁票、酒店发票各1张操作要点提示报销需提供合法合规票据，发票抬头、税号等信息需与企业一致；超标准费用（如差旅住宿超限额）需提交特殊说明并经总经理审批；应付账款需在合同约定账期内安排付款，避免逾期影响企业信用；月度结账前需完成所有凭证审核，保证账务处理无遗漏，凭证编号连续。五、系统维护与常见问题处理系统权限管理新员工入职：由部门主管提交权限申请，经IT部门审核后分配相应模块操作权限；岗位变动：及时调整员工权限，避免离职人员仍保留系统访问权限；权限变更：需填写《权限变更申请表》，经部门负责人及IT部门双签字确认。数据备份与恢复系统每日自动备份关键数据（库存、财务、订单等），存储于专用服务器；如需恢复数据，需提交《数据恢复申请》，经IT部门评估后执行，保证数据安全。常见问题解决问题1：登录失败检查工号、密码是否正确，确认账号未被冻结；忘记密码可通过“忘记密码”功能重置（需验证手机号及工号）。问题2：单据无法提交检查必填字段是否完整，审批流程是否设置正确；联系IT部门检查系统接口是否异常。问题3：库存数据延迟确认出入库单据是否已审核，避免未审核单据未更新库存；检查网络连接是否正常，必要时重启客户端。附录：术语