工会会计档案管理制度

工会会计档案管理制度第一章总则第一条为规范工会会计档案的收集、整理、保管、利用与销毁，确保会计信息完整、真实、可追溯，依据《会计法》《档案法》《工会会计制度》及财政部、全国总工会相关细则，结合本单位工会经费管理特点，制定本制度。第二条本制度所称会计档案，是指工会在经费收支、预算执行、资产管理和会计核算过程中形成的、具有保存价值的各种文字、图表、声像、电子及其他形式的原始记录与核算资料，包括但不限于会计凭证、账簿、报表、银行对账单、票据存根、资产卡片、审计报告、会计信息系统数据及其元数据。第三条会计档案管理实行“统一领导、分级负责、归口管理、专人专柜”原则。工会经费审查委员会对档案完整性与合规性负监督责任，财务部门负直接管理责任，档案室负集中保管责任，业务部门负及时移交责任。第四条任何个人不得隐匿、篡改、抽取、毁弃会计档案；未经审批，任何部门或个人不得擅自对外提供、抄录、拍照、复制档案内容；违反者按《工会纪律处分条例》追责，涉嫌犯罪的移送司法机关。第二章归档范围与保管期限第五条归档范围实行“正面清单+动态调整”机制，具体包括：（一）原始凭证类：发票、收据、财政票据、银行回单、工资花名册、差旅费报销单、慰问金领取表、活动支出签领表、合同付款申请单、资产验收单、捐赠协议、赞助确认函等；（二）记账凭证类：收款凭证、付款凭证、转账凭证及其所附原始凭证汇总表；（三）会计账簿类：总账、明细账、日记账、固定资产卡片账、往来备查簿、工会经费收支台账、项目资金辅助账；（四）财务报告类：月度资产负债表、收支表、现金流量表、年度决算报表、预算执行情况表、专项资金使用报告、上级工会批复文件；（五）银行资料类：开户许可证、印鉴卡片、月度银行对账单、余额调节表、网银U盾领用登记、POS机结算单；（六）税务资料类：增值税及附加税费申报表、完税凭证、退税批复、税务稽查结论；（七）审计检查类：内部审计报告、外部审计报告、专项督查整改报告、会计基础工作规范化考核表；（八）系统数据类：会计信息系统数据库全量备份、科目余额表、操作日志、权限变更记录、系统升级说明；（九）其他类：重大经济合同、诉讼仲裁资料、资产报废鉴定表、会计档案移交清册、销毁清册、鉴定意见。第六条保管期限执行“最低年限+延长评估”模式：1.原始凭证、记账凭证、日记账、明细账：最低30年；2.年度财务报告、会计档案保管清册、销毁清册：永久；3.月度季度报表、银行对账单、余额调节表：最低10年；4.系统数据备份、操作日志：自系统升级或数据迁移后最低10年；5.涉诉资料、重大合同：案结或合同履约完毕后最低30年，若涉及未决权利义务则永久；6.已到最低年限但具有历史价值、研究价值或潜在法律风险的档案，经工会档案鉴定小组评估后可延长保管期，延长决定书面记录并归入永久卷。第三章立卷与整理规则第七条会计年度终了后，财务部门应在次年3月31日前完成上年度档案立卷。立卷前须完成以下工作：（一）凭证装订：按“月—记账凭证号”顺序排列，每册厚度不超过4厘米，用棉线三点一线法装订，加盖骑缝章；对附件幅面大于A4的，应折叠成标准尺寸并预留右侧装订线；（二）账簿整理：活页账需加装封面、启用表，封面注明账簿名称、年度、页数、启用日期、财务负责人签章；（三）报表汇编：月度报表按“资产负债表—收支表—现金流量表—附注”顺序排列，年度决算另附预算批复、文字说明、分析指标；（四）银行资料：对账单、余额调节表按账号—月份排序，每12个月合订一卷；（五）电子数据：采用“一式三份”策略，即本地热备份、异地加密冷备份、光盘脱机备份；光盘标签写明年度、内容、容量、校验码、制作人、制作日期；（六）特殊载体：照片、音视频应冲洗或刻录成耐久光盘，附文字说明，说明包括时间、地点、事件、人物、经费来源、支出金额、拍摄人。第八条档号编制执行“全宗号—类别号—年度—保管期限—案卷号”五段式结构。全宗号由上级工会档案室统一赋予；类别号用两位字母，KJ代表会计类；年度用四位数字；保管期限用Y代表永久、D30代表30年、D10代表10年；案卷号用四位流水号。示例：01—KJ—2023—D30—0001。第九条卷内文件页码统一用铅笔编写于页面右下角，空白页不编；装订后发生补录，应在备考表注明补录原因、责任人、日期，并重新编页。第十条每卷需附“卷内目录”“备考表”。目录置于卷首，含序号、文号、责任者、题名、日期、页次、备注；备考表置于卷末，记录卷内缺页、破损、修改、互见号、立卷人、检查人、日期。第四章移交与接收第十一条财务部门应在立卷完成后15日内向工会档案室办理移交。移交前，财务负责人、档案室主任、经审会委派委员三方共同清点，核对案卷数量、页数、电子数据校验码。第十二条移交须填写《会计档案移交清册》一式三份，列明档号、题名、起止日期、页数、保管期限、密级、载体类型、备注。清册经移交人、接收人、监交人签字并加盖部门公章后生效，一份存财务，一份存档案室，一份存经审会。第十三条档案室接收后，应在5个工作日内完成上架、入库、除尘、杀虫、恒温恒湿处理，并在档案管理系统中完成条目录入、扫描挂接、权限分配。第十四条对跨年度的合同、诉讼、基建项目，财务部门应在事件完结后30日内补充整理并单独组卷，向档案室补办移交。第五章保管条件与库房管理第十五条会计档案库房设置在工会办公楼顶层内侧，远离水源、火源、污染源，承重≥500kg/㎡，设甲级防火门、红外报警、气体灭火、漏水监测、门禁双因子认证。第十六条温湿度控制：温度14℃—24℃，相对湿度45%—60%，日波动幅度温度≤±2℃、湿度≤±5%；每两小时自动记录，超标即短信推送管理员。第十七条密集架采用轨道式双面密封柜，每层搁板可上下调节，底层距地面≥15厘米；纸质档案竖放，厚度≤8厘米，避免挤压；电子载体存放于防磁柜，远离强磁场≥30厘米。第十八条库房实行“双人双锁”制度，钥匙分持，不得随身携带；进出库房须登记时间、人员、事由、停留时长；非档案人员进入须由档案管理员全程陪同。第十九条每季度进行一次全面除尘、杀虫、防霉处理；每半年进行一次抽样测酸，pH值低于6.5的纸张应进行脱酸处理；每年进行一次消防设备、恒温恒湿设备、监控系统维保，并出具维保报告归入设备档案。第六章利用与借阅第二十条档案利用分内部阅览、外部调阅、复制摘录三种方式。内部阅览限工会委员、经审委员、财务、审计、纪检人员；外部调阅须持单位介绍信、身份证、调阅函，经工会主席、档案室主任、经审会主任三级审批。第二十一条借阅期限：纸质档案一次不超过10个工作日，电子数据不超过3个工作日；确需续借，须说明理由并经档案室主任批准，续借次数不超过2次。第二十二条借阅人须当面清点页数、检查载体完好，填写《会计档案借阅登记簿》，注明档号、题名、页次、借阅日期、归还日期、用途、借阅人签名、审批人签名；归还时由档案管理员逐页复核，若发现污损、缺页，借阅人须书面说明并承担修复或赔偿责任。第二十三条档案室提供电子阅览终端，禁止接入外网；电子数据下载须使用加密U盘，下载日志保存10年；禁止对电子档案进行截屏、录屏、擅自转发；违反者取消借阅权限并通报。第二十四条因审计、纪检、司法调查需要调阅档案的，须出具正式函件并履行签收手续，档案室可派专人送卷，现场监督查阅，禁止调离指定场所；调查结束后，调查人须出具《档案利用情况反馈表》，由档案室归入利用卷。第七章鉴定与销毁第二十五条档案鉴定小组由工会主席、经审会主任、财务负责人、档案室主任、法律顾问、职工代表组成，每五年对已到最低保管期限的会计档案进行一次集中鉴定。第二十六条鉴定流程：（一）档案室提前90日编制《到期档案鉴定清册》，列明档号、题名、年度、页数、保管期限、到期日；（二）鉴定小组逐卷检查，重点审查未决债权债务、未结诉讼、潜在税务风险、历史研究价值；（三）对拟销毁档案，须获得三分之二以上委员同意并签署《会计档案销毁意见书》；（四）对需延长保管的档案，重新划定保管期限，加盖“延长保管”章，并在系统中更新；（五）鉴定过程全程录像，录像资料保存10年。第二十七条销毁执行“双人监销+现场拍照+粉碎打包”制度：1.档案室编制《会计档案销毁清册》报上级工会备案；2.销毁地点设在指定保密销毁中心，使用五级粉碎设备，碎纸粒度≤2×2毫米；3.监销人由工会经审委员、档案管理员、纪检委员组成，现场称重、拍照、签字；4.销毁后纸屑打包编号，送造纸厂化浆，回收凭证归入销毁卷；5.电子数据销毁采用消磁、覆写、物理破碎三重方式，消磁场强≥8000高斯，覆写次数≥7遍，破碎后颗粒≤3毫米；6.销毁完成5日内，档案室将销毁清册、销毁意见书、现场照片、回收凭证装订成册，永久保存。第八章电子档案特殊管理第二十八条电子档案实行“四性检测”：真实性、完整性、可用性、安全性。系统每日自动生成哈希校验值，月度人工抽检5%卷宗，年度第三方检测一次并出具报告。第二十九条数据格式：采用PDF/A-2b及以上版本保存凭证、报表；采用XML标准保存账簿数据；采用JPEG2000或TIFF保存扫描影像；音频采用WAV44.1kHz/16bit，视频采用MXF封装、AVC-I100编码。第三十条备份策略：（一）本地热备份：RAID6磁盘阵列，保留30天滚动快照；（二）异地冷备份：加密硬盘，存放于300公里以上异地库房，保留5年；（三）光盘脱机备份：档案级金光盘，预期寿命≥50年，每3年进行一次可读性检测，出现误码率>10-4即重新刻录；（四）云备份：采用国资背景云平台，加密算法SM4，密钥长度128位，每年进行一次渗透测试。第三十一条系统升级或更换，须制定迁移方案，包括原系统数据导出、格式转换、数据验证、新旧系统并行运行3个月、迁移报告、旧系统数据封存。迁移报告经工会主席、信息部门、档案室三方签字后归入永久卷。第九章安全与保密第三十二条档案密级分内部、秘密、机密三级。涉及会员个人信息、工资奖金、帮扶资金、审计问题、未公开合同的档案定为秘密级；涉及重大诉讼、对外投资、并购、涉外合作的档案定为机密级；秘密级档案借阅须档案室主任审批，机密级须工会主席、经审会主任联签。第三十三条档案室须制定突发事件应急预案，包括火灾、水灾、盗窃、病毒攻击、人为破坏五类场景；每半年组织一次演练，演练报告归入文书档案。第三十四条对离职、调岗人员，须在其办理手续前由档案管理员核查借阅记录，确认无未归还档案；信息管理员同步注销其系统账号、门禁权限。第三十五条档案数字化加工外包须签订保密协议，限定加工区域，安装监控，禁止携带手机、U盘；加工人员须通过背景审查并登记身份证号；加工完成后，硬盘、内存须进行数据擦除，擦除记录经双方签字确认。第十章统计与报告第三十六条档案室建立“年度会计档案统计台账”，指标包括：馆藏总量、年度增量、电子数据容量、利用率、鉴定销毁量、培训人次、设备维保次数、安全事件数；每年1月15日前形成报表，经工会主席签批后报上级工会备案。第三十七条财务部门每季度向经审会提交《会计档案管理情况简报》，内容包括立卷进度、借阅情况、问题整改、系统升级、培训演练；经审会可随机抽查并出具整改意见书，财务部门须在10日内反馈整改结果。第十一章培训与考核第三十八条工会每年组织一次会计档案专题培训，培训对象覆盖财务人员、经审委员、档案管理员、业务部门报账员；培训大纲包括法规更新、实操演示、案例警示、应急演练；培训后进行闭卷测试，合格率须达100%，不合格者补训并扣减当年绩效5%。第三十九条档案管理纳入工会年度目标考核，权重占财务工作分的20%。考核指标：（