备用金定期清理管理制度

备用金定期清理管理制度一、总则（一）目的为了加强公司备用金的管理，规范备用金的使用和定期清理流程，提高资金使用效率，保障公司资金的安全与合理流动，特制定本备用金定期清理管理制度。（二）适用范围本制度适用于公司内部所有因业务需要申请备用金的部门和员工。（三）定义备用金是指公司为满足日常零星开支、业务周转等需要，暂借给员工或部门的一定金额的款项。备用金分为定额备用金和非定额备用金。定额备用金是指根据业务需要，为相关部门或岗位核定一个固定金额的备用金，用于日常的经常性开支，该备用金在使用后按规定报销补充，保持余额不变；非定额备用金是指因临时性业务需要，一次性借用的备用金，业务完成后应及时清理归还。二、备用金申请与审批（一）申请条件员工或部门因以下业务需要可以申请备用金：1.日常办公用品采购、市内交通费、快递费等零星费用支出。2.出差期间的差旅费预支。3.业务招待费、会议费等专项费用支出。4.其他经公司批准的临时性业务支出。（二）申请流程1.申请人需填写《备用金借款申请单》，详细注明借款日期、借款部门、借款人姓名、借款用途、借款金额、预计还款日期等信息。2.对于定额备用金的申请，由使用部门提出申请，经部门负责人审核后，报财务部门复核，最后由公司总经理审批。3.对于非定额备用金的申请，申请人填写申请单后，先由部门负责人审核借款用途的合理性和必要性，再经财务部门审核借款金额的合理性以及申请人的信用状况（是否有逾期未还的备用金等），最后报公司总经理审批。（三）审批权限1.备用金借款金额在[X]元以下（含[X]元）的，由部门负责人审批。2.备用金借款金额在[X]元以上至[Y]元以下（含[Y]元）的，由部门负责人审核，财务部门负责人审批。3.备用金借款金额在[Y]元以上的，需经部门负责人、财务部门负责人审核，报公司总经理审批。三、备用金发放（一）发放方式1.备用金原则上通过银行转账的方式发放至借款人指定的本人银行账户。特殊情况下，如金额较小且经财务部门同意，也可以以现金形式发放。2.财务部门在收到经审批通过的《备用金借款申请单》后，应在[X]个工作日内完成备用金的发放工作。（二）发放记录财务部门应建立备用金发放台账，详细记录备用金的发放日期、借款人姓名、借款部门、借款金额、借款用途、预计还款日期等信息，以便进行跟踪管理。四、备用金使用（一）使用范围备用金必须严格按照申请用途使用，不得挪作他用。借款人应确保备用金的使用符合公司的财务制度和相关法律法规的要求。（二）使用规范1.借款人在使用备用金时，应取得合法、有效的原始凭证，如发票、收据等。原始凭证应注明业务内容、金额、日期等信息，并由经办人签字确认。2.对于差旅费的使用，应严格按照公司的差旅费报销制度执行，包括出差的交通工具选择、住宿标准、伙食补助等。3.对于业务招待费的使用，应遵循公司的业务招待费管理规定，注明招待对象、招待事由等信息。（三）监督与检查1.部门负责人应对本部门员工备用金的使用情况进行日常监督，确保备用金的使用符合规定。2.财务部门应定期对备用金的使用情况进行检查，抽查借款人的原始凭证，核实备用金的使用是否合理、合规。对于发现的问题，应及时要求借款人进行整改。五、备用金报销（一）报销时间1.对于非定额备用金，借款人应在业务完成后的[X]个工作日内到财务部门办理报销手续。2.对于定额备用金，使用部门应定期（每月[具体日期]）将备用金使用情况进行汇总，到财务部门办理报销补充手续。（二）报销流程1.借款人整理备用金使用过程中取得的原始凭证，按照费用类别进行分类粘贴，并填写《费用报销单》。《费用报销单》应注明报销日期、报销部门、报销人姓名、报销用途、报销金额等信息，并附上相应的原始凭证。2.借款人将填写好的《费用报销单》及原始凭证提交给部门负责人审核。部门负责人应审核费用的真实性、合理性以及是否符合公司的相关规定。3.经部门负责人审核通过后，借款人将报销单据提交给财务部门。财务部门应审核原始凭证的合法性、有效性以及报销金额的准确性。对于不符合要求的报销单据，财务部门应及时退回给借款人，并说明原因。4.财务部门审核通过后，报公司总经理审批（根据审批权限，需要总经理审批的情况）。经总经理审批通过后，财务部门办理报销付款手续。对于报销金额大于备用金借款金额的，财务部门应及时将差额支付给借款人；对于报销金额小于备用金借款金额的，借款人应将多余的款项及时归还公司。（三）报销凭证要求1.原始凭证必须是合法、有效的发票或收据，发票应加盖销售方的发票专用章，收据应加盖收款方的财务专用章。2.原始凭证的内容应完整、清晰，包括业务内容、金额、日期、客户名称等信息。对于发票，应确保发票代码、发票号码、开票日期、购买方信息、销售方信息等内容准确无误。3.对于金额较大的支出，应提供相关的合同、协议等附件，以证明业务的真实性和合理性。六、备用金定期清理（一）清理周期财务部门应每月对备用金进行一次全面清理，确保备用金的及时归还和合理使用。（二）清理内容1.核对备用金发放台账与财务账目中的备用金余额，确保两者一致。2.检查借款人的备用金使用情况和报销情况，对于逾期未报销或未归还的备用金，及时进行催缴。3.对于长期未使用的备用金（如超过[X]个月未发生业务往来），应与借款人或使用部门沟通，根据实际情况决定是否收回备用金。（三）清理流程1.每月[具体日期]，财务部门根据备用金发放台账和财务账目，生成《备用金清理明细表》，详细列出每个借款人的借款金额、借款日期、预计还款日期、已报销金额、未报销金额等信息。2.财务部门将《备用金清理明细表》发送给各部门负责人，由部门负责人通知本部门的借款人进行核对。借款人应在收到通知后的[X]个工作日内进行核对，并反馈核对结果。3.对于逾期未报销或未归还的备用金，财务部门应向借款人发送《备用金催缴通知》，明确告知借款人应在[X]个工作日内办理报销或归还手续，并说明逾期不办理的后果。4.对于经多次催缴仍未归还备用金的借款人，财务部门应将情况报告给公司总经理，并按照公司的相关规定进行处理，如从借款人的工资中扣除相应的备用金金额等。（四）清理结果处理1.对于按时报销或归还备用金的借款人，财务部门应及时更新备用金发放台账和财务账目，并做好相关记录。2.对于清理过程中发现的备用金使用违规问题，如挪用备用金、虚假报销等，应按照公司的奖惩制度进行处理，情节严重的，将依法追究相关人员的法律责任。3.财务部门应定期对备用金清理情况进行总结分析，提出改进措施和建议，不断完善备用金管理制度。七、备用金的保管（一）现金保管如果备用金是以现金形式发放的，借款人应妥善保管现金，确保现金的安全。现金应存放在安全的地方，如保险柜等，不得随意放置。对于现金的使用，应严格按照规定进行，不得坐支现金。（二）票据保管借款人应妥善保管备用金使用过程中取得的原始凭证和相关票据，不得丢失或损坏。在办理报销手续时，应确保提交的原始凭证和票据完整、清晰。八、监督与审计（一）内部监督1.财务部门应定期对备用金的管理情况进行内部审计，检查备用金的申请、审批、发放、使用、报销和清理等环节是否符合公司的制度规定。2.审计人员应独立、客观地开展审计工作，发现问题及时提出整改意见，并跟踪整改情况。（二）外部审计公司应接受外部审计机构的审计监督，对于外部审计机构提出的问题和建议，应认真对待，及时进行整改。九、奖惩制度（一）奖励1.对于严格遵守备用金管理制度，及时报销和归还备用金，且备用金使用合理、合规的部门和员工，公司将给予一定的奖励，如通报表扬、发放奖金等。2.对于在备用金管理工作中提出合理化建议，为公司节约资金或提高资金使用效率的部门和员工，公司将给予相应的奖励。（二）惩罚1.对于逾期未报销或未归还备用金的借款人，每逾期一天，将按照借款金额的[X]%收取滞纳金。2.对于挪用备用金、虚假报销等违规行为，一经查实，将责令借款人立即归还备用金，并给予相应的纪律处分，