商行销售与收款内部控制问题研究-以启新商行为例

绪论随着经济的快速发展，有效的内部控制对企业持续经营有着重要意义。近年来，因内部控制失效而导致越来越多的上市公司受到证监会的处罚，例如：长春长生生物“假疫苗”事件、康美药业的财务造假等。因内部控制失效而倒闭的公司也越来越多例如：中国三鹿奶粉事件、美国安然公司财务舞弊、法国兴业银行事件等。通过以上企业因内控失败而导致公司退市、破产的教训，让我们意识到内部控制的重要性。良好的内部控制，能保证企业日常业务的正常运转，是管理层保证每一个部门、每一个岗位按照企业规章制度来运行的保证，保证管理层对企业内部每一个部门、每一个岗位实现监督。启新商行是一家批发食品的公司，食品行业属于快消品行业，需要大量的资金运转，而大量的应收账款会影响企业的正常发展，因此，销售与收款的内部控制对其极为重要。销售会影响企业的盈利能力，是企业占领市场份额的必要手段；而收款则是企业保证其现金流，能够持续经营的重要手段，因此，有效的销售与收款内部控制是企业持续经营的重要保证。本文通过将理论与实际相结合，对启新商行的销售与收款内部控制问题进行研究，阐述其存在的问题并分析问题，从而总结出加强企业风险管理的措施，以加强企业在同行业的竞争力，以及降低其在内部控制带来的风险。启新商行销售与收款内部控制现状及存在问题启新商行概况启新商行成立于2005年，注册资本是100万，主要从事酱油、食用油、牛奶、饼干、糖果等产品批发。经过企业的努力，启新商行已成为鲁花、雀巢、伊利、旺旺等食品经销商。企业不断与各食品生产商加强合作，取得各大食品的经销资格，不断地丰富企业的经营品牌种类，加强企业的竞争力。如今，启新商行与上百家超市建立了稳定的业务关系。启新商行一直秉承“至真至诚，客户第一”的服务理念。启新商行在多年的发展中一直注重自身的规模发展，不断与时俱进，同时注重经营品牌的口碑，经过十多年的经营，已成为当地大型的批发企业之一。启新商行销售与收款内部控制现状客户信用管理企业销售能否实现真正盈利，主要取决于销售货款是否能及时收回，因此，客户信用管理非常重要。启新商行不存在信用管理部门，对于长期客户的赊销，主要由销售部门的销售经理进行审批。销售经理根据销售人员对客户的信息反馈，了解客户的营运能力和经营规模，同时根据客户以往的信誉，确定其信用额度。对于新客户，企业不允许其赊销，经过半年信用考核期，销售经理再根据其营运能力和经营规模确定其信用额度。每年年末，销售业务人员需根据客户的经营及财务情况，向销售经理提交客户的信用管理报告，对客户信用额度提出修改意见，销售经理根据信用管理报告，编制实时的客户授信审批表交由管理层审批，审批程序完成后，交由财务部门进行记录保存。发货环节管理（1）发货管理销售获得批准后，企业就要保证货物按量、按时运到客户处。销售部根据客户订购单编制一式四联的销售单。信用审批部门根据按照本单位赊销政策进行信用批准，复合客户订购单，并在销售单的第一联（仓库发货联）上加盖“开票专用章”。仓库管理人员根据已盖了此章的销售单编制发运凭证并供货，并将销售单的第二联（财务开票联）交给开发票的员工开具销售发票。装运部门根据第三联销售单（承运统计联）装运商品，并携带第三联（客户联）。装运部门按经批准的销售单及发运凭证装运商品。承运人将货物送达客户后，将销售单第四联（客户联）交给客户，由客户在销售单的第四联（承运统计联）上签收，最后将此联交给财务部门记录销售。（2）库存商品管理启新商行的库存商品由仓库管理部门管理。库存商品入库，由仓库管理员填写入库单，接到销售订单后，仓库管理员仔细核对并编制包括产品品名，规格，数量、仓库编号及出货顺序等在内的详细出货单，并分拣出待出售商品，接着装运部门按经批准的销售单及发运凭证装运商品。每季度末，由财务部组织对存货进行盘点，财务部指定相关会计人员，按业务分工，指导、检查、监盘，归集并核实各存货数量，盘点人将“盘点统计表”汇总编制“盘存表”一式两联，第一联由仓库管理部门自存，第二联送往财务部，供核算盘点盈亏金额。会计核算管理对于需要开具发票的客户，负责开发票的员工开具增值税普通发票或增值税专用发票，并由装运部门人员连同销售单交给客户。财务部门根据销售单、发运凭证、增值税发票、客户签收单凭证登记营业收入明细账。对于小型客户，其主要以现金方式支付，由装运部门人员收取，最后交给财务部门登记现金日记账。对于大型客户，财务人员编制应收账款明细表，再根据公司银行账户的到账情况核销相应应收账款，做好记录并后续跟进。企业执行按月对账制度，每月底由指定财务人员向客户寄送对账单和相关的催款通知单，对不相符事项进行调查并上报。财务部门经理根据管理层制定的应收账款计提坏账准备方法和比例，计提坏账准备。销售退回管理公司对于销售退回有所规定：对于客户的退货申请，由销售业务员开具一式两联的“销售退回通知单”，一联交给客户，另一联交给仓库管理员，仓库保管员根据“销售退回通知单”对退回货物进行核准验收，无误后填写“入库单”，财务部门根据“销售退回通知单”和“入库单”副联办理退款。企业由于经营食品，对过期商品有特定退回政策。对于过期商品的销售退回政策，企业规定由销售业务员定期对客户的存货日期进行检查，对于保质期还剩一个月的商品，由销售业务员进行“买一送一”促销处理，并且开具“销售退回通知单”。若促销商品到期仍未出售，销售业务员开具“销售退回通知单”，仓库保管员根据“销售退回通知单”对退回货物进行核准验收。启新商行销售与收款内部控制存在问题不相容岗位没有分离启新商行不存在信用审批部门，客户信用制度由销售部门执行，存在一定的职责权限不清晰问题。企业没有专设岗位，那么，客户信用制度基本形同虚设。启新商行对销售人员的业绩考核与销售业绩有关，这导致销售人员通常有一种追求更大销售额的自然倾向，而不问它是否将以企业付出巨额坏账损失为代价。同时，长期客户临时申请延长信用期限，销售经理由于追求更大销售量而不恰当延长信用期限，导致坏账损失风险。计提大量的坏账准备，会影响企业财务状况和企业正常运转，导致企业出现亏损，甚至无法持续经营。启新商行存在赊销批准职能与销售职能的混岗现象，信用管理程度不高，没有实现有效的内部销售控制。物流环节管理不合理在物流运输上，启新商行提供运输服务，运输费包含在商品销售价格里，是从价内扣除。启新商行属于一般纳税人，按照最新税法规定，企业适用的增值税税率为13%（2019年4月1号前适用的税率为16%），而交通运输服务增值税税率为9%，由于企业没有将销售货物和交通运输服务分开，启新商行统一按照13%税率缴纳增值税，增加了企业的税负负担。在物流运输服务上，企业财务人员缺乏管理会计方面的知识，没有做好税收筹划工作，导致企业税负加重，损害企业利益。同时，企业管理层没有督促财务人员做好相应的税收筹划工作，为企业谋求更大的经济利益。因此，在管理方面，企业管理层和财务人员应提高管理会计方面的知识。销售货款回收的机制不完善（1）销售部门缺乏催款回收机制启新商行的应收款的催款行为是由销售部门来完成的，销售部门并没有制定与之相关的完善的催款回收机制，对应收账款的管理制度和相关的执行办法并未形成系统的管理规范，催款行为的推进不及时直接增加了资金回款的难度指数。目前，启新商行的账款回笼情况多是靠客户自觉还款完成的，对于不同期限的应收账款没有明确的专门的催收方式。企业过多的应收账款的回收时间的延迟直接增加了坏账产生的风险，财务压力和还款风险的产生会使资金周转不畅，再进一步的产生企业可持续发展风险。一系列的连锁反应将直接对启新商行的发展条件和企业发展空间产生威胁。（2）销售人员对应收货款的重视程度不高在实际工作中，启新商行的销售人员对应收货款的重视程度不高，其更高的动力是尽力完成更多的订单，而对于应收货款什么时候收回并不关心，所以也就没有在销售业务完成后马上形成对应收账款的追收机制，从而导致公司出现两年甚至是三年应收账款都没有回收的情况。这种错误的工作理念直接增大了账款回收的难度，直接导致了企业资金回笼的难度以及资金链周转的不可控性。销售退回政策存在缺陷（1）启新商行对于销售退回政策规定：由销售业务员开具“销售退回通知单”，仓库保管员根据“销售退回通知单”对退回货物进行核准验收。但是，实际执行过程中，财务人员在没有收到“销售退回通知单”和“入库单”，客户就可以凭着“销售退回通知单”到财务部门申请退款。财务人员在退回手续没有齐全的情况下，就办理退款，内部控制运行无效。（2）启新商行对过期商品有特定销售退回政策：对保质期还有一个月的商品由销售业务员进行“买一送一”促销处理，这些处理食品没有经过仓库管理员入库核对，客户就可以凭着“销售退回通知单”退款。由于仓库管理员没有对处理食品入库核对，而且销售业务员又是最接近客户的一环，存在销售业务员和客户串通的舞弊风险，虚增处理商数量，从而达到获利的目的。而且，企业没有对销售业务员规定一定的过期商品退回额度，也没有将过期退回商品作为考核制度之一。启新商行销售与收款内部控制方案优化完善信用审批制度不相容岗位应职责分离有效的职责分离能够改善企业内部控制的运行状况，一个企业作为一个运行系统，其内部系统的运行离不开各个职能部门的相互协调，在相互协调的基础上进行职责分离不仅能够减少人为舞弊情况的发生，还能对由于失误导致的风险进行控制。启新商行应成立信用管理部门，将信用审批职能与销售职能分开，防止销售人员为了追求销售额最大而损害企业的利益。恰当的授权审批授权审批这一举措作为企业在内部控制风险防范中较为有效的措施，能够形成内部制约。可以有效建立审批制度，并起到了一定的监督作用。在审批授权的过程中，应遵守三个主要原则：第一是关于授权人的要求，授权人要符合规定，没有达到规定标准的授权人不得对相关事宜进行授权。第二是关于授权政策的，企业应当根据自身特点制定出符合自身情况的销售政策和信用政策，在销售发生时不能够对不达到政策要求的销售事件予以授权通过。第三是关于销售对象的，市场环境不断变化，企业面对的客户也不同，因此在面对不同的客户时，可能在折扣等方面存在差异。此时不能由个人决定，必须经过授权。上述三个原则能够从一定程度上减少舞弊行为，另外也能有效避免审批人的决策错误经营的风险发生。信用管理部门应对每个客户进行信用调查，应根据其经营能力、偿债能力、营运能力和以往的信用制定客户的信用额度。对于赊销业务的批准应由信用管理部门根据管理层的赊销政策在每个客户的已授权的信用额度内进行的，信用管理部门的员工在收到销售单后，应将销售单与该客户已授权的赊销信用额度以及至今尚欠的账款余额加以比较，无论是否批准赊销，都要求被授权的信用管理部门人员在销售单上签署意见，然后在将已签署的销售单送回销售部门。每年年末，信用审批部门需根据客户的经营及财务情况，做出授信额度调整建议。信用审批部门应严格遵守公司的审批制度，严格控制客户的欠款金额，禁止销售业务人员为客户进行担保，全程严格按照规定进行发货，只有严格按照规定，符合条件的客户，才能进行发货，以此杜绝为了维护客户关系或拓宽业务渠道而出现的非正常审批及违反程序的发货及担保情况。信用审批流程如下图所示：收到客户赊销申请收到客户赊销申请填报授信审批单客户信用调查客户信用调查报告管理层审批拟定授信额度客户信息及信用备案办理赊销销售部门信用管理部门图3-1信用审批流程优化纳税筹划方案启新商行在销售商品时，提供运输服务，运输费包含在商品销售价格里，属于混合经营。为了降低企业税负负担，启新商行可成立独立的运输公司子公司，将运输公司的发票直接开给购货方。企业维持商品销售价格（含增值税和运输费）不变：假设商品销售价格为X，运输费用为Y，在混合经营中，企业应缴纳增值税：Z=X/（1+13%）×13%=0.115X成立独立的运输公司子公司，企业应缴纳增值税：Z=（X-Y）/（1+13%）×13%+Y/（1+9%）×9%=0.115X-0.032Y综上所述，企业可减少税负负担=0.032Y。即在销售商品价格不变的情况下，企业成立独立的运输公司，增加营业收入0.032Y。加强逾期应收账款催收管理为了对逾期应收账款进行有效处理，提高回款率并缩短其时间，企业应提出有效的解决方法。首先，销售人员要与客户进行及时的沟通，了解回款进度，并将本公司对于回款时间的要求对其进行明确的通知。与客户进行充分的沟通才能维系企业与客户之间的关系，并对回款事项的执行过程进行及时的了解，降低其应收款项成为坏账的风险。其次，企业在交易后，要密切关注客户的经济状况，对客户是否具有按期还款的能力进行考察。当客户经营出现问题时，要对其提前进行还款说明，保证在对方经济出现巨大漏洞之前收回款项，避免坏账的产生。并且在交易之前就要对各个客户的经营情况和信用状况进行评级，对于信用状况不良的客户要降低交易的额度，甚至暂停其赊销资格，以规避风险。最后，企业自身的财务人员应对应收账款的时限进行分析，对于已逾期的账款提前做好坏账的准备，避免企业损失的突增。同时，对于企业现存的应收账款的额度予以把握和额度的限制，如果坏账的数额逐渐增长，企业就要对其收款方式进行及时的更改，降低坏账对企业经营带来的影响。加强销售退回管理强化内部审计监督作用启新商行对于内部控制有一定的建设却没有用到实处，原因之一即在于公司员工层内部控制意识薄弱，对内部控制视而不见。公司员工薄弱的内部控制意识，不利于企业的运行；同时，管理层在执行之上也缺乏了全面的控制与监督，这容易导致公司的内部控制无法完全顺畅运行，因此，要对员工进行定期培训，加强员工对内部控制制度重要性的认识，同时管理层要设计有效的内部控制制度，加强对控制制度的监督，强化风险管理意识，充分发挥内部审计的监查作用，降低企业运营风险。同时，企业管理层可定期或不定期对财务人员的退款手续进行监督，对于违反企业退款规定的财务人员给予处罚。完善销售退回政策由于企业对过期食品有销售退回政策，对保质期还有一个月的商品由销售业务员进行“买一送一”促销处理，这些处理食品没有经过仓库管理员入库核对，客户就可以凭着“销售退回通知单”退款。由于仓库管理员没有对处理食品入库核对，而且销售业务员又是最接近客户的一环，存在销售业务员和客户串通的舞弊风险。为了防止销售业务员和客户串通的舞弊风险，企业应完善对还有一个月保质期的商品退回政策处理的管理。企业应对还有一个月保质期的商品进行定期检查，仓库管理员应跟随销售业务员到客户处对商品进行核对检查，并在“销售退回通知单”上盖章确认。同时，为了防止销售业务员和客户串通舞弊的风险，企业应对销售业务员退回额度进行一定的限制，对超过规定的额度扣除销售业务员的奖金，这也有利于防止销售业务员为了提高自己的业绩而促使客户大量购进商品的行为。完善销售人员考核制度在销售人员薪酬考核标准上，除了保留原有依照销售量获得提成的基础上，企业还应当从以下几个方面对该项制度进行完善：增加过期商品退回指标销售业务员对所负责区域客户的过期食品退回负责，同时给予业务员一定的退回额度，超过规定额度给予销售业务员一定惩罚。在退回系数中，随着退回额度的增大而增大。如此安排，可以防止销售业务员为了追求业绩而督促客户大量进货的现象。同时，使销售业务员更多地参与客户订货中去，根据客户经营规模给予一定的订货建议。增加应收账款回收指标要求销售业务人员负责所在区域客户的应收账款催收，并按照月度清欠金额，按一定比例对业务人员做出奖励。如此安排，可以督促业务人员在开发市场、提高产品销量的同时，对赊销款项的催收予以关注。增加该项指标后，业务人员工资构成公式可表述为：工资总额=底薪+月销售额×系数+月回款额×系数；在回款系数的安排上，应该将款项回收的效率因素加以考虑：例如：合同约定的回款日期后一年以内，该系数随着时间的延长而减小，直至为零。超过一年的赊销款项，转交信用管理部门备案并负责催收。调整后，业务人员的工资构成与欠款催收相挂钩，提高了销售人员对清欠工作的积极性，使这一薪酬标准对销售环节与收款环节都具有促进作用。结论文章从销售与收款业务流程中的环节进行着手分析，发现了启新商行这些环节的内部控制管理中存在着诸如信用审批存在缺陷、物流环节管理不合理、销售货款的回收机制不完善、销售退回注册存在缺陷、销售人员考核制度不完善等问题，结合公司内部以及整个大行业的实际发展情况，提出了相对应的优化解决方案如下：（1）完善信用审批制度。主要是根据企业销售岗位和信用审批岗位存在混岗现象，对其建立信用审批部门提供建议，同时对其信用审批流程也提出了意见。（2）优化纳税筹划方案。主要是加强企业税收筹划意识，为企业带来更大的经济利益。（3）加强逾期应收账款催收管理。企业对应收账款的催收应有相应的规章制度，明确相关负责人，以此减少回款难而造成的大风险的运营情况。（4）加强销售退回管理。企业管理人员对销售退回内部控制不重视，财务人员存在违规退款，企业管理人员应加强审计监督。同时，对于食品行业特有的对过期商品销售退回，应完善其管理。（5）完善销售人员考核制度。企业属于批发行业，销售为其主要的日常活动，企业应完善对销售人员考核制度，可提高企业经营利润。文章通过将控制要素融入销售与收款业务中来分析启新商行销售与收款的内部控制现状，同时探寻出内部控制存在的问题并提出优化方案。但是，本文有一定的局限性，比如实际操作经验不足、信息渠道有限以及未能获取充分的资料等方面的局限性，还有待进一步完善。参考文献[1]陈海燕.浅谈跨国公司内部控制实践[J].现代商业,2019(32):161-162.[2]侯昊.企业内部控制失效的原因与对策[J].中国经贸导刊(中),2019(11):122-125.[3]何睿琪.会计信息化对企业内部控制的影响及其对策[J].营销界,2019(46):202+207.