药品卫生材料采购制度

PAGE药品卫生材料采购制度一、总则1.目的为加强公司药品卫生材料采购管理，规范采购行为，确保采购的药品卫生材料质量合格、价格合理、供应及时，满足公司业务需求，特制定本制度。2.适用范围本制度适用于公司内所有药品卫生材料的采购活动，包括但不限于药品、医疗器械、医用耗材、卫生用品等。3.基本原则合法性原则：采购活动必须严格遵守国家法律法规和行业标准，确保采购行为合法合规。质量优先原则：优先选择质量可靠、信誉良好的供应商，确保所采购的药品卫生材料符合质量要求。公平公正原则：采购过程应遵循公平、公正、公开的原则，不得偏袒任何供应商，维护市场竞争的公平性。效益原则：在保证质量的前提下，合理控制采购成本，提高采购效益，实现公司利益最大化。二、采购组织与职责1.采购部门职责负责制定药品卫生材料采购计划，根据公司业务需求和库存情况，合理安排采购数量和时间。组织开展供应商筛选、评估和管理工作，建立供应商档案，定期对供应商进行考核。负责采购合同的起草、签订、执行和跟踪，确保合同的顺利履行。收集、整理和分析市场信息，掌握药品卫生材料价格动态，为采购决策提供依据。协调与其他部门的关系，及时解决采购过程中出现的问题。人员配备采购部门应配备专业的采购人员，采购人员应具备相关的专业知识和技能，熟悉药品卫生材料市场情况和采购流程。采购人员应具备良好的沟通协调能力、谈判能力和风险意识，能够有效地与供应商进行沟通和合作，确保采购工作的顺利进行。2.质量部门职责负责对采购的药品卫生材料进行质量检验和验收，确保所采购的产品符合质量标准。制定药品卫生材料质量验收标准和检验操作规程，指导采购人员和仓库管理人员进行质量验收工作。对采购过程中的质量问题进行跟踪和处理，及时反馈质量信息，协助采购部门采取措施解决质量问题。参与供应商质量管理体系的评估和审核，确保供应商具备稳定的质量保证能力。人员配备质量部门应配备专业的质量检验人员，质量检验人员应具备相关的专业知识和技能，熟悉药品卫生材料质量标准和检验方法。质量检验人员应具备严谨的工作态度和责任心，能够严格按照质量标准和检验操作规程进行检验工作，确保检验结果的准确性和可靠性。3.财务部门职责负责审核采购预算和采购合同，确保采购资金的合理使用和支付安全。对采购成本进行核算和分析，提供采购成本控制建议，协助采购部门降低采购成本。负责采购款项的支付和账务处理，及时与供应商进行对账，确保财务数据的准确性和完整性。人员配备财务部门应配备专业的财务人员，财务人员应具备相关的财务知识和技能，熟悉采购财务流程和财务法规。财务人员应具备良好的沟通协调能力和风险意识，能够有效地与采购部门和供应商进行沟通和合作，确保采购资金的安全和合理使用。4.使用部门职责根据公司业务需求，提出药品卫生材料的采购申请，详细说明采购品种、规格、数量、质量要求等信息。参与采购合同的评审，对采购产品的适用性和质量要求提出意见和建议。协助采购部门和质量部门进行到货验收工作，对验收合格的产品及时办理入库手续，并负责产品的使用和保管。反馈采购产品的使用情况和质量问题，协助采购部门和质量部门进行质量改进工作。人员配备使用部门应指定专人负责采购申请的提交和采购产品的使用管理，确保采购申请信息的准确和及时。使用部门人员应具备相关的专业知识和技能，熟悉所使用药品卫生材料的性能和质量要求，能够正确使用和保管采购产品。三、采购流程1.采购申请使用部门根据业务需求，填写《药品卫生材料采购申请表》，详细注明采购品种、规格、数量、质量要求、预计到货时间等信息，并提交至采购部门。采购申请表应经使用部门负责人审核签字后生效，确保采购申请的合理性和必要性。2.采购计划制定采购部门收到采购申请表后，结合公司库存情况和市场供应情况，制定采购计划。采购计划应明确采购品种、规格、数量、采购时间、供应商选择等内容，并报采购部门负责人审核批准。3.供应商选择与评估：采购部门根据采购计划，通过多种渠道收集供应商信息，如网络搜索、行业推荐、供应商自荐等。对收集到的供应商进行初步筛选，筛选出符合基本要求的供应商名单。采购部门组织相关人员对初步筛选出的供应商进行实地考察和评估，评估内容包括供应商的资质信誉、生产能力、质量控制、价格水平、售后服务等方面。根据评估结果，建立供应商档案，对供应商进行分类管理，并确定合格供应商名单。4.采购合同签订采购部门根据采购计划和合格供应商名单，选择合适的供应商进行采购谈判。在谈判过程中，采购人员应与供应商就采购品种、规格、数量、价格、交货时间、质量标准、售后服务等条款进行充分沟通和协商，达成一致意见后签订采购合同。采购合同应明确双方的权利和义务，确保合同的合法性、有效性和可操作性。采购合同签订后，应及时将合同副本提交给质量部门、财务部门等相关部门备案。5.采购订单下达采购部门根据采购合同，向供应商下达采购订单，明确采购品种、规格、数量、交货时间、交货地点等具体要求。采购订单下达后，应及时跟踪订单执行情况，确保供应商按时、按质、按量交货。6.到货验收采购产品到货前，采购部门应通知质量部门和使用部门做好验收准备工作。质量部门按照质量验收标准和检验操作规程，对采购产品进行质量检验和验收，确保所采购的产品符合质量要求。使用部门对采购产品的数量、规格、外观等进行核对验收，确保采购产品与采购订单一致。验收合格的产品，由质量部门出具质量检验报告，使用部门办理入库手续；验收不合格的产品，质量部门应及时通知采购部门与供应商协商处理，如退货、换货、补货等。7.采购付款财务部门根据采购合同和验收报告，审核采购款项的支付申请。审核通过后，按照合同约定的付款方式和时间，及时向供应商支付采购款项。财务部门在付款过程中，应严格遵守财务法规和公司财务制度，确保付款的准确性和安全性。四、采购风险管理1.质量风险建立严格的供应商质量管理体系，对供应商进行定期评估和审核，确保供应商具备稳定的质量保证能力。加强采购产品的质量检验和验收工作，严格按照质量标准和检验操作规程进行检验，确保所采购的产品符合质量要求。建立质量追溯机制，对采购产品的质量问题进行跟踪和处理，及时反馈质量信息，采取措施防止类似问题再次发生。2.价格风险加强市场调研和价格分析，及时掌握药品卫生材料价格动态，合理制定采购价格策略。与供应商建立长期稳定的合作关系，通过谈判、招标等方式争取有利的采购价格。定期对采购价格进行评估和比较，及时调整采购策略，降低采购成本。3.供应风险建立供应商储备机制，选择多家合格供应商进行合作，避免对单一供应商过度依赖。加强与供应商的沟通和协调，及时了解供应商的生产经营情况和供应能力，确保供应商能够按时、按质、按量供应产品。制定应急预案，应对可能出现的供应中断等突发情况，确保公司业务不受影响。4.合同风险加强采购合同管理，严格按照合同签订流程签订合同，确保合同条款明确、合法、有效。定期对采购合同进行审查和评估，及时发现和解决合同执行过程中出现的问题。建立合同纠纷处理机制，妥善处理合同纠纷，维护公司合法权益。五、采购监督与审计1.内部监督公司内部设立采购监督小组，由采购部门、质量部门、财务部门等相关人员组成，负责对采购活动进行监督和检查。采购监督小组定期对采购计划、采购合同、采购订单、到货验收、采购付款等环节进行检查，发现问题及时督促整改。采购部门应定期向公司管理层汇报采购工作情况，接受公司内部监督和考核。2.审计监督公司审计部门定期对采购活动进行审计，审查采购流程的合规性、采购合同的合法性、采购成本的合理性等方面。审计部门在审计过程中，有权查阅采购相关文件、资料，询问相关人员，