卫生院接待制度

PAGE卫生院接待制度一、总则1.目的为规范卫生院接待工作，展现卫生院良好形象，促进对外交流与合作，提高服务质量和工作效率，特制定本制度。2.适用范围本制度适用于卫生院接待各类来访人员，包括上级领导、政府部门、兄弟单位、合作机构、患者及家属等。3.基本原则热情周到：以热情友好的态度接待来访人员，提供周到细致的服务，让来访人员感受到卫生院的关怀。规范有序：接待工作应遵循一定的程序和规范，确保各项接待任务有条不紊地进行。勤俭节约：在接待过程中，应合理安排经费，注重节约，避免铺张浪费。安全保密：保障来访人员的人身安全和卫生院的信息安全，严格遵守保密规定，防止信息泄露。二、接待准备1.信息收集提前了解来访人员的基本信息，包括姓名、单位、职务、来访目的、行程安排等。对于重要来访，要详细了解其背景资料和关注重点，以便有针对性地做好接待准备。2.制定接待方案根据来访人员的情况和接待规格，制定详细的接待方案。接待方案应包括接待时间、地点、陪同人员、接待流程、活动安排、经费预算等内容。接待方案经卫生院主要领导审核批准后实施。对于重大接待任务，应成立专门的接待工作小组，明确各成员的职责分工。3.场地安排根据接待活动的性质和规模，合理安排接待场地。如会议室、洽谈室、病房、餐厅等，并确保场地整洁、舒适、设施齐全。对于重要来访，要对场地进行精心布置，悬挂欢迎横幅、摆放鲜花等，营造良好的接待氛围。4.人员安排确定陪同人员名单，陪同人员应熟悉卫生院情况，具备良好的沟通能力和接待礼仪。根据接待任务的需要，安排引导员、讲解员、翻译人员等相关工作人员，并提前做好培训和分工。5.资料准备准备好与来访主题相关的资料，如卫生院简介、工作汇报材料、宣传资料、医疗成果展示等，以便来访人员更好地了解卫生院的情况。对于重要来访，要准备好专门的接待手册，内容包括接待安排、卫生院概况、重点工作介绍等，方便来访人员查阅。三、接待流程1.迎接根据来访人员的行程安排，提前到达指定地点迎接。迎接人员应佩戴工作牌，举止端庄，热情主动。来访人员到达后，迎接人员应主动上前打招呼，自我介绍，并引导来访人员上车或前往接待地点。2.签到在接待地点设置签到台，准备好签到簿、笔等物品。来访人员签到后，发放接待资料和礼品（如有）。3.介绍与交流将来访人员引领至会议室或洽谈室，由卫生院主要领导或相关负责人进行介绍，双方互相认识。介绍结束后，进行简短的交流，了解来访人员的需求和关注点，为后续的接待活动做好铺垫。4.参观与考察根据来访人员的目的和需求，安排参观卫生院的相关科室、设施设备等。参观过程中，由讲解员进行详细介绍，展示卫生院的工作环境、医疗技术水平和服务特色。对于来访人员提出的问题，要及时给予解答，确保参观活动顺利进行。5.工作汇报与交流安排专门的时间进行工作汇报，由卫生院相关负责人就卫生院的工作情况、发展规划、重点项目等方面进行汇报。汇报内容应简洁明了、重点突出，并结合PPT等形式进行展示。汇报结束后，组织双方进行交流讨论，共同探讨合作机会、解决问题的思路等。交流过程中，要尊重对方意见，积极互动，营造良好的沟通氛围。6.用餐安排根据接待规格和来访人员的饮食习惯，合理安排用餐地点和菜品。用餐过程中，要注意礼仪规范，文明用餐。如需安排宴请，应严格控制宴请标准，不得超支。宴请时，要注意座次安排、致辞等环节，体现卫生院的热情和诚意。7.送客接待活动结束后，安排专人将来访人员送至离开地点。送客时，要表达感谢之情，并欢迎来访人员再次光临。对于重要来访人员，可在送客后及时进行回访，了解来访人员对接待活动的评价和意见建议，以便不断改进接待工作。四、接待礼仪1.仪表仪态接待人员应保持良好的仪表仪态，着装整洁得体，举止端庄大方。男性接待人员应着正装，女性接待人员可根据接待场合选择合适的职业装。注意个人卫生，保持头发整洁、面容干净、指甲修剪整齐。在接待过程中，要保持微笑，眼神专注，展现出热情友好和自信的形象。2.语言表达接待人员应使用礼貌、规范、清晰的语言进行交流。说话时要语气平和、语速适中，避免使用粗俗、生硬或模糊不清的语言。注意语言的准确性和专业性，对于来访人员提出的问题，要给予准确、详细的回答。在与不同文化背景的人员交流时，要尊重对方的语言习惯，必要时可提供翻译服务。3.行为举止接待人员在引导来访人员时，要走在适当的位置，步伐适中，手势自然。进入房间时，要先轻轻敲门，得到允许后再进入，并随手关门。在就座时，要注意姿势端正，不要跷二郎腿、抖腿或做出其他不雅的动作。与来访人员交谈时，要保持适当的距离，避免过于亲近或疏远。在接待过程中，要注意倾听来访人员的讲话，不要随意打断或插话。如需要表达自己的意见，应等对方讲完后再进行回应，并且要注意措辞和语气。五、接待经费管理1.预算编制根据接待任务的性质、规模和预计支出情况，合理编制接待经费预算。接待经费预算应包括交通、餐饮、住宿、礼品、资料印刷、场地布置等方面的费用。接待经费预算经卫生院财务部门审核后，报卫生院主要领导批准。预算一经批准，应严格执行，不得随意突破。2.费用报销接待活动结束后，接待人员应及时整理相关票据，按照卫生院财务制度的规定进行报销。报销票据应真实、合法、有效，并有相关负责人签字确认。财务部门要对报销票据进行严格审核，确保报销费用符合接待经费预算和财务制度的要求。对于不符合规定的报销票据，应不予报销。3.经费监督卫生院财务部门要定期对接待经费的使用情况进行检查和监督，确保经费使用合理、合规。对于发现的问题，要及时进行整改，并追究相关人员的责任。卫生院审计部门要定期对接待经费进行审计，确保经费使用的真实性、合法性和效益性。审计结果应向卫生院全体职工公开。六、保密工作1.保密责任接待人员要严格遵守保密规定，对在接待过程中知悉的来访人员信息、卫生院机密信息等予以保密。不得泄露给无关人员或用于其他非接待目的。卫生院各部门要加强对接待人员的保密教育，明确保密责任，签订保密承诺书，确保接待工作中的保密措施落实到位。2.信息管理对于来访人员提供的资料和信息，要妥善保管，严格按照保密规定进行处理。如需留存，应经来访人员同意，并在规定的期限内进行销毁。在接待过程中，涉及卫生院机密信息的交流和讨论，要在保密场所进行，并采取必要的保密措施，如限制参与人员、使用加密设备等。3.违规处理对于违反保密规定的接待人员，要视情节轻