公共卫生档案清理制度

PAGE公共卫生档案清理制度一、总则（一）目的为加强公共卫生档案管理，确保档案的完整性、准确性和安全性，提高档案利用效率，特制定本制度。本制度旨在规范公共卫生档案的清理工作流程，保障公共卫生工作的有效开展，维护公众健康权益。（二）适用范围本制度适用于本公司/组织内涉及公共卫生领域的各类档案，包括但不限于疾病预防控制、卫生监督、妇幼保健、健康教育等方面形成的文件、记录、报表、资料等。（三）基本原则1.依法依规原则：严格遵守国家有关档案管理的法律法规以及公共卫生行业标准，确保档案清理工作合法合规。2.真实准确原则：保证档案内容真实反映公共卫生工作实际情况，清理过程中不得篡改、伪造档案信息。3.安全保密原则：在档案清理过程中，妥善保护档案的安全，防止档案信息泄露，确保涉及个人隐私和敏感信息的档案得到妥善处理。4.分类清理原则：按照档案的类别、形成时间、保管期限等进行分类清理，提高清理工作的效率和质量。二、档案清理的组织与职责（一）成立档案清理工作小组由公司/组织内负责公共卫生工作的领导担任组长，成员包括各相关部门负责人、档案管理人员以及业务骨干。工作小组负责统筹协调档案清理工作，制定清理计划，指导和监督清理工作的实施。（二）职责分工1.组长职责全面领导档案清理工作，协调解决清理过程中出现的重大问题。审核档案清理计划、清理结果报告等重要文件。2.各相关部门负责人职责组织本部门人员开展档案清理工作，确保本部门档案清理工作按时、按质完成。对本部门档案清理情况进行审核，对清理结果负责。配合档案清理工作小组的工作，提供必要的支持和协助。3.档案管理人员职责负责制定档案清理具体操作流程和标准，指导各部门进行档案清理。对档案进行初步整理和分类，协助各部门确定档案的保管期限。负责档案清理过程中的数据统计、记录和报告工作，建立档案清理工作台账。对清理后的档案进行集中保管，按照规定进行处置。4.业务骨干职责依据公共卫生业务知识和工作实际，对档案内容进行专业审核，判断档案的价值和保存必要性。协助档案管理人员对档案进行分类和鉴定，提供专业意见和建议。三、档案清理的范围与标准（一）清理范围1.已过保管期限的档案：根据国家档案管理规定和公共卫生行业特点，确定各类档案的保管期限，对超过保管期限的档案进行清理。2.重复、无效的档案：对内容重复、已失去保存价值或与现行政策法规、业务流程无关的档案进行清理。3.不完整、不准确的档案：对存在缺页、信息错误、数据不完整等问题且无法补充完善的档案进行清理。4.涉及已撤销、合并部门或已完成项目的档案：对于因机构调整、项目结束等原因不再具有保存意义的档案进行清理。（二）清理标准1.内容完整性：档案应包含公共卫生工作所需的各项关键信息，如事件发生时间、地点、涉及人员、处理措施及结果等，缺失重要内容的档案视为不完整档案。2.信息准确性：档案记录的数据、事实应真实可靠，经过严格核实和确认，存在明显错误或虚假信息的档案不符合清理标准。3.与现行工作相关性：档案内容应与当前公共卫生工作实际相关，能够为工作决策、业务开展、监督检查等提供有效支持；对于已过时、不再适用的档案可考虑清理。4.保管期限合规性：严格按照国家档案管理规定和公共卫生行业标准确定档案保管期限，超过保管期限且无特殊保存价值的档案应予以清理。四、档案清理流程（一）档案清查1.档案管理人员对库存档案进行全面清查，按照档案类别、年度、保管期限等进行详细登记，形成档案清查清单。2.各相关部门对本部门保管的档案进行自查，对照档案清理范围和标准，初步筛选出需要清理的档案，并填写档案自查登记表，提交给档案管理人员。（二）档案鉴定1.档案清理工作小组组织相关人员，包括档案管理人员、业务骨干和各部门负责人，对初步筛选出的档案进行鉴定。2.鉴定人员根据档案清理标准，对档案的内容、价值、保存必要性等进行综合评估，确定档案是否需要清理。对于存在争议的档案，可组织专题讨论或咨询上级主管部门、专业机构意见。3.填写档案鉴定意见书，详细记录档案鉴定情况，包括档案名称、形成时间、保管期限、鉴定意见等，并由鉴定人员签字确认。（三）档案清理实施1.根据档案鉴定意见书，对确定需要清理的档案进行分类整理，区分永久保存、定期保存和无需保存的档案。2.对于无需保存的档案，按照保密规定和环保要求，采用合适的方式进行销毁。销毁过程应进行详细记录，包括档案名称、数量、销毁时间、销毁方式、监销人员等信息，并由监销人员签字确认。3.对于需要继续保存的档案，进行重新整理和编目，确保档案的系统性和完整性。同时，更新档案管理系统中的相关信息，保证电子档案与纸质档案信息一致。（四）档案清理结果审核与公示1.档案清理工作完成后，档案清理工作小组对清理结果进行审核，检查清理工作是否符合规定流程和标准，档案清理记录是否完整准确。2.将档案清理结果在公司/组织内部进行公示，公示期为[X]个工作日。公示期间，接受全体员工的监督和反馈，如有异议，及时进行核实和处理。（五）档案清理总结与报告1.档案管理人员对档案清理工作进行总结，分析清理过程中存在的问题和不足，提出改进措施和建议。2.撰写档案清理工作报告，内容包括档案清理工作基本情况、清理范围、清理数量、清理结果、存在问题及改进措施等，并提交给公司/组织领导和上级主管部门。五、档案清理的监督与检查（一）内部监督1.公司/组织内部审计部门定期对档案清理工作进行审计监督，检查档案清理工作是否符合规定程序和标准，是否存在违规操作行为。2.档案清理工作小组定期对各部门档案清理工作进展情况进行检查和指导，及时发现和纠正清理过程中存在的问题。（二）外部监督1.接受上级主管部门、档案行政管理部门等外部机构的监督检查，积极配合提供相关资料和信息，对提出的意见和建议及时整改落实。2.对于涉及公共卫生安全、社会公众利益等重要档案的清理工作，可邀请专业机构或专家进行评估和监督，确保清理工作的科学性和公正性。六、档案清理工作中的保密与安全管理（一）保密措施1.在档案清理过程中，严格遵守国家保密法律法规，对涉及个人隐私、商业秘密、公共卫生敏感信息等档案进行保密处理。2.参与档案清理工作的人员签订保密协议，明确保密责任和义务，严禁泄露档案内容。3.对档案清理场所进行必要的安全防护，限制无关人员进入，防止档案信息在清理过程中被窃取或泄露。（二）安全管理1.对于需要销毁的档案，选择具备资质的销毁机构进行处理，确保销毁过程安全、环保、合规。2.在档案运输、存储过程中，采取必要的防护措施，防止档案损坏、丢失或被盗。3.定期对档案清理工作中使用的设备、工具等进行检查和维护，确保其正常运行和安全使用。七、档案清理工作的信息化管理（一）建立档案清理信息系统利用信息技术手段，建立档案清理信息系统，实现档案清查登记、鉴定意见记录、清理过程跟踪、结果统计分析等功能的信息化管理，提高档案清理工作效率和准确性。（二）电子档案清理1.按照与纸质档案相同的清理标准和流程，对电子档案进行清理。2.定期对电子档案存储设备进行检查和维护，清除无用数据，确保