卫生院归档制度

PAGE卫生院归档制度一、总则1.目的本归档制度旨在规范卫生院各类文件资料的管理，确保文件资料的完整性、准确性和安全性，便于查询、利用和保存，为卫生院的各项工作提供有力的支持和保障。2.适用范围本制度适用于卫生院各科室、部门及全体员工在工作中形成的各类文件、资料、记录等。3.基本原则集中统一管理原则：卫生院设立专门的档案室，对各类档案实行集中统一管理，确保档案的完整性和系统性。真实准确原则：归档的文件资料必须真实反映卫生院的工作实际情况，内容准确无误。分类科学原则：按照文件资料的来源、内容、形式等进行科学分类，便于管理和查找。安全保密原则：加强档案的安全保护措施，确保档案信息不泄露，同时严格遵守国家有关保密法律法规。二、归档范围1.行政管理类上级主管部门下发的各类文件、通知、指示等。卫生院制定的各项规章制度、工作计划、总结、报告等。会议记录、纪要、决议等。人事档案、员工培训记录、考核资料等。财务报表、账目、凭证等。设备采购合同、维修记录、资产清单等。2.医疗业务类病历档案：包括门诊病历、住院病历、急诊病历等，按照国家病历书写规范要求进行整理归档。医疗文书：如诊断证明、检查报告、检验单、医嘱单、手术记录、护理记录等。医疗质量控制资料：包括医疗质量检查记录、医疗事故处理记录、医疗纠纷调解记录等。药品管理资料：药品采购计划、验收记录、库存清单、药品不良反应报告等。医疗器械管理资料：医疗器械采购合同、使用说明书、维护保养记录、报废处理记录等。3.公共卫生类居民健康档案：包括个人基本信息、健康体检记录、慢性病管理记录、预防接种记录、妇幼保健记录等。健康教育资料：宣传资料、讲座记录、宣传栏内容等。传染病防治资料：疫情报告、防控措施记录、消毒记录等。卫生监督协管资料：巡查记录、案件报告、处理结果等。4.科研教学类科研项目申报书、研究报告、论文发表等资料。教学计划、教案、学生实习记录等。三、归档要求1.文件资料的收集各科室、部门应明确专人负责文件资料的收集工作，确保各类文件资料及时、完整地收集上来。对于外来文件，如上级主管部门下发文件、合作单位提供资料等，应及时登记并交档案室归档。员工在工作中形成的文件资料，应在规定时间内整理好交科室负责人审核后归档。2.文件资料的整理归档的文件资料应保持齐全完整，字迹清晰，签字盖章手续完备。按照分类标准对文件资料进行分类整理，同一类文件应按照时间顺序排列。对于纸张破损、字迹模糊的文件，应进行修复或复制后再归档。电子文件应按照规定的格式和命名规则进行整理存储，确保其可读性和可利用性。3.文件资料的装订归档的文件资料应进行装订，装订应牢固、整齐，便于翻阅和保存。纸张规格应统一，一般采用A4纸。装订时应去除金属物，如订书钉（除不锈钢订书钉外）、回形针、大头针等。4.文件资料的编目归档的文件资料应编制目录，目录应包括文件编号、名称、日期、保管期限等内容。目录应打印或书写清晰，一式两份，一份随档案装订，一份单独成册作为检索工具。电子文件应建立电子目录，便于计算机检索。四、归档流程1.文件资料的形成与收集各科室、部门员工在工作中形成的文件资料，由本人及时整理后交科室负责人。科室负责人对文件资料进行初步审核，确保其完整性和准确性后，填写《文件资料收集登记表》，并将文件资料交档案室管理人员。2.档案室接收与整理档案室管理人员对接收的文件资料进行核对，检查其是否符合归档要求。对不符合要求的文件资料，及时返回科室进行补充或修正。按照分类标准对文件资料进行整理、装订和编目，建立档案台账。3.档案上架与存储将整理好的档案按照类别和保管期限上架存放，确保档案存放有序，便于查找。对于电子档案，应存储在专用的存储设备上，并定期进行备份，防止数据丢失。五、档案保管期限1.永久保管卫生院的重要历史资料、法规性文件、重大事件记录等。涉及卫生院权益的重要合同、协议等。卫生院的财务决算、审计报告等。2.长期保管卫生院的年度工作计划、总结、报告等。医疗业务档案中的病历档案、医疗质量控制资料等。公共卫生档案中的居民健康档案、传染病防治资料等。人事档案、员工培训记录、考核资料等。设备采购合同、维修记录、资产清单等。保管期限为10年至50年。3.短期保管一般性的文件资料、通知、便函等。临时性的工作计划、总结、报告等。医疗文书中的检查报告、检验单、医嘱单等。保管期限为1年至10年。六、档案查阅与借阅1.查阅因工作需要查阅档案的，查阅人应填写《档案查阅申请表》，注明查阅目的、查阅内容等，经所在科室负责人签字同意后，交档案室管理人员办理查阅手续。档案室管理人员根据查阅申请表，提供相应的档案，并在查阅现场进行监督。查阅人应爱护档案，不得在档案上涂改、标记、抽取、撤换、损坏等。查阅完毕后，应及时将档案归还档案室。2.借阅因特殊原因需要借阅档案的，借阅人应填写《档案借阅申请表》，注明借阅目的、借阅期限等，经所在科室负责人和档案室负责人签字同意后，方可办理借阅手续。借阅期限一般不得超过[X]个工作日，如需延长借阅期限，应提前办理续借手续。借阅人应妥善保管档案，不得转借他人，不得擅自复制、传播档案内容。借阅期满后，应及时将档案归还档案室。档案室管理人员应对借阅档案进行跟踪检查，如发现档案有损坏、丢失等情况，应及时追究借阅人的责任。七、档案保密与安全1.保密措施档案室应建立严格的保密制度，明确保密责任，加强对档案管理人员的保密教育。档案管理人员应严格遵守保密规定，不得泄露档案内容，不得私自查阅、复制、传播档案信息。对涉及国家机密、卫生院商业秘密和个人隐私的档案，应采取特殊的保密措施，如加密存储、限制查阅范围等。2.安全管理档案室应配备必要的安全设施，如防火、防盗、防潮、防虫、防鼠等设备，确保档案的安全存放。定期对档案进行检查和清点，发现问题及时处理。加强对档案室的日常管理，严禁无关人员进入档案室。档案管理人员应掌握基本的安全知识和技能，如火灾扑救、防盗报警等，确保在突发情况下能够及时有效地保护档案安全。八、档案鉴定与销毁1.鉴定定期对档案进行鉴定，确定档案的保管期限是否合理，是否需要继续保存。成立档案鉴定小组，由档案室管理人员、业务骨干和相关领导组成，对档案进行全面审查和鉴定。鉴定小组应根据档案的内容、价值、保管期限等因素，提出鉴定意见，填写《档案鉴定意见书》。2.销毁对经过鉴定确定已无保存价值的档案，应按照规定的程序进行销毁。填写《档案销毁申请表》，注明销毁档案的名称、数量、保管期限等，经所在科室负责人、档案室负