公司分散采购管理流程及监管办法

公司分散采购管理流程及监管办法一、总则（一）目的与依据为规范公司分散采购行为，提高采购效率，降低采购成本，确保采购过程的公开、公平、公正，防范采购风险，依据国家相关法律法规及公司内部管理制度，特制定本办法。本办法旨在平衡采购灵活性与规范性，适用于公司各部门及下属单位（以下统称“各单位”）的分散采购活动。（二）定义分散采购是指在集中采购目录以外，或虽在集中采购目录内但因特殊情况（如紧急需求、小额零星采购等）经批准后，由各单位按照本办法规定自行组织实施的采购行为。（三）适用范围本办法适用于公司所有分散采购活动。涉及固定资产投资、重大项目采购等另有规定的，从其规定。各单位应根据本办法，结合自身实际情况细化操作细则，但不得与本办法的基本原则和核心条款相抵触。（四）基本原则分散采购应遵循以下原则：1.合规性原则：严格遵守国家法律法规及公司内部规章制度。2.效益优先原则：在保证质量的前提下，力求以最合理的成本获取所需物资或服务。3.公开透明原则：采购过程及结果应在规定范围内公开，接受监督。4.权责对等原则：明确各单位及相关人员在分散采购中的职责与权限，责任到人。5.诚实信用原则：采购双方应恪守承诺，杜绝欺诈、串通等不正当行为。二、组织与职责（一）采购管理部门公司采购管理部门（或指定牵头部门，下同）是分散采购的归口管理部门，主要职责包括：1.制定和完善公司分散采购管理制度及操作流程。2.对各单位分散采购活动进行指导、监督与检查。3.组织分散采购相关的培训工作。4.负责分散采购信息的统计、分析与上报。5.协调处理分散采购中出现的争议和投诉。（二）需求单位各单位是分散采购的需求提出和具体实施单位，主要职责包括：1.根据实际工作需要，提出合理的采购需求，明确采购标的的技术规格、数量、质量要求、交付时间等。2.按照本办法规定组织实施具体的分散采购活动。3.负责采购合同的洽谈、签订、履行及后续的验收、付款申请等工作。4.妥善保管采购过程中的相关文件资料，并按规定归档。5.主动接受采购管理部门及其他相关部门的监督检查，及时报告采购过程中出现的问题。（三）财务部门财务部门负责分散采购的资金管理与支付审核，包括：1.对采购预算的合规性进行审核。2.依据符合规定的采购合同、验收证明、合法票据等办理付款手续。3.对分散采购的财务支出情况进行监督。（四）监督审计部门监督审计部门负责对分散采购活动的合规性、效益性进行独立监督与审计，对发现的违规行为进行调查处理。三、分散采购管理流程（一）采购需求与预算申报1.需求提出：各单位根据业务发展和日常运营需要，由具体使用人或业务负责人提出采购需求，填写《采购需求申请表》，明确采购物品或服务的名称、规格型号、数量、质量标准、预估单价、总价、需求日期及其他特殊要求。2.部门审核：《采购需求申请表》经单位负责人审核，确保需求的合理性、必要性。3.预算核查：财务部门（或各单位预算管理员）对采购需求的预算额度进行核查，确认是否在年度预算范围内。无预算或超预算的采购需求，需按预算调整流程报批。4.审批：根据采购预估金额及公司授权审批权限，《采购需求申请表》逐级上报审批。（二）采购方式确定与执行根据分散采购的预估金额和物品特性，可采用以下采购方式：1.直接采购：适用于预估金额较小、市场价格透明且单一来源的小额零星采购。采购人员可直接向信誉良好的供应商询价采购，但应至少获取一家供应商的报价信息并保留记录。2.比价采购：适用于预估金额略高，市场上有多家供应商可提供的常规物品或服务。采购人员应向至少三家（含三家）符合条件的供应商发出询价单，获取书面报价，进行比较后择优确定供应商。报价单应包含产品规格、数量、价格、交货期、付款条件等要素。3.单一来源采购：适用于只能从唯一供应商处采购的特殊情况（如专利、专有技术、紧急抢修等）。采用单一来源采购需提供充分的理由说明，并按较高审批层级报批。4.其他采购方式：对于特殊或复杂的采购项目，经采购管理部门同意，可采用竞争性谈判、询价等其他适宜的采购方式。无论采用何种方式，采购人员均需对供应商的资质、信誉、产品质量和售后服务能力进行必要的考察和评估。（三）合同签订1.达到一定金额标准的采购，必须签订书面采购合同。合同内容应包括：供需双方名称、采购物品或服务的详细描述、数量、价格、质量标准、交付时间与地点、验收标准、付款方式、违约责任、争议解决方式等核心条款。2.采购合同文本应优先采用公司标准合同范本。特殊情况需使用非标准范本的，应经过法务部门（或指定合同审核人员）审核。3.合同经双方法定代表人或授权代表签字并加盖公章（或合同专用章）后生效。（四）验收与入库1.供应商按合同约定交付物品或提供服务后，采购需求部门（或使用部门）应组织相关人员（必要时可邀请技术部门参与）依据采购合同、订单及相关质量标准进行验收。2.验收合格的，填写《采购验收单》，详细记录验收情况，由验收人签字确认。验收不合格的，应及时通知供应商，明确问题所在，并根据合同约定进行处理（如退货、换货、索赔等）。3.对于需要入库管理的物品，验收合格后应办理入库手续，仓库管理员在《采购验收单》上签字确认，并登记入账。（五）付款与结算1.采购人员凭审批通过的《采购需求申请表》、《采购验收单》、合法有效的发票、采购合同（如需）等原始凭证，按照公司财务报销制度办理付款申请。2.财务部门对上述凭证的完整性、合规性进行审核，审核无误后按合同约定的付款方式和期限办理付款。（六）采购档案管理各单位应指定专人负责分散采购档案的归集、整理和保管。采购档案包括但不限于：采购需求申请表、审批文件、询价记录、报价单、采购合同、验收单、入库单、发票复印件、付款凭证等。采购档案的保管期限应符合公司档案管理规定。四、监管与责任（一）内部监管1.日常监督：各单位负责人是本单位分散采购第一责任人，应对本单位的分散采购活动进行日常监督检查，确保流程合规。2.定期检查：采购管理部门会同财务、监督审计部门定期或不定期对各单位的分散采购制度执行情况、采购档案、采购效率、价格合理性等进行抽查或专项检查。检查结果将作为各单位绩效考核的参考依据之一。3.预算控制：财务部门严格控制采购预算的执行，对无预算、超预算的采购行为不予办理付款。（二）外部监管积极配合上级主管部门、财政、审计等外部机构的监督检查。（三）信息公开与反馈1.分散采购的结果（如供应商、中标/成交金额等）可在公司内部适当范围内进行公示，接受员工监督。2.公司设立并公布采购监督投诉电话和邮箱，鼓励员工对采购过程中的违规违纪行为进行举报。对举报人的信息予以保密，对举报属实的给予适当奖励。（四）责任追究对于违反本办法规定，有下列行为之一的，公司将视情节轻重对相关责任人进行批评教育、经济处罚、行政处分，构成犯罪的，移交司法机关处理：1.未履行审批程序擅自采购的；2.虚报冒领、弄虚作假套取采购资金的；3.恶意串通供应商，损害公司利益的；4.接受供应商回扣、贿赂或其他不正当利益的；5.采购过程中失职渎职，造成公司资产损失的；6.违反保密规定，泄露采购敏感信息的；7.拒绝、阻挠监督检查或提供虚假资料的。五、附则（一）解释权本办法