行政办公文档规范模板

行政办公文档规范模板一、引言行政办公文档是组织内部信息传递、事务处理、决策支持的重要载体，其规范性直接影响工作效率、信息准确性及组织形象。为统一标准、提升文档质量，特制定本规范模板。本模板旨在为各类行政办公文档提供通用的格式、结构及撰写指引，适用于日常通知、报告、请示、函件等常用文书。二、通用规范（一）页面设置1.纸张规格：A4纸（210mm×297mm）。2.页边距：上、下、左、右页边距均设置为[常规标准值]，确保阅读舒适与内容完整。3.页眉页脚：*页眉：可包含组织名称或部门名称，文字居中或居左，字号略小于正文。*页脚：包含页码，页码居中放置，格式统一（如“-1-”）。若文档篇幅较短（一页内），页码可省略。（二）字体与字号1.标题：*一级标题：[常用标题字体]，[对应字号]，加粗，居中或居左。*二级标题：[常用标题字体]，[对应字号]，加粗，居左。*三级及以下标题：[常用标题字体]，[对应字号]，可根据需要加粗，居左。2.正文：[常用正文字体]，[对应字号]，行间距设置为[常规行间距值]，段间距设置为[常规段间距值]或自动。3.落款、日期、附注：[常用正文字体]，[对应字号，通常小于正文]。（三）段落格式1.对齐方式：正文一般采用两端对齐或左对齐。标题采用居中或左对齐（遵循前述标题规范）。2.首行缩进：正文段落首行缩进[常规字符数]字符，或采用段前空两格的习惯。3.序号使用：*层级序号依次为：一、（一）、1.、（1）、①等，使用时应层级分明，不得越级。*若为并列条目，可使用“一是、二是、三是……”或“首先、其次、再次、最后”等连接词，或使用项目符号（•、-等）。（四）标点符号严格按照国家发布的《标点符号用法》执行，确保语句停顿准确、语意清晰。避免滥用或错用标点。（五）语言表达1.准确：用词精准，避免歧义，数据、事实务必核实无误。2.简洁：开门见山，言简意赅，避免冗余、空洞的表述。3.规范：使用书面语，避免口语化、网络用语及不规范简称。涉及专业术语应使用标准提法。4.得体：根据行文对象（上级、平级、下级）和行文目的，选择恰当的语气和表达方式。（六）署名与日期1.署名：根据文档性质确定署名单位或个人。正式公文通常署单位全称并加盖公章。2.日期：采用中文日期格式，如“YYYY年MM月DD日”。日期一般位于署名下方或文档右下角。三、主要文档类型及模板示例（一）通知定义：用于批转下级机关的公文，转发上级机关和不相隶属机关的公文，发布规章，传达要求下级机关办理和需要有关单位周知或者执行的事项，任免人员。模板：[发文单位]关于[事项]的通知[主送单位/部门：]（若为普发性通知，此栏可省略或写“各部门/各单位：”）[发文事由：简明扼要地说明发布通知的原因、依据或目的。例如：“为确保[某项工作]顺利开展…”或“根据[上级指示/会议决定]…”][具体事项：清晰、分点列出通知的核心内容、要求、安排等。每条事项应明确具体，具有可操作性。]一、[事项一内容]二、[事项二内容]（一）[事项二下的子项]（二）[事项二下的子项]三、[事项三内容][执行要求/希望与号召：提出贯彻执行通知的要求，或对相关单位/人员提出期望。例如：“请各单位高度重视，认真组织落实，并于[日期]前将[相关材料]报送至[部门]。”]特此通知。（联系人：[姓名]联系电话：[电话号码]）（根据需要添加）[发文单位全称]（盖章）[YYYY年MM月DD日]（二）报告定义：用于向上级机关汇报工作、反映情况、答复上级机关的询问。模板：[发文单位]关于[工作/情况]的报告[主送单位/上级领导：][引言/概述：简要说明报告的背景、目的和主要内容梗概。例如：“根据[要求/安排]，现将我单位[某段时间/某项工作]的开展情况报告如下：”]一、[工作开展情况/主要成绩]（一）[具体方面一及成效]（二）[具体方面二及成效]（可附相关数据、案例支撑）二、[存在的问题与不足]（一）[问题一描述及原因分析]（二）[问题二描述及原因分析]（问题应客观、具体，分析应深入）三、[下一步工作计划/改进措施]（一）[针对问题一的计划/措施]（二）[针对问题二的计划/措施]（计划应切实可行，有明确的方向和初步设想）[总结/结语：对全文进行简要总结，或提出需上级知晓、支持的事项。例如：“以上为我单位[工作/情况]的简要报告，请审阅。”或“恳请上级对[某方面工作]给予指导和支持。”]（联系人：[姓名]联系电话：[电话号码]）（根据需要添加）[发文单位全称]（盖章，视情况）[YYYY年MM月DD日]（三）请示定义：用于向上级机关请求指示、批准。模板：[发文单位]关于[事项]的请示[主送单位/上级领导：][请示事由：阐明为何提出请示，即请示的背景、原因、依据。应简明扼要，理由充分。例如：“为解决[某问题]，顺利推进[某工作]，现就[具体事项]请示如下：”][请示事项：清晰、具体地列出请求上级指示或批准的事项。一项请示应集中反映一个问题，提出一项请求。]一、[具体请示事项一，如：关于[事项内容]的请求]二、[具体请示事项二，如：恳请批准[具体方案/预算/人员等]][阐述理由/说明情况：详细说明提出该请示事项的必要性、可行性、以及可能带来的效益或解决的问题。可附带相关政策依据、数据、论证材料等。][期望批复：明确表达希望上级批复的具体内容或倾向。例如：“鉴于以上情况，恳请上级批准[请示事项核心内容]。”或“以上请示当否，请批示。”]（联系人：[姓名]联系电话：[电话号码]）[发文单位全称]（盖章）[YYYY年MM月DD日]（四）函定义：用于不相隶属机关之间商洽工作、询问和答复问题、请求批准和答复审批事项。模板（商洽函/询问函）：[发函单位]关于商洽[事项]/询问[问题]的函[收函单位：][开头：说明发函的目的和依据。例如：“为[目的]，根据[依据]，现就[商洽事项/询问问题]致函如下：”][主体：详细阐述商洽的具体内容、拟达成的意向，或需要询问的具体问题。内容应明确、具体，便于对方理解和回复。]一、[商洽事项/询问问题一的具体内容]二、[商洽事项/询问问题二的具体内容][结尾：提出希望或要求。例如：“恳请贵单位研究并给予回复。”或“请贵单位就上述问题予以函复为盼。”]（联系人：[姓名]联系电话：[电话号码]）[发函单位全称]（盖章）[YYYY年MM月DD日]模板（复函）：[发函单位]关于[来函事项]的复函[收函单位：]贵单位《关于[来函标题]的函》（[来函文号，如有]）收悉。经研究，现就函中所询/所商事项答复如下：[针对来函事项逐一明确答复。同意的，可说明具体意见；不同意的，应说明理由；需进一步研究的，可告知进展情况和预计时间。]一、关于[来函事项一]：[答复意见]二、关于[来函事项二]：[答复意见][结尾：如无其他事项，可写“此复。”]（联系人：[姓名]联系电话：[电话号码]）[发函单位全称]（盖章）[YYYY年MM月DD日]四、附则1.本规范为通用模板，各部门可根据实际工作需要，在遵循本规范核心原则的基础上，对具体格式细节进行适