机关单位文档资料管理规范

机关单位文档资料管理规范一、引言机关单位文档资料是单位在履行职能、开展工作过程中形成的具有保存价值的各种文字、图表、声像等不同形式的历史记录，是机关单位工作的重要组成部分和宝贵财富。规范文档资料管理，对于确保工作的连续性、提高工作效率、保障信息安全、促进决策科学化具有至关重要的意义。为进一步加强我单位文档资料管理工作，使其制度化、规范化、科学化，特制定本规范。二、总则（一）定义本规范所称机关单位文档资料（以下简称“文档资料”），是指机关单位在公务活动中形成的，反映单位工作活动、具有查考利用价值的各种门类和载体的历史记录，包括纸质文件、电子文档、音像资料、实物等。（二）管理原则文档资料管理遵循以下原则：1.统一领导，分级负责：实行单位统一领导下的部门分工负责制，明确各级各类人员职责。2.规范有序，全程管理：从文档资料的形成、办理、积累、整理、鉴定、归档、保管到利用、销毁，实行全过程规范化管理。3.安全保密，严防泄密：严格执行国家保密法律法规，确保涉密和敏感文档资料的安全。4.真实准确，完整系统：保证文档资料的真实性、准确性、完整性和系统性，如实反映单位工作情况。5.便于利用，服务工作：在安全保密的前提下，优化文档资料管理流程，为单位各项工作提供有效服务。（三）适用范围本规范适用于本机关单位所有部门及全体工作人员在公务活动中形成的各类文档资料的管理。三、管理机构与职责（一）单位办公室（或指定档案室）单位办公室（或指定档案室，下同）是文档资料管理的职能部门，负责统筹、指导、监督和检查本单位的文档资料管理工作。主要职责包括：1.贯彻执行国家有关文档资料管理的法律法规和方针政策，制定和完善本单位文档资料管理规章制度。2.负责对各部门文档资料管理工作进行业务指导和培训。3.负责接收、整理、鉴定、保管、统计和提供利用本单位的归档文档资料。4.组织实施文档资料的数字化加工和信息化管理工作。5.按规定向上级档案主管部门或同级国家综合档案馆移交档案。6.负责过期文档资料的销毁鉴定与组织工作。（二）各业务部门各业务部门是文档资料形成和前期管理的责任主体，应指定专人（兼职档案员）负责本部门文档资料的收集、整理、预归档和向单位办公室（档案室）移交工作。主要职责包括：1.严格执行本单位文档资料管理规定，做好本部门文档资料的日常积累、收集和初步整理。2.按照规定期限和要求，将符合归档条件的文档资料向单位办公室（档案室）移交。3.协助单位办公室（档案室）开展文档资料的利用和编研工作。（三）工作人员全体工作人员在公务活动中形成的文档资料，均有责任及时、完整地收集整理，并按规定移交本部门兼职档案员或单位办公室（档案室），不得私自留存、销毁或据为己有。四、文档资料的形成与办理（一）文档资料的形成1.工作人员在公务活动中应规范制作各类文档资料，确保其内容真实、准确、完整，格式规范，字迹清晰，符合国家及本单位有关公文处理和文档制作的规定。2.电子文档的形成应符合相关技术标准，确保其真实性、完整性、可用性和安全性。重要电子文档应同时形成纸质备份或采用可靠的电子归档方式。（二）文档资料的办理与积累1.文档资料在办理过程中，承办人应妥善保管，防止丢失、损毁或泄密。2.建立健全文档资料积累制度，各部门及工作人员应将办理完毕的文档资料及时进行分类、排序，确保不遗漏。五、文档资料的收集与整理（一）收集范围凡是反映本单位工作活动、具有查考利用价值的各种门类和载体的文档资料，均属收集归档范围。主要包括：1.本单位制定的各类文件、会议纪要、工作计划、总结、报告、统计报表等。2.对外行文、收文及其办理过程中的相关材料。3.重要的会议材料（会议通知、议程、纪要、领导讲话、典型发言、讨论材料等）。4.本单位在公务活动中形成的合同、协议、证书、奖状、照片、录音录像等。5.其他具有保存价值的文档资料。（二）收集要求1.收集要及时，做到随办随收或定期收集（如每月、每季度）。2.收集要完整，确保每份文档资料的各个组成部分（如正文、附件、审批件、转发件等）齐全。3.收集要准确，确保文档资料的内容与形成过程一致。（三）整理与组卷1.遵循文档资料的形成规律和特点，保持文件之间的有机联系，便于保管和利用。2.按照年度、组织机构（或问题）、保管期限等进行分类。3.对文档资料进行编号、排列、编写页码、填写卷内目录和备考表，装订成册（或装盒）。4.电子文档应按照规定的格式和命名规则进行整理、存储，并建立相应的检索目录。六、文档资料的归档（一）归档时限1.年度性文档资料，一般应在次年上半年完成归档。2.专项工作、重要会议、重大活动形成的文档资料，应在工作结束或活动完毕后三个月内完成归档。3.基建项目、科研课题等形成的文档资料，应在项目或课题验收后三个月内完成归档。4.电子文档应与纸质文档同步形成、同步归档。（二）归档要求1.归档的文档资料必须是办理完毕、具有保存价值的正式文本。2.归档的文档资料应齐全、完整、准确，符合整理规范要求。3.涉密文档资料的归档，必须严格遵守保密规定，单独存放，专柜保管。4.移交归档时，应填写《文档资料移交清单》，双方核对无误后签字确认，清单一式两份，双方各执一份。七、文档资料的保管与保护（一）库房管理1.文档资料库房应符合《档案馆建筑设计规范》要求，具备防火、防盗、防潮、防虫、防鼠、防高温、防光、防尘等“九防”措施。2.库房内保持适宜的温度（14-24℃）和相对湿度（45-60%）。3.库房内严禁吸烟和存放易燃易爆物品。4.建立库房管理制度，定期进行安全检查和环境监测。（二）载体保护1.纸质文档资料应使用符合档案保护要求的纸张、墨水、装订材料。2.对破损、褪色的文档资料应及时进行修复和复制。3.电子文档应存储在安全可靠的载体上，并进行定期备份，防止数据丢失或损坏。存储介质应远离强磁场、强热源。4.照片、录音录像带、光盘等特殊载体文档资料，应按照其特性采取相应的保护措施。（三）日常管理1.建立文档资料台账，对入库文档资料进行详细登记、统计。2.文档资料的存放应科学有序，便于查找。3.严格执行库房出入制度，非管理人员未经许可不得进入库房。八、文档资料的利用与借阅（一）利用原则文档资料的利用应遵循“内外有别、按需提供、严格审批、注意保密”的原则。（二）利用范围与权限1.本单位工作人员因工作需要查阅非涉密文档资料，须经本部门负责人同意，到单位办公室（档案室）办理查阅手续。2.查阅涉密文档资料，须经单位分管领导或主要领导批准，并严格遵守保密规定。3.外单位人员查阅本单位文档资料，须持单位介绍信和有效身份证件，经单位办公室（档案室）负责人审核，并报本单位分管领导批准。4.查阅涉及党和国家秘密、商业秘密、工作秘密以及个人隐私的文档资料，必须严格按照保密规定执行，不得擅自扩大知悉范围。（三）借阅规定1.借阅文档资料必须填写《文档资料借阅登记表》，注明借阅人、部门、借阅事由、借阅期限、文档资料名称及编号等。2.借阅期限一般不超过十五个工作日，确需延长的，须办理续借手续。3.借阅的文档资料不得涂改、勾画、抽取、撤换、增删、污损，不得擅自复制、拍摄、抄录（经批准的除外）。4.涉密文档资料原则上不得带出阅档室，确因工作需要带出的，须经单位主要领导批准，并采取严格的保密措施。5.借阅人应按时归还所借文档资料，归还时由管理人员当面核对无误后注销。九、文档资料的鉴定与销毁（一）鉴定1.文档资料的保管期限分为永久、定期（长期、短期）。归档时应根据国家有关规定和文档资料的实际价值确定保管期限。2.对于保管期限已满的文档资料，由单位办公室（档案室）会同相关业务部门进行鉴定，提出存毁意见。（二）销毁1.经鉴定确无保存价值的文档资料，应按规定程序报单位领导批准后予以销毁。2.销毁文档资料前，必须编制《文档资料销毁清册》，详细列明销毁文档资料的名称、数量、起止年度、销毁原因等。3.销毁涉密文档资料，必须严格按照保密规定执行，由两人以上负责监销，并在销毁清册上签字。严禁将销毁的文档资料作为废纸出售或随意丢弃。4.《文档资料销毁清册》应永久保存。十、数字化与信息化管理（一）数字化加工积极推进文档资料的数字化加工工作，对重要的纸质文档资料进行扫描、著录、存储，建立数字档案库。数字化加工应符合国家相关标准，确保数字副本的真实性、完整性、可用性和安全性。（二）信息化系统建设建立健全文档资料管理信息系统，实现文档资料的著录、存储、检索、利用、统计等环节的信息化管理。加强系统安全保密措施，防止数据泄露和丢失。（三）电子文档管理1.电子文档的形成、流转、归档应符合《电子文件归档与管理规范》要求。2.确保电子文档的真实性，采用可靠的电子签名或其他身份认证技术。3.电子文档应定期进行备份，并转换为符合长期保存要求的格式。十一、监督与责任追究1.单位办公室（档案室）应定期对各部门文档资料管理工作进行监督检查，对发现的问题及时提出整改意见。2.对在文档资料管理工作中做出显著成绩的部门和个人，单位应予以表彰和奖励。3.对违反本规范，造成文档