董事会会议记录模板及填写指南

董事会会议记录模板及填写指南在现代公司治理结构中，董事会会议是决策的核心枢纽，而一份规范、准确、完整的董事会会议记录，则是保障决策透明、责任清晰、历史可溯的关键文书。它不仅是董事会履职过程的客观反映，更是公司后续行动的依据，以及应对潜在法律审查的重要凭证。本文旨在提供一套实用的董事会会议记录模板，并辅以详尽的填写指南，以期帮助企业提升治理水平，确保董事会运作的规范性与高效性。一、董事会会议记录核心原则在着手记录之前，理解并恪守以下核心原则至关重要：1.客观中立：记录应如实反映会议过程和内容，避免加入个人观点、推测或情绪化描述。2.准确完整：确保所有关键信息，特别是讨论的焦点、不同意见以及最终决议，都得到精确无误的记录。3.清晰简洁：语言表达应精炼、明确，逻辑清晰，便于阅读和理解，避免冗余和含糊不清的表述。4.及时规范：会议结束后应尽快整理出记录初稿，并按照既定流程进行审核、分发和归档，确保时效性和格式规范。5.保密安全：董事会会议内容多涉及公司核心机密，记录的制作、传递、保管均需严格遵守保密规定。二、董事会会议记录模板[公司全称]董事会会议记录会议届次：第[]届第[]次董事会会议会议类型：□定期会议□临时会议□特别会议会议时间：[XXXX年XX月XX日][上/下]午[XX时XX分]会议地点：[公司会议室具体地址或线上会议平台及接入方式]召集人：[董事长姓名](董事长)主持人：[主持人姓名](如与召集人不同需注明)记录人：[记录人姓名][记录人职务]一、参会人员：董事：[姓名1](职务，如：董事长)、[姓名2](职务，如：副董事长)、[姓名3](职务，如：董事)、[姓名4](独立董事)、[姓名5](董事)（共[]人）列席人员：[姓名A](职务，如：总经理)、[姓名B](职务，如：财务负责人)、[姓名C](职务，如：董事会秘书)（根据会议需要列明）法律顾问/外部专家：[姓名D](如适用)二、缺席人员及原因：[姓名X](董事)，原因：[如：因公出差、因病请假等，并注明是否已提交书面意见][姓名Y](董事)，原因：[同上]（共[]人）三、会议通知及材料送达情况：本次董事会会议通知及相关会议材料已于[XXXX年XX月XX日]（至少提前法定期限，如：十日）通过[邮寄/电子邮件/专人送达]方式送达全体董事。全体参会董事均确认已收到会议通知及全部会议材料。四、会议议程：1.审议《关于[议题一具体名称]的议案》2.审议《关于[议题二具体名称]的议案》3.审议《关于[议题三具体名称]的议案》...(其他议题)五、会议内容及决议：议程item1：审议《关于[议题一具体名称]的议案》主持人介绍了议案的背景情况及主要内容。[可简述议案核心内容，或注明“详见会议材料X”][董事姓名1]就[具体问题A]进行了询问/发表了意见：[简述主要观点，如：认为该方案市场风险可控，建议加强成本管控环节。][董事姓名2]就[具体问题B]进行了询问/发表了意见：[简述主要观点，如：对项目的技术可行性表示担忧，建议补充第三方评估报告。][列席人员姓名A]对董事提出的问题进行了回应/补充说明：[简述回应内容]经过充分讨论，主持人提请表决。表决情况：[应到董事人数]人，实到董事人数[]人，有效表决票[]票。同意[]票，反对[]票，弃权[]票。决议结果：[“通过”或“未通过”]。（如通过，应明确决议具体内容：1.批准《关于[议题一具体名称]的议案》。2.授权[具体部门/人员，如：公司管理层]负责办理后续相关事宜。或：鉴于[具体原因]，该议案未获通过，提请[下一步安排，如：另行召开会议审议/由相关部门修改后重新提交]。）议程item2：审议《关于[议题二具体名称]的议案》（记录方式同上，详细记录讨论焦点、不同意见、表决过程及结果）...(其他议程项目以此类推)六、其他事项：[如有无议程外但需要记录的重要事项，或董事长/主持人总结发言要点等]七、附件：1.本会议议程2.会议审议的各项议案及相关材料3.[其他需要附随的文件]八、散会时间：[XXXX年XX月XX日][上/下]午[XX时XX分]记录人：[手写签名]审阅：[董事会秘书或指定审阅人手写签名]董事签名：[董事姓名1]：______________[董事姓名2]：______________[董事姓名3]：______________...(所有参会董事均需签名)签署日期：[XXXX年XX月XX日]三、董事会会议记录填写指南（一）会前准备1.熟悉材料：记录人应事先仔细阅读会议议程及所有会议材料，了解议题背景和核心内容，以便更好地把握会议重点。2.准备工具：准备好录音设备（需事先获得会议主持人许可）、笔记本、笔，或使用电脑进行记录。确保设备电量充足、运行良好。3.了解参会人员：提前确认参会董事及列席人员名单、职务，避免记录时出现姓名或职务错误。（二）会议中记录要点1.基本信息准确无误：会议届次、时间、地点、召集人、主持人、记录人、参会人员、缺席人员及原因等，务必核对准确。2.议程逐项记录：严格按照会议实际议程顺序进行记录。3.讨论过程详略得当：*详记：对议案的核心分歧点、关键质疑、重要补充说明、不同董事的主要观点（尤其是反对意见和弃权理由）要详细记录。*略记：对一般性介绍、共识性意见或与决议关联性不大的细节，可适当简化。*聚焦决策：记录的核心是为了清晰反映决议的形成过程和依据，因此所有讨论都应围绕“是否支持议案”以及“为何支持/反对/弃权”展开。4.决议内容清晰明确：*表决情况：必须清晰记录应到人数、实到人数、有效票数、同意票数、反对票数、弃权票数。*决议结果：明确是“通过”还是“未通过”。*通过的决议：内容要具体、可执行，明确“批准什么”、“授权谁”、“做什么”。避免使用模糊不清的词语。5.准确引用：如果董事或列席人员引用了具体数据、报告名称或重要观点，应尽量准确记录。（三）会后整理与审核1.及时整理：会议结束后，应尽快（通常在1-2个工作日内）根据原始记录和录音（如有）整理出会议记录初稿。整理过程中，如有不清楚的地方，应及时向主持人或相关董事核实。2.内容复核：确保记录内容与会议实际情况一致，无遗漏、无歪曲、无错误。重点核对决议事项的表述是否准确完整。3.格式规范：按照模板要求调整字体、段落、编号等，确保格式统一、美观。4.内部审核：通常先由记录人自查，然后提交董事会秘书或指定人员进行审核，必要时可由董事长审阅。审核重点包括：完整性、准确性、合规性、逻辑性。5.征求意见与定稿：根据审核意见修改后，形成征求意见稿，按程序发送给各位参会董事审阅。董事对记录有异议的，应在指定期限内提出，记录人核实后作出相应修改。最终定稿后，方可打印正式文本。6.签署存档：将最终定稿的会议记录分发给各位董事签署。签署完毕后，作为公司重要档案资料，按照规定期限妥善保管，确保安全和保密。四、结语董事会会议记录的质量直接反映了公司治理的规范化程度。一份高质量的会议记录，