安全文件和档案管理制度

安全文件和档案管理制度第一章总则1.1目的为杜绝纸质与电子载体在流转、存储、利用、销毁环节中的失泄密、篡改、丢失、损毁风险，确保组织业务连续、证据完整、责任可追溯，特制定本制度。1.2适用范围本制度覆盖组织内部所有纸质文件、电子档案、音视频记录、图纸、实物印模、源代码、配置数据、日志、备份镜像及其元数据，适用于正式员工、外包人员、实习生、顾问、审计机构、合作方驻场人员。1.3基本原则最小可用原则：任何人员仅可接触完成职责所需的最小范围文件。全程留痕原则：从产生到销毁的每个动作必须记录操作者、时间、对象、结果。同步备份原则：电子档案在产生后30分钟内完成异地异质双副本。双人制约原则：涉密级及以上文件的借阅、修改、销毁须两人同时在场并交叉签字。技术与管理并重原则：制度、流程、工具、审计四位一体，缺一则视为失控。第二章职责矩阵2.1董事会审议安全文件与档案管理战略、年度预算、重大失泄密事件调查报告。2.2首席信息安全官（CISO）发布文件分类分级标准，审批超权限借阅申请，组织年度应急演练。2.3文件档案中心（RAC）集中保管纸质档案，维护电子档案管理系统（ERMS），执行日常盘点、杀虫、温湿度控制、磁介质重写。2.4数据所有者（DataOwner）对业务文件进行初始分级、定期复核、确定保留期限与访问范围。2.5系统管理员（SYSADM）维护加密存储、备份、日志、防病毒、补丁、堡垒机，确保技术措施与制度同频。2.6每一名员工发现标签脱落、权限异常、介质损坏须15分钟内通过工单系统上报；违规者承担直接损失5%–20%的赔偿责任，情节严重者移交司法机关。第三章分类与分级3.1分类维度按业务：研发、财务、人事、合同、采购、审计、董事会、工会。按载体：纸质、电子、实物、音视频、源代码、配置、日志。按法规：会计档案、税务资料、个人信息、知识产权、国家秘密。3.2分级标准公开级（P0）：可对外发布，丢失无风险。内部级（P1）：仅限内部员工，泄露可能干扰日常运营。敏感级（P2）：泄露可能导致监管处罚、客户索赔、竞争劣势。涉密级（P3）：泄露将造成重大经济损失或刑事责任。绝密级（P4）：泄露将危及组织生存或国家安全。3.3标识要求纸质文件在封面右上角加盖分级章，电子文件在文件名尾部追加“_Px”标记，元数据字段“classification”必填；任何未标识文件默认按最高历史级别处理。第四章生命周期控制4.1创建模板统一存放于ERMS“受控模板库”，禁止本地另存；新建文件须先选择模板，系统自动继承分级、水印、页眉二维码。4.2审核P2及以上文件须走线上审批流：起草人→部门负责人→法务→RAC，任何节点可打回；系统强制留痕，禁止线下签字后补。4.3分发纸质：使用RAC专用封装袋，封口贴一次性防揭标签，收件人拆封须录像。电子：通过加密邮件或安全文件交换系统（SFES），外发须加有效期与次数限制，过期自动焚毁。4.4使用在线浏览采用DRM技术，禁止打印、截屏、复制；确需离线使用须申请“离线令牌”，令牌内置硬件指纹，超时4小时自动失效。4.5归档纸质：在办结后5个工作日内移交RAC，填写《纸质档案移交清单》，双方签字；RAC在48小时内完成编目、拍照、上传电子索引。电子：由系统于每日凌晨02:00自动归集至“长期保存区”，同步生成MD5、SHA256、时间戳，写入区块链存证。4.6保管纸质库房：双锁防盗门，温度14–24℃，相对湿度45–60%，无窗或双层防紫外玻璃，气体灭火系统，入侵报警与7×24小时录像，录像保存3年。电子：采用对象存储多AZ冗余，加密算法AES-256-GCM，密钥托管在硬件安全模块（HSM），每年进行密码算法安全性评估。4.7鉴定与处置RAC每年11月启动到期鉴定，形成《档案处置建议表》，数据所有者15日内确认；续存：延长5年；销毁：P0–P2采用交叉shredder粒径≤5mm，P3–P4采用焚毁炉850℃以上高温，留存灰烬照片与视频；电子数据使用NISTSP800-88标准清除法4遍覆写加物理粉碎。第五章访问控制5.1身份鉴别内部：双因子认证（UKey+指纹）；外部：VPN+短信+硬件特征码绑定；访客：临时账号有效期≤8小时，MAC地址白名单。5.2授权模型RBAC+ABAC混合：角色定义基础权限，属性（项目、密级、时间段、地理位置）动态微调；系统每小时自动回收越权会话。5.3最小权限审计每季度导出权限矩阵，由部门负责人、内审、CISO三方逐条核对，发现多余权限24小时内回收，审计报告公示5个工作日。第六章存储与备份6.1存储架构生产区：SSD热数据，保留90天；近线区：机械盘冷数据，保留1年；长期区：蓝光光盘塔，预计寿命50年；灾备区：异地300km以上，网络延迟≤50ms。6.2备份策略实时：数据库开启归档日志，RPO≤15秒；每日：凌晨01:00全量快照，保留30天；每周：周日03:00差异备份，保留8周；每月：首个周六04:00离线磁带，保留7年；每年：年末做只读镜像，刻录三份光盘，分别存放总部、银行保管箱、国家档案馆。6.3恢复演练每半年执行一次“无通知”恢复演练，随机挑选5%业务系统，要求在4小时内恢复到一致性状态，RTO≤2小时；演练结果纳入部门KPI，失败团队扣减年度奖金3%。第七章传输安全7.1内部传输采用TLS1.3+国密SM4混合加密，证书固定pinning，禁止自签；大文件使用内网P2P加速，切片哈希校验，传输出错自动重传。7.2外部传输通过DMZ区前置机，文件落地即病毒扫描、脱敏、DLP内容检测；涉密级文件须拆分两段，分别通过不同运营商线路传输，接收端校验两段哈希拼接一致方可解密。7.3移动介质统一配发加密U盘，硬件口令错误10次自动格式化；禁用私人移动硬盘、手机、个人邮箱；外出携带须填写《移动介质外出单》，返回后2小时内交回并做只读病毒扫描。第八章审计与监控8.1日志范围用户登录、权限变更、文件读写、打印、截屏、外发、解密、销毁、备份、恢复、配置变更、物理门禁、视频监控、温湿度传感器。8.2日志格式采用JSON结构化，字段≥28项，包含用户ID、IP、MAC、资源URI、操作类型、结果码、耗时、风险评分；日志实时转发至SIEM，保存7年，不可篡改。8.3异常模型内置120条规则：如“非工作时间下载P3文件超过50份”“同一账号多地登录”“打印页数突增300%”；风险评分≥80自动阻断并电话告警安全运营中心（SOC）。8.4第三方审计每年聘请外部专业机构进行ISO27001、ISO22301、等保3.0合规审计，出具报告并向全员公开；对发现的高危问题30日内完成整改并提交复测。第九章物理与环境安全9.1库房选址避开洪涝、滑坡、地震断裂带，高于当地历史最高水位1.5m；外墙采用钢筋混凝土≥30cm，入口无窗，单行道防尾随。9.2门禁控制双人双锁，A、B钥匙分别由RAC主任与安保部经理保管；进入须刷卡+指纹+人脸，系统拍照存档；携带物品进出须通过X光机，纸质文件使用透明袋。9.3环境监控温湿度、烟感、水浸、红外、玻璃破碎、振动六类传感器实时联网；异常10秒内触发本地蜂鸣+短信+大屏弹窗；每月由第三方校准传感器并出具证书。9.4灾备物资库房内备有防火档案箱20只，真空袋、干燥剂、防酸无酸纸、一次性手套、N95口罩、应急手电、食品水、卫星电话；每季度检查有效期，形成《物资点检表》。第十章外包与第三方管理10.1准入评估合作方须通过安全资质审查，提供近3年无重大数据泄露声明、ISO27001证书、员工背景调查比例≥90%。10.2合同约束签署《数据处理协议》（DPA），明确分级责任、违约金为合同总额3倍、保密义务延续至合同结束后5年。10.3现场管控外包人员使用独立VLAN，禁止接入生产网；打印、刻录、拍照须申请白名单，全程录像；离场时安保部进行数字安检，包括手机相册、云盘、邮件草稿。第十一章个人信息与隐私保护11.1识别与映射通过数据发现工具对姓名、身份证、银行卡、人脸、指纹、健康信息进行自动识别，形成《个人信息清单》。11.2最小化收集“用多少、收多少”，禁止超范围采集；前端页面须嵌入动态脱敏，开发环境使用假数据。11.3权利响应建立“个人信息主体权利响应平台”，支持在线行使查阅、更正、删除、撤回同意、注销账号；收到请求24小时内完成身份核验，15日内反馈结果并留存记录。第十二章知识产权与源代码管理12.1源代码分级公共组件P1、业务逻辑P2、核心算法P3、加密密钥与协议实现P4。12.2版本库安全Git服务器开启GPG签名验证，拒绝未签名提交；合并请求须两人CodeReview+静态扫描+动态扫描，全部通过方可入库。12.3外发控制源代码外发须拆分片段、去除关键常量、加入水印、编译为SDK；与外部合作方共享须走专利部、法务、CISO三方审批，并嵌入指纹追踪。第十三章应急与业务连续性13.1事件分级P0轻微、P1一般、P2较大、P3重大、P4特别重大。13.2应急预案针对火灾、水灾、地震、爆炸、网络攻击、勒索病毒、人为破坏、供应链中断、战争、疫情10类场景，制定专项预案；预案每年修订，附流程图、通讯录、资源清单、决策树。13.3演练与复盘每季度桌面推演，每年实战演练；演练结束后48小时内召开复盘会，输出《改进清单》，责任人与截止日期录入项目管理系统，完成率纳入年终考核。第十四章培训与意识14.1入职培训不少于4学时，内容涵盖分级、标识、传输、销毁、法律责任；培训结束线上考试90分合格，不合格补考一次，仍不合格终止试用。14.2年度再教育全员每年2学时，关键岗位4学时；采用情景模拟、钓鱼演练、密室逃脱游戏化方式，参与率≥98%。14.3宣传阵地电梯海报、食堂电视、电脑屏保、企业微信表情包、知识竞赛、积分商城兑换礼品，全年持续曝光。第十五章合规与罚则15.1法规清单《档案法》《数据安全法》《个人信息保护法》《网络安全法》《保守国家秘密法》《电子签名法》《会计档案管理办法》及行业监管细则。15.2内部处分轻微违规：书面警告+再培训；一般违规：扣减季度绩效10%+通报批评；严重违规：降级或停职+赔偿损失；特别严重：解除劳动合同+追偿全部损失+列入行业黑名单+移交司法。15.3奖励机制主动发现重大隐患并及时整改，避免损失的，按年度避免损失金额1–5%给予个人或团队奖励，最高50万元。第十六章持续改进16.