关工委档案管理制度

关工委档案管理制度第一章总则1.1制度定位关工委档案是记录关心下一代工作全过程、全要素、全周期的原始凭证，是总结经验、研判规律、传承精神、接受监督的核心依据。本制度以“应收尽收、应归尽归、应管尽管、应用尽用”为原则，确保档案完整、真实、可用、安全，为决策、执行、评估、宣传提供一站式数据支撑。1.2适用范围本制度适用于关工委机关、直属单位、基层工作站及临时项目组的纸质、电子、声像、实物、数据五大形态档案，涵盖文书、项目、财务、照片、录音、录像、印章、奖牌、证书、数据库、系统日志等全部门类。1.3职责边界主任会议对档案工作负总责；分管副主任直接领导；办公室设档案专责岗，定编定人定经费；业务部门“谁形成、谁整理、谁移交”；档案室“谁接收、谁保管、谁提供利用”；信息化部门负责系统运维、数据备份、迁移、加密；财务、审计、纪检按职责实施同步监督。第二章归档范围与保管期限表2.1文书类2.1.1上级来文：中央、省、市、县四级关工委及党委政府、教育、共青团、妇联、民政等部门印发的政策性、指导性文件——永久。2.1.2本级发文：请示、报告、通知、通报、决定、纪要、函——永久。2.1.3会议记录：主任办公会、专题会、年会、学习会、培训会——永久。2.1.4工作简报、信息、专报——30年。2.1.5年度总结、计划、统计分析——永久。2.2项目类2.2.1“五老”宣讲、“朝阳助学”“法治进校园”“心理健康月”等品牌项目：立项书、实施方案、经费预算、合同协议、过程记录、评估报告、绩效台账——永久。2.2.2一般性单次活动：通知、签到、照片、小结——10年。2.3财务类2.3.1会计凭证、账簿、报表——30年。2.3.2项目经费拨付、使用、绩效、审计报告——永久。2.4声像类2.4.1数码照片：RAW或TIFF原始格式+JPEG浏览图，同一事件至少保留三张代表性画面——永久。2.4.2录像：4K/1080P原片+5分钟精剪版——永久。2.4.3录音：WAV原声+文字转写稿——永久。2.5实物类2.5.1印章、奖牌、证书、锦旗、捐赠书画、手工制品——永久。2.5.2活动用横幅、展板、服装、道具——视重要程度10年或永久。2.6数据类2.6.1业务系统后台数据、日志、代码、接口文档——系统生命周期+10年。2.6.2微信公众号、抖音、网站后台推文原稿、留言、投票、直播回放——永久。第三章形成与收集3.1前置控制所有业务系统上线、项目招标、会议召开、活动举办前，必须在方案中同步明确“归档清单”，列明载体、格式、份数、责任人、完成时限，无归档方案不予立项、不予报销、不予结项。3.2同步收集3.2.1纸质：使用80克A4无酸纸；激光打印；双面黑白，彩色页单独标注；盖章、签字、日期齐全。3.2.2电子：文本PDF/A-2b版式、OFD双备份；表格XLSX+CSV；图像600dpi以上；音频44.1kHz、16bit；视频H.264或H.265，码率≥25Mbps；元数据采用GB/T18894-2016标准字段。3.2.3实物：即时拍照并挂接“实物标签二维码”，实现“一物一档一码”。3.3责任到人每件材料由形成人负首责，在右上角或文件名前缀标注“形成人+手机号+日期”，确保可溯源。第四章整理与编号4.1分类方案采用“年度—门类—项目—保管期限”四级树状结构，代码共14位：YYYY—ML—XM—QX—NNNN。示例：2024—WS—FX—Y—0001，表示2024年文书类法治进校园项目永久卷第1卷。4.2立卷要求4.2.1纸质：1cm厚度一卷，三孔一线，棉线打结，案卷封面用250克牛皮卡纸，脊背贴不干胶标签，含二维码。4.2.2电子：建立“案卷级文件夹”，内置“归档文件级文件夹”，再挂接“原文+元数据+签名”三级目录，禁止嵌套超过三层。4.3页号与件号纸质逐页编页，位置右下角，蓝印号码机；电子以“件”为单位，采用“卷号+件号”组合命名，如2024WSFXY0001—003。4.4目录编制4.4.1卷内目录：序号、文号、责任者、题名、日期、页次、备注七要素。4.4.2案卷目录：年度、机构、案卷号、题名、起止日期、页数、保管期限、载体类型、存放位置、关键词。4.5质量检查整理人100%自检，部门30%抽检，档案室10%详检，抽检不合格整卷退回，并在OA公示，纳入年终绩效扣分。第五章移交与接收5.1时限项目结束后15日内完成部门整理，30日内向档案室移交；年度文书次年3月底前移交；声像、实物在活动结束后7日内移交。5.2手续填写《档案移交清单》一式两份，含序号、题名、份数、页数、载体、密级、完整性、责任人签字；档案室清点无误后出具《接收凭证》，双方各执一份，同步扫描上传档案系统。5.3拒收红线未按标准整理、缺页缺件、字迹模糊、载体损坏、无电子备份、无元数据、无签名盖章、涉密未定密、病毒检测不合格，一律拒收并退回整改。第六章保管与保护6.1库房标准独立设置，远离水源、污染源、厨房、卫生间；荷载≥600kg/㎡；防火二级以上；温湿度18℃—22℃、35%—55%；无窗或双层遮光窗；防紫外线；防尘、防虫、防鼠、防霉、防盗、防磁、防震；双人双锁，监控全覆盖，红外报警联网公安。6.2装具要求纸质用无酸纸盒、无酸纸袋、不锈钢柜；照片用中性纸+聚酯袋；磁带、光盘用防磁柜；实物用樟木囊匣+硅胶干燥剂；电子用企业级NAS+蓝光光盘+异地备份。6.3日常维护每日两次人工巡检并登记温湿度；每月一次抽样检查虫霉；每年一次纸张酸碱度测试；每两年一次光盘备份迁移；每五年一次磁带倒带；每十年一次缩微或数字化抢救。6.4灾害预案建立“1+4”预案体系：火灾、水灾、盗抢、系统瘫痪；每半年演练一次；重要档案优先抢救顺序清单上墙；设置50公里外异地备份库，采用“蓝光+硬盘”双介质，每年更新一次。第七章鉴定与销毁7.1鉴定组织成立由办公室主任、业务专家、纪检、财务人员组成的鉴定小组，5人以上单数，实行回避制度。7.2鉴定程序到期前6个月系统自动预警；鉴定小组逐卷逐件审查；出具《鉴定报告》，明确续存或销毁；主任办公会审议；公示7天；报上级档案主管部门备案。7.3销毁实施涉密文件送保密销毁中心粉碎化浆；非密文件用双刀切纸机粉碎至2×2mm；光盘折断磨粉；硬盘消磁后物理打孔；全程录像并刻录光盘保存10年；销毁清册永久留存。第八章利用与开放8.1利用权限内部人员持OA申请，部门负责人审批，档案室30分钟内响应；外单位持单位介绍信、身份证、利用协议，经分管副主任批准；涉密档案按密级权限履行保密手续。8.2利用方式阅览、复制、摘录、借出、电话函调、政务网在线浏览、邮寄、电子推送；借出期限7天，续借一次；珍贵原件不提供外借，只给高清扫描件。8.3开放审核形成已满25年且无涉密、无隐私、无知识产权纠纷的档案，经鉴定后可向社会开放；在官网设“关工委档案开放目录”，提供关键词检索、在线预约、到馆查阅。8.4利用登记建立《利用效果反馈表》，收集利用目的、利用内容、产生效益、意见建议；每年汇编《档案利用典型案例》，反哺业务改进。第九章统计与年报9.1统计指标馆藏总量、年度增量、数字化率、利用人次、利用卷次、复制页数、鉴定卷数、销毁卷数、抢救卷数、库房面积、设备价值、经费投入、培训人次、科研成果、宣传报道。9.2统计周期月度台账、季度分析、年度综合；采用RPA机器人自动抓取系统数据，生成可视化图表；年度统计报告经主任会议审定后上报上级档案局、关工委系统。第十章信息化与数字档案室10.1系统架构采用“三员分立”模式：系统管理员、安全保密员、安全审计员；本地私有云+异地容灾云；双因子认证；国密算法加密；区块链存证关键日志。10.2元数据方案以DA/T46—2009为基础，扩展“关工委特色字段”：活动类型、受益人数、“五老”人数、志愿时长、资金渠道、合作单位、品牌级别、媒体级别。10.3四性检测真实性：哈希值、电子签名、时间戳；完整性：元数据、附件、数量、页数校验；可用性：格式可读、无病毒、无损坏；安全性：病毒查杀、漏洞扫描、渗透测试。10.4长期保存采用“磁光胶”三级策略：在线硬盘阵列、近线蓝光光盘、离线缩微胶片；每三年进行媒体刷新、格式迁移、数据校验；建立“数字档案资源包”封装机制，含内容数据、元数据、证书、策略、签名。10.5共享接口提供标准API，与组织、人事、财政、审计、教育、共青团系统对接；实现“一人一档”“一项目一档”自动归集；通过省政务数据共享交换平台，推动跨层级、跨地域、跨部门一键查档。第十一章保密与安全11.1密级划定依据《保密法》及实施条例，对涉及未成年人隐私、捐赠人信息、未公开资金、敏感调研数据划定秘密、机密两级；密级档案单独库房、单独柜架、单机存储、物理隔离。11.2人员管理档案专责岗须通过政治审查、保密培训、年度考试；签署《保密责任书》；离岗时进行脱密谈话、回收权限、检查办公设备。11.3技术防护库房设红外微波双鉴报警、人脸识别门禁、防尾随闸机；电子档案采用SM2/SM3国密算法加密；移动硬盘、U盘使用指纹加密型号；报废硬盘先消磁后折弯，全程录像。11.4监督检查纪检部门每半年一次保密抽查；发现问题立即整改，并在主任会议通报；造成泄密的，依法依规追责，取消当年评优资格。第十二章档案编研与文化建设12.1选题策划围绕“五老”精神、品牌项目、典型人物、制度创新四大系列，每年制定《档案编研计划》，主任会议审定后执行。12.2成果形式史料汇编、专题展览、微视频、H5、动漫、绘本、口述史、论文集、教材、地方志条目。12.3流程控制编研团队须填写《档案利用审批单》，注明引用档号、页次、用途；出版前由法规、保密、业务三方联审；公开出版须标注“关工委档案馆藏”字样。12.4成果转化将编研成果转化为中小学德育读本、干部培训教材、主题党日案例；在官网、公众号、学习强国号同步推送；每年评选“十佳档案文化产品”，给予物质与精神奖励。第十三章考核与奖惩13.1考核指标归档率、完整率、准确率、及时率、数字化率、开放率、利用率、安全率、编研成果、创新案例，共10项，总分100分。13.2考核方式系统自动抓取+现场抽查+第三方评估；结果纳入年度绩效考核，占比15%；与评先评优、职称评聘、绩效奖金直接挂钩。13.3奖励措施对考核前3名的部门授予“档案工作先进集体”，颁发奖牌、奖金；对个人授予“档案之星”，优先推荐上级档案人才库。13.4惩罚措施对归档率低于90%、发生档案损毁、泄密、丢失的单位，实行“一票否决”，取消当年评优；对责任人进行通报、诫勉、调岗、降职直至纪律处分。第十四章培训与人才梯队14.1培训体系新人入职必训、调岗转岗必训、系统升级必训、年度全员轮训、骨干高级研修五层体系；培训内容涵盖法规、标准、技能、信息化、保密、编研。14.2培训形式线上直播、线下沙龙、VR仿真、档案拆装实操、