公司测绘成果及资料档案管理制度

公司测绘成果及资料档案管理制度第一章总则1.1为统一公司测绘成果与资料档案的采集、处理、存储、利用、销毁全过程管理，保障国家秘密、商业秘密与个人隐私安全，提升数据资产价值，依据《中华人民共和国测绘法》《档案法》《保密法》及行业配套规范，结合公司生产组织特点，制定本制度。1.2本制度所称“测绘成果”系指通过航空、航天、地面、地下、水上、水下等测绘活动获取的原始观测数据、加工数据、图件、报告、软件、元数据、样本及其衍生产品；“资料档案”系指在测绘项目立项、设计、实施、质检、验收、运维、科研、经营、培训等活动中形成的、具有保存价值的文字、图表、声像、实物、电子等各种形态记录。1.3本制度适用于公司总部、分公司、项目部、外业队、合作单位及临时用工在境内外开展测绘业务的全过程。任何个人或组织未经审批不得以任何理由拒绝执行或变相规避本制度。第二章组织与职责2.1董事会授权总工程师办公室（以下简称“总工办”）为测绘成果与档案管理的最高决策机构，负责审批年度管理目标、经费预算、重大权限分配及失泄密事件处理。2.2设立“测绘成果与档案管理中心”（以下简称“档管中心”），隶属总工办，实行“统一领导、分级保管、专业融合、全程管控”的运行机制。档管中心设主任一名、副主任两名，下设接收整理部、数字化部、保管利用部、安全保密部、销毁审计部，岗位编制与薪酬单列。2.3各部门职责（1）接收整理部：负责成果资料预检、分类、编目、贴签、物理清洁、病毒查杀、格式转换、元数据补录、入库交接；（2）数字化部：负责纸质档案扫描、矢量数据坐标系转换、历史数据迁移、三维模型轻量化、云端同步、格式长期保存策略制定；（3）保管利用部：负责库房环境监控、借阅审批、复制授权、在线分发、离线交付、利用统计、价值评估、开放共享策略；（4）安全保密部：负责定密审核、权限分级、加密脱敏、审计追踪、应急预案、演练培训、失泄密事件调查；（5）销毁审计部：负责到期鉴定、销毁方案编制、现场监销、环保处置、审计报告出具、残值回收。2.4项目经理部设兼职档案员一名，纳入项目绩效考核，权重不低于10%。其职责为：过程文件同步收集、原始观测数据双备份、移交清单签字确认、配合档管中心飞行检查。2.5人力资源部在员工入职、离职、调岗节点，必须同步办理档案权限开通、变更、注销手续，实行“人档随动”。第三章采集与积累3.1项目启动前，项目经理须依据《测绘项目文件材料归档范围表》在开工报告中单列“档案专项计划”，明确成果资料种类、数量、质量、介质、移交时点、责任人，作为合同付款前置条件。3.2外业采集必须使用公司统一配发的加密存储卡，卡内预装隐形水印与序列号，每日收工后由作业组长现场导出两份，一份上传公司私有云，另一份交档管中心驻点人员封存。3.3无人机、激光雷达、测量船、移动测量车等新型平台产生的非结构化数据，须同步记录平台型号、传感器参数、航带号、基站坐标、IMU偏移、温度、湿度、气压、风速、潮汐、星历、钟差、采样率、滤波阈值等元数据，缺失字段不得超过3%，否则视为不合格成果。3.4内业处理环节实行“工序留痕”制度：每一次坐标转换、参数调整、人工编辑、自动分类、拓扑检查、质量评分均须写入日志文件，日志与成果一并归档，日志缺失率高于1‰的，质检部可否决最终验收。3.5项目阶段性评审会前，档管中心提前三天进行“预归档”检查，发现缺件、错件、污损、病毒、格式不符的，出具《整改通知单》，项目经理必须在评审前补齐，否则不予出具质量合格证。第四章分类与编码4.1公司采用“四维分类法”：专业维、时间维、地域维、密级维。（1）专业维：GNSS测量、水准测量、重力测量、摄影测量与遥感、海洋测绘、地下管线、不动产测绘、工程测量、地图编制、地理信息系统、测绘软件、科研标准；（2）时间维：按自然年度+项目启动月共6位编码；（3）地域维：全球采用M49三位国别码，国内采用GB/T2260六位行政区划码至县级，境外项目再加三位项目序号；（4）密级维：公开、内部、秘密、机密、绝密五级，分别对应P、I、S、C、T。4.2档号结构为：公司代码（2位）+专业维（2位）+时间维（6位）+地域维（9位）+密级维（1位）+流水号（4位），共24位，示例：CH030120210504261021P0001。4.3电子文件夹命名必须与档号一致，内部文件以“档号_扩展序号_描述_版本号”四级结构命名，扩展序号不足四位补零，版本号采用V+两位数字，示例：CH030120210504261021P0001_0003_DEM_V02。4.4纸质档案在封面、脊背、盒底同时粘贴二维码标签，扫码可跳转内部管理系统，显示目录、密级、借阅状态、库房坐标、温湿度曲线。第五章移交与接收5.1移交时限：项目通过最终验收后10个工作日内完成实体移交；电子数据在验收前已同步完成的，可延长至20个工作日，但须提交经项目经理签字的书面说明。5.2移交清单采用A4横向表格，含序号、文件题名、档号、份数/容量、载体类型、密级、完整性校验值（MD5）、责任人签字、移交日期、接收人签字共10列，禁止手写涂改。5.3档管中心接收时执行“四核对”：核对目录、核对实体、核对校验值、核对病毒报告，任何一项不符即拒收，并拍照留证。5.4移交后24小时内，档管中心完成入库登记并触发自动备份策略：本地RAID6一份、异地机房一份、蓝光冷归档一份，三份均生成独立哈希，每月自动比对，差异超过0.1%立即人工干预。第六章保管与维护6.1库房分五级：公开级库房、内部级库房、秘密级库房、机密级库房、绝密级库房，物理隔离，门禁采用国密SM4算法动态口令，双人双锁，进出记录保存不少于3年。6.2环境参数：温度14℃—18℃，相对湿度35%—55%，日波动≤±2℃、±5%RH；颗粒物≤0.2mg/m³；SO₂≤0.01ppm；H₂S≤0.01ppm；光照≤50lux，紫外线≤20μW/lm；噪声≤55dB。6.3载体维护：磁带每满12个月倒带一次，光盘每满24个月全盘读取校验，硬盘每满6个月通电一次，纸质档案每满36个月除尘杀菌，出现霉斑、变形、粘连、磁粉脱落、盘片花损的，立即启动修复或迁移。6.4系统维护：服务器操作系统每季度升级补丁，数据库每月重建索引，分布式文件系统每周scrub，每半年进行灾难恢复演练，RPO≤15分钟，RTO≤2小时。第七章借阅与利用7.1借阅实行“白名单+审批+审计”三位一体。员工在OA提交申请，注明用途、范围、时长、输出格式，系统根据密级自动流转：公开级由保管利用部直接审批；内部级需部门负责人审批；秘密级需档管中心主任审批；机密级需总工办审批；绝密级需董事长书面授权。7.2借阅时限：公开级不超过30天，内部级不超过15天，秘密级不超过7天，机密级不超过3天，绝密级不超过24小时，特殊情况可申请续借一次，续借时长不超过原时限50%。7.3复制与分发：秘密级以上禁止纸质复印；电子数据通过安全中间机导出，自动叠加隐形水印（用户ID、时间、用途、IP、MAC），文件打开即触发远程审计，截屏、打印、另存、导出均记录日志。7.4外部单位利用须签订《测绘成果使用保密协议》，缴纳保证金，按数据量、密级、用途阶梯计费，使用完毕后由档管中心远程擦除本地缓存，并出具《销毁回执》。第八章安全与保密8.1定密流程：项目经理初评→档管中心复核→总工办审定→保密办备案，任何环节降低密级须说明理由并留痕。8.2存储加密：机密级以上采用国密SM9标识加密，密钥托管在硬件加密机，加密机开机需要三名密钥保管员同时插入USBKey并输入口令，任何一人缺席无法开机。8.3传输加密：公网传输使用VPN+SSL/TLS1.3，内部网络采用MACsec链路层加密，移动存储采用AES256+XTS模式，密钥长度512位。8.4终端管控：所有涉密电脑安装统一管控软件，禁用USB口、蓝牙、红外、摄像头、Wi-Fi，打印需刷卡审批，屏幕水印每60秒随机漂移。8.5审计与问责：系统保存操作日志不少于10年，审计部每半年抽查，发现异常立即冻结账号并启动调查；对违规人员实行“一票否决”，取消当年评优、股权激励、职称申报资格；造成失泄密的，移交司法机关。第九章鉴定与销毁9.1鉴定周期：秘密级满10年、机密级满20年、绝密级满30年启动鉴定；公开与内部级满5年可提前鉴定；涉工程运维的原始观测数据原则上永久保存。9.2鉴定小组由档管中心、总工办、财务部、法务部、审计部五方组成，实行“一票否决制”，任何一方认为仍需继续保存的，即延长一个周期。9.3销毁方式：纸质采用涉密销毁工厂粉碎+制浆+环保回收；光盘采用高速刨片机颗粒度≤1mm；硬盘采用消磁+穿孔+折弯，消磁场强≥10000高斯；磁带采用断带+焚烧；电子数据采用NISTSP800-88标准三遍覆写+物理熔断。9.4监销流程：销毁前72小时公示，现场全程录像，参与人员签字确认，录像与签字表一并归档，销毁记录保存不少于30年。第十章信息化与数字孪生10.1建立“测绘数字孪生档案库”，将库房环境、档案实体、电子数据、利用行为、安全事件全部数字化建模，实时映射，实现“一屏观全库、一网管全寿”。10.2采用RFID+UWB融合定位，档案盒位移超过30cm即触发报警，并联动摄像头抓拍；温湿度异常超过阈值5分钟，自动启动备用空调与除湿机。10.3引入AI视觉盘点机器人，夜间自动巡视，识别错架、缺位、破损、标签脱落，准确率≥99%，盘点时间从原来的3天缩短至4小时。10.4建设区块链存证子系统，将每一次移交、借阅、复制、修改、销毁的哈希写入联盟链，确保操作不可抵赖、不可篡改，司法可直接采信。第十一章外包与合作11.1外包扫描、数字化、系统运维、销毁等业务须选择具有国家保密局颁发资质的单位，并签订三方保密协议，明确公司有权远程审计、飞行检查、随时终止合同。11.2外包人员进场前完成背景审查、保密培训、持证上岗，现场设隔离区，禁用私人电子设备，离场时通过安检门与数据擦除双验证。11.3合作科研需共享数据的，采用“原始数据不出域、算法模型出结果”模式，通过安全沙箱、联邦学习、同态加密实现数据可用不可见。第十二章培训与考核12.1新员工入职一周内完成“档案与保密三级安全教育”，课时不少于8小时，考核满分100分，80分合格，不合格补考一次，仍不合格解除劳动合同。12.2项目经理、技术负责人、质量负责人、档案员每年参加不少于16小时的继续教育培训，内容包括法律法规、标准更新、案例剖析、新技术应用。12.3建立“档案管理KPI”体系，核心指标：归档完整率≥99.5%、归档及时率≥98%、借阅履约率≥99%、安全事故0起、利用满意度≥90%。指标纳入年度绩效，权重占部门考核20%。第十三章监督与改进13.1实行“双随机一公开”监督机制：总工办随机抽取项目、随机抽取人员、公开检查结果，每季度发布通报，并纳入信用档案。13.2建立“问题销号”制度：检查中发现的问题必须在5个工作日内制定整改方案，15日内完成整改，30日内提交佐证材料，逾期未完成即启动问责。13.3每年12月召开“档案管理持续改进会议”，对制度适用性、流程效率、技术先进性、成本合理性进行复盘，形成《年度改进计划》，经董事会批准后实施。第十四章应急管理14.1分