珠宝公司档案管理规范办法

珠宝公司档案管理规范办法珠宝公司档案管理规范办法

第一章总纲

1.1制定依据与目的

1.本办法依据《中华人民共和国档案法》《企业档案管理规定》《商业秘密保护法》等国家法律法规、《珠宝玉石质量监督检验中心检验规则》等行业标准、《联合国跨国公司行为守则》等国际公约制定，符合我国《公司法》《数据安全法》等法律要求。

2.针对珠宝公司档案管理中存在的分类混乱、保管不善、利用效率低、安全风险高等问题，旨在通过规范管理流程、强化风险防控、提升利用效率，实现档案资源的价值创造与有效保护。

3.核心目标包括：建立科学分类的档案体系、实施全过程风险管控、优化档案检索利用、确保档案信息安全、支撑合规审计需求，最终实现档案管理与企业战略的深度融合。

1.2适用范围与对象

1.本办法适用于公司所有部门、全体员工（包括正式员工、外包人员及合作单位相关人员），涵盖但不限于设计研发、采购生产、营销销售、客户服务、行政管理、法律合规等业务领域。

2.适用对象包括但不限于：档案创建者、档案收集者、档案管理者（档案室/信息中心）、档案利用者、档案监督者（内控部、审计部）等。

3.例外适用场景：涉及商业秘密的涉密档案按照《商业秘密保护规定》执行；个人隐私档案按照《个人信息保护法》执行；临时性、价值较低的档案可简化管理，但需明确豁免条件及审批权限。

1.3核心原则

1.合规性原则：严格遵守国家及地区档案法律法规，确保档案管理活动合法合规。

2.权责对等原则：明确各层级、各岗位的档案管理职责，实现权责统一。

3.风险导向原则：聚焦档案安全、完整、可用的核心风险，实施差异化管控。

4.效率优先原则：在确保合规的前提下，优化流程，提升档案管理及利用效率。

5.持续改进原则：建立动态管理机制，根据内外部环境变化优化档案管理体系。

6.分类分级原则：按照档案价值、安全等级、利用需求实施差异化管理。

1.4制度地位与衔接

1.本办法属于公司基础性管理制度，与《公司治理结构规定》《内部控制基本规范》《信息安全管理制度》《合规风险管理规定》等制度形成管理闭环，相互衔接但独立适用。

2.若其他制度与本办法存在冲突，以本办法为准；若涉及交叉管理事项，需通过《跨部门协调管理办法》解决。

3.明确与关联制度条款衔接：本办法第3.3条与《信息安全管理制度》第2.5条（信息系统数据备份要求）衔接；本办法第4.2条与《采购管理制度》第5.1条（采购合同附件管理）衔接。

第二章领导机构与职责

2.1管理组织架构

1.公司档案管理体系实行"董事会领导、管理层负责、部门执行、专业监督"的四级管理模式。

2.决策层（董事会）负责档案管理战略决策，审定重大档案管理制度及资源投入。

3.执行层（总经理）负责全面统筹档案管理工作，审批年度档案管理计划及预算。

4.专业执行层（档案管理办公室/信息中心）负责档案管理制度的制定与实施，提供专业支持。

5.监督层（内控部、审计部、合规部）负责档案管理合规性、有效性监督，提出改进建议。

2.2决策机构与职责

1.股东会：审议档案管理制度、重大档案处置方案及年度档案管理工作报告。

2.董事会：审定档案管理战略、重大投入方案、核心制度及年度工作计划。

3.总经理办公会：审批年度档案管理预算、重要档案管理制度及跨部门协调事项。

2.3执行机构与职责

1.档案管理办公室（信息中心）：承担档案管理职能，具体职责包括：

-负责档案分类标准制定与实施

-指导各部门档案收集与整理

-组织档案数字化与安全管理

-提供档案利用咨询与支持

-负责档案室日常管理

2.各业务部门：部门负责人为档案管理第一责任人，职责包括：

-组织本部门档案收集与移交

-审核本部门档案归档范围

-监督本部门档案管理执行

-配合档案监督检查

2.4监督机构与职责

1.内控部：负责档案管理内控流程监督，重点核查：

-档案分类准确性（核查标准：符合本办法第3.2条）

-档案保管完整性（核查标准：本办法第5.3条）

-档案利用合规性（核查标准：本办法第6.2条）

2.审计部：负责年度档案专项审计，重点关注：

-档案管理制度执行有效性（审计频次：每年至少一次）

-档案重大风险管控情况（审计标准：本办法第4.3条）

-档案信息安全保障措施（审计标准：本办法第5.4条）

3.合规部：负责档案管理合规性监督，重点核查：

-涉密档案管理符合《商业秘密保护法》（核查标准：本办法第3.4条）

-个人信息档案管理符合《个人信息保护法》（核查标准：本办法第3.5条）

2.5协调与联动机制

1.建立由档案管理办公室牵头，内控部、审计部、合规部参与的档案管理协调小组，每月至少召开一次例会。

2.涉及跨部门档案事项，通过OA系统《档案管理协同单》实现信息共享与责任追踪。

3.国际化业务档案管理需遵守当地法律法规，由驻外机构配合总部档案管理办公室执行本办法。

4.每年6月30日前召开年度档案管理工作会，通报情况，协调问题。

第三章档案管理目标与核心指标

3.1管理目标与核心指标

1.管理目标：建立科学分类、安全存储、高效利用、合规规范的档案管理体系。

2.核心指标：

-档案完整率≥98%（考核周期：年度）

-档案准确率≥95%（考核周期：季度）

-档案数字化率≥80%（考核周期：年度）

-档案利用响应时效≤2个工作日（考核周期：月度）

-档案安全事件发生率为0（考核周期：年度）

3.统计核算口径：

-档案完整率=（应归档档案数-缺失档案数）/应归档档案数×100%

-档案准确率=（档案信息准确数）/抽查档案总数×100%

3.2专业标准与规范

1.档案分类标准：

-一级类：公司治理类（高价值，永久保管）

-二级类：经营管理类（重要，30年保管）

-三级类：业务活动类（一般，10年保管）

-四级类：临时类（短期，3年保管）

2.保管要求：

-永久档案：符合《档案保护技术标准》（GB/T18894）

-重要档案：符合《档案库房技术条件》（DA/T14）

-临时档案：符合《档案短期保管要求》（DA/T30）

3.风险控制点及防控措施：

-高风险点1：涉密档案管理（防控措施：本办法第3.4条）

-高风险点2：客户档案管理（防控措施：本办法第3.5条）

-高风险点3：重大决策档案管理（防控措施：本办法第3.6条）

-中风险点：电子档案管理（防控措施：本办法第3.7条）

-低风险点：一般业务档案管理（防控措施：本办法第3.8条）

3.3管理方法与工具

1.管理方法：

-全生命周期管理：覆盖档案创建、收集、整理、保管、利用、销毁全过程

-风险矩阵管理：根据档案价值、安全等级确定管控措施（见本办法第4.3条）

-PDCA循环改进：持续优化档案管理体系

2.管理工具：

-ERP系统：管理采购、生产等业务档案（对接标准：本办法第9.2条）

-OA系统：管理行政、人事档案（对接标准：本办法第9.2条）

-档案管理系统：实现档案电子化全流程管理（功能要求：本办法第5.2条）

-CRM系统：管理客户档案（对接标准：本办法第3.5条）

第四章档案管理流程

4.1主流程设计

1.档案管理主流程：创建→收集→分类→整理→鉴定→保管→利用→销毁

2.流程责任主体：

-创建环节：业务部门为责任主体

-收集环节：档案管理办公室指导，业务部门执行

-分类环节：档案管理办公室制定标准，业务部门执行

-整理环节：业务部门为主，档案管理办公室指导

-鉴定环节：档案管理办公室组织，相关部门参与

-保管环节：档案管理办公室负责，指定人员操作

-利用环节：档案利用者申请，档案管理办公室审批

-销毁环节：档案管理办公室鉴定，部门负责人审批

4.2子流程说明

1.涉密档案管理子流程：

-严格遵循"最小化"原则（见本办法第3.4条）

-实行双人双锁保管（见本办法第5.1条）

-特殊利用需经总经理审批（见本办法第6.3条）

2.客户档案管理子流程：

-客户信息分级分类（见本办法第3.5条）

-动态更新机制（每年至少一次更新）

-涉外客户档案需遵守当地法律（见本办法第9.3条）

3.重大决策档案管理子流程：

-决策过程全记录（会议纪要、文件等）

-决策依据完整保存

-保管期限按决策影响确定（见本办法第3.1条）

4.3流程关键控制点

1.关键控制点1：档案鉴定环节（措施：本办法第3.3条）

-鉴定标准：符合《档案鉴定规则》（DA/T10）

-鉴定主体：档案管理办公室组织，相关部门参与

-鉴定周期：每年至少一次

2.关键控制点2：档案保管环节（措施：本办法第5.3条）

-保管条件：符合本办法第3.2条标准

-保管检查：每月检查，每年全面检查

-转移程序：需填写《档案转移登记表》（见附件2）

3.关键控制点3：档案利用环节（措施：本办法第6.2条）

-利用审批：一般档案需部门负责人审批，重要档案需分管领导审批

-利用记录：填写《档案利用登记表》（见附件3）

-借阅限制：涉密档案禁止复制，重要档案需登记

4.4流程优化机制

1.优化发起条件：

-档案利用效率低下（利用率≤60%）

-档案管理成本过高（管理费用占比≥2%）

-审计发现明显缺陷

-技术环境发生重大变化

2.优化评估流程：

-提出优化建议→档案管理办公室评估→相关部门会商→总经理审批

3.优化审批权限：

-一般优化：档案管理办公室主任审批

-重大优化：总经理办公会审批

4.复盘要求：

-每年12月31日前完成年度流程复盘

-每次重大变更后30日内完成专项复盘

第五章权限与审批管理

5.1权限矩阵设计

1.档案管理权限分配原则：

-基于岗位层级（高管、中层、基层）

-基于档案类型（涉密、重要、一般）

-基于业务场景（创建、查阅、复制、销毁）

2.文件权限分配：

-创建权限：业务部门档案员

-查阅权限：部门内部→公司内部→外部合作单位

-复制权限：禁止涉密档案复制，重要档案需审批

-销毁权限：一般档案部门负责人→重要档案分管领导→永久档案总经理

3.特殊权限：

-常规权限：适用于90%以上业务场景

-特殊权限：适用于重大决策、涉外业务等特殊场景

5.2审批权限标准

1.档案审批层级：

-一般档案：部门负责人审批

-重要档案：分管领导审批

-重大档案：总经理审批

-涉密档案：总经理审批

2.审批节点：

-档案收集审批→档案鉴定审批→档案利用审批→档案销毁审批

3.审批时限：

-一般审批≤3个工作日

-重大审批≤5个工作日

-紧急审批需加急通道，但需记录理由

4.越权审批处理：

-禁止越权审批

-发现越权审批需立即纠正，并追究责任

5.3授权与代理机制

1.授权条件：

-因出差、休假等原因无法履行职责

-涉及临时性档案管理任务

2.授权范围：

-限于被授权人的职责范围

-限于特定档案类型或流程环节

3.授权程序：

-填写《档案管理授权书》（见附件4）

-授权方与被授权人签字

-档案管理办公室备案

4.代理期限：

-临时代理≤15个工作日

-代理结束后及时交接

5.4异常审批流程

1.异常审批场景：

-紧急利用（业务急需但流程未完成）

-权限外请求（超出被审批人权限）

-补批需求（遗漏审批环节）

2.异常审批路径：

-填写《档案管理异常审批单》（见附件5）

-附风险评估报告（见本办法第7.2条）

-加急通道审批：分管领导→总经理

3.异常审批要求：

-必须说明原因

-事后需补办完整流程

-异常审批需记录在案

第六章执行与监督管理

6.1执行要求与标准

1.操作规范：

-档案收集：按照本办法第3.1条要求

-档案整理：符合《档案著录规则》（GB/T3849）

-档案保管：符合本办法第3.2条标准

-档案利用：符合本办法第6.2条要求

-档案销毁：符合《档案销毁规则》（DA/T12）

2.表单填报：

-必须使用公司统一表单（见附件系列）

-信息完整、准确、及时

3.痕迹留存：

-电子档案：系统自动记录

-纸质档案：手工记录并存档

4.执行不到位判定：

-档案缺失、损毁

-档案信息错误率＞5%

-档案利用不及时

-档案保管条件不达标

6.2监督机制设计

1.三位一体监督机制：

-日常监督：档案管理办公室月度检查

-专项监督：内控部季度抽查

-突击监督：审计部年度检查

2.关键内控环节嵌入：

-档案收集控制：确保档案来源合法（见本办法第3.1条）

-档案保管控制：确保档案安全完整（见本办法第5.3条）

-档案利用控制：确保合规授权（见本办法第6.2条）

3.落地要求：

-检查记录需双人签字

-问题清单需明确整改责任、时限

-整改结果需复核验收

6.3检查与审计

1.检查内容：

-档案管理制度执行情况

-档案保管条件符合性

-档案利用审批规范性

-档案信息安全保障措施

2.检查频次：

-日常检查：每月不少于2次

-专项检查：每季度不少于1次

-突击检查：每半年不少于1次

3.审计要求：

-专项审计每年至少一次

-审计范围：覆盖全公司或重点部门

-审计方法：访谈、查阅、抽样测试

4.审计结果应用：

-形成正式报告

-明确整改要求

-与绩效考核挂钩

6.4执行情况报告

1.报告周期：

-月度报告：当月5日前提交

-季度报告：季末10日前提交

-年度报告：次年1月31日前提交

2.报告主体：

-档案管理办公室编制

-每期需经内控部审核

3.报告内容：

-本期执行情况（数据、案例）

-本期发现风险

-改进建议

-下期计划

4.报告用途：

-作为绩效考核依据

-作为制度优化依据

-作为管理决策依据

第七章考核与改进管理

7.1绩效考核指标

1.考核对象：

-档案管理办公室：整体考核

-档案员：个人考核

-业务部门：部门考核

2.考核指标体系：

-档案完整率（权重30%）

-档案准确率（权重20%）

-档案利用效率（权重20%）

-档案安全合规（权重20%）

-制度执行到位率（权重10%）

3.评分标准：

-每项指标设定5级评分（1-5分）

-评分与KPI完成率挂钩

4.考核周期：

-月度考核：当月考核上月表现

-季度考核：季末考核当季表现

-年度考核：年末考核全年表现

7.2评估周期与方法

1.评估周期：

-月度评估：档案管理办公室自查

-季度评估：内控部检查

-年度评估：董事会审议

2.评估方法：

-数据统计：系统自动统计

-现场核查：随机抽样检查

-访谈座谈：与管理层、员工访谈

3.评估重点：

-月度：当期问题整改情况

-季度：KPI完成情况

-年度：全年目标达成情况

7.3问题整改机制

1.整改流程：

-发现问题→登记《问题整改单》（见附件6）→明确责任→制定措施→实施整改→验收销号

2.整改分类：

-一般问题：7个工作日内整改

-重大问题：30个工作日内整改

-紧急问题：立即整改

3.整改责任：

-业务部门→档案管理办公室→分管领导

4.整改跟踪：

-档案管理办公室月度跟踪

-内控部季度检查

-审计部年度复核

7.4持续改进流程

1.改进建议来源：

-内部：员工建议、审计发现、评估结果

-外部：客户反馈、监管要求

2.评估流程：

-建议收集→分类评估→可行性分析→资源评估

3.审批权限：

-一般改进：档案管理办公室审批

-重大改进：总经理办公会审批

4.跟踪机制：

-实施效果评估

-成果分享

-制度修订

第八章奖惩机制

8.1奖励标准与程序

1.奖励情形：

-档案管理突出贡献

-档案利用显著成效

-档案安全典型事迹

-档案管理创新成果

2.奖励类型：

-精神奖励：通报表扬、荣誉证书

-物质奖励：奖金、实物

-晋升奖励：优先晋升、岗位调整

3.奖励标准：

-根据贡献大小设定等级（特等、一等、二等、三等）

-奖励金额与公司效益挂钩

4.奖励程序：

-提出建议→档案管理办公室核实→部门推荐→总经理审批→公示（3个工作日）→发放

8.2违规行为界定

1.违规行为分类：

-一般违规：违反操作流程

-较重违规：违反管理制度

-严重违规：违反法律法规

2.具体情形：

-一般违规：未按规定归档

-较重违规：档案保管不善导致损坏

-严重违规：擅自销毁涉密档案

3.判定标准：

-参照《公司违规行为处理办法》

-结合档案重要程度、影响范围

8.3处罚标准与程序

1.处罚类型：

-警告

-通报批评

-经济处罚（上限公司年收入的10%）

-岗位调整

-解除劳动合同

2.处罚标准：

-一般违规：警告

-较重违规：警告或通报批评

-严重违规：通报批评或经济处罚

3.处罚程序：

-调查取证→告知→听证（严重违规必须）→审批→执行→备案

4.处罚依据：

-《档案法》

-《公司章程》

-《违规行为处理办法》

8.4申诉与复议

1.申诉条件：

-接到处罚通知

-认为处罚不当

-15个工作日内提出

2.申诉流程：

-提交《申诉申请》（见附件7）→档案管理办公室复核→内控部审理→总经理审批

3.复议结果：

-维持原处罚

-部分调整

-全部撤销

4.时限要求：

-复议决定需在收到申诉后5个工作日内作出

第九章应急与例外管理

9.1应急预案与危机处理

1.重大风险预案：

-档案火灾：启动《档案火灾应急预案》（见附件8）

-档案水浸：启动《档案水浸应急预案》

-档案丢失：启动《档案丢失应急预案》

-系统故障：启动《档案系统应急预案》

2.应急组织机构：

-应急指挥组：总经理担任组长

-应急执行组：档案管理办公室牵头

-应急保障组：行政部、信息技术部

3.响应流程：

-发现问题→立即报告→启动预案→控制损失→恢复状态→调查原因→总结改进

4.资源保障：

-应急资金：年预算的5%

-应急设备：专用库房、温湿度计、灭火器等

9.2例外情况处理

1.例外场景：

-法律法规变更

-技术重大突破

-公司战略调整

-自然灾害影响

2.处理程序：

-填写《例外情况申请》（见附件9）

-附风险评估报告

-档案管理办公室审批

-重大例外：总经理办公会审批

3.留存要求：

-例外处理过程需全程记录

-例外处理结果需存档

-例外情况需纳入制度优化

9.3危机公关与善后

1.危机公关责任主体：

-危机组：公关部牵头，合规部、档案管理办公室配合

2.沟通口径：

-统一发布渠道

-事实准确、及时

-真诚沟通、承担责任

3.发布流程：

-紧急情况：2小时