企业差旅费报销管理标准模板

企业差旅费报销管理标准模板引言为规范公司差旅费报销行为，加强成本控制，保障出差人员的合理需求，提高工作效率，特制定本标准。本标准旨在明确差旅费的报销范围、标准、流程及相关责任，确保差旅费报销工作的合规性、及时性与准确性。本标准适用于公司全体员工因公务出差所发生的各项费用报销管理。第一章总则1.1定义差旅费是指员工因公司业务需要，离开常驻地（通常指公司注册地或主要办公城市）前往异地执行公务所发生的交通、住宿、伙食及其他相关合理费用。1.2基本原则1.必要性原则：出差必须确因公务需要，严禁无实质内容、无明确公务目的的出差。2.真实性原则：报销的费用必须真实发生，票据必须合法有效，严禁虚报、冒领、伪造票据。3.合规性原则：差旅费的报销必须符合国家有关财经法规、税务规定及公司内部管理制度。4.效益性原则：在保证公务顺利完成的前提下，应选择经济、便捷的交通方式和住宿条件，努力降低差旅成本。5.及时性原则：出差人员应在差旅任务结束后规定期限内办理报销手续。1.3适用范围本标准适用于公司所有部门及全体正式员工。实习生、顾问等人员的差旅费报销，参照本标准或另行约定执行。第二章职责分工2.1出差人1.出差前按规定办理出差申请手续（如需）。2.出差过程中严格遵守本标准及公司其他相关规定，选择经济合理的差旅方式。3.负责收集、整理合法有效的差旅费用原始凭证，并对其真实性、合法性负责。4.在规定时限内准确、完整地填写报销单，办理报销手续。2.2部门负责人1.对本部门员工出差的必要性、出差计划的合理性进行审核。2.对本部门员工提交的差旅费报销单据的真实性、合规性进行初步审核。3.协助财务部门对本部门差旅费报销中出现的问题进行核实与处理。2.3财务部门1.负责本标准的制定、解释、修订与培训工作。2.对公司所有差旅费报销单据的合规性、完整性、准确性进行最终审核。3.按照公司财务制度及本标准规定，办理差旅费的支付与核算。4.定期对公司差旅费支出情况进行统计分析，为成本控制提供数据支持。5.对违反本标准的报销行为予以拒绝，并向相关部门及领导报告。2.4审批人根据公司授权体系，对出差申请及差旅费报销进行审批，对审批结果负责。第三章差旅费构成与标准3.1交通费交通费是指出差人员乘坐飞机、火车、轮船、汽车等公共交通工具所发生的费用。3.1.1飞机1.员工级别达到一定标准者，可乘坐经济舱。特殊情况下，经公司高级管理层批准，可乘坐更高舱位。2.应优先选择直达航班或最优中转方案，原则上应提前预订以获取折扣机票。3.机票费用凭正规机票行程单或电子客票报销凭证报销。3.1.2火车1.出差时间较长或距离较远时，可选择火车作为主要交通工具。2.普通员工原则上乘坐硬卧或二等座；特定级别以上员工可乘坐软卧或一等座。3.高铁、动车参照火车标准执行。4.火车票凭票面金额报销。3.1.3汽车1.短途出差或无合适公共交通时，可乘坐长途汽车或租车。2.市内交通：出差期间市内交通可选择公共交通（公交、地铁）、出租车或网约车。公司可根据情况选择实报实销或按日给予定额补助。如选择定额补助，则不再报销市内交通票据；如选择实报实销，应提供合规票据，且总额不应超出合理范围。3.1.4其他交通如因特殊公务需要使用私家车，经部门负责人及财务部门批准后，可按合理里程数及标准报销油费、过路费等，具体标准另行规定。3.2住宿费住宿费是指出差人员在出差地因住宿所发生的费用。1.住宿费报销标准根据出差城市级别及员工级别综合确定，具体标准参见公司发布的《差旅住宿标准细则》（可作为本标准附件）。2.出差人员应选择安全、经济、便捷的酒店住宿。同性员工出差，原则上应合住标准间，住宿费按标准报销。3.住宿费凭合规的住宿发票及费用明细单报销。实际住宿费超出标准部分原则上不予报销，特殊情况需书面说明理由并经公司指定审批人批准。3.3伙食补助费伙食补助费是对出差人员在出差期间的伙食费用给予的补助。1.伙食补助费按出差自然天数计算，实行定额包干制，具体标准参照公司规定及出差地区消费水平确定。2.凡由接待单位统一安排用餐或公司已统一支付餐费的，相应天数或餐次的伙食补助费不再发放。3.伙食补助费无需提供餐饮发票，随同差旅费一同报销。3.4其他费用1.公杂费：指出差期间发生的必要的复印、打印、邮寄、行李寄存等费用，凭合规票据实报实销。2.订票费：因公务需要发生的机票、火车票订票手续费，凭合规票据实报实销。3.上述未列明但确属出差公务所必需的其他小额费用，需单独说明，经审批后凭合规票据报销。第四章报销流程4.1出差申请（如需）1.员工出差前，应根据公司规定填写《出差申请单》，注明出差事由、目的地、预计天数、随行人员、交通工具选择及费用预算等信息。2.《出差申请单》按审批权限逐级报批。紧急公务可先口头请示，出差后及时补办手续。4.2费用发生与票据收集1.出差人员在差旅过程中，应主动向收款方索取合法、合规的原始凭证（发票、行程单等）。2.原始凭证应内容完整、字迹清晰，注明开票日期、付款单位（公司全称）、项目名称、数量、单价、金额等信息，并加盖收款单位发票专用章或财务专用章。4.3报销申请与审批1.出差人员应在差旅结束后X个工作日内（具体天数由公司根据实际情况确定），整理好所有费用票据，填写《差旅费报销单》。2.《差旅费报销单》应准确填写出差人、部门、出差事由、起止日期、地点、各项费用明细、票据张数、总金额等信息，并将相关票据按类别整齐粘贴。3.报销单经部门负责人审核签字后，提交至财务部门。4.4财务审核与付款1.财务部门收到报销单后，应对单据的完整性、合规性、准确性进行审核，包括：*出差事由是否与申请一致；*费用标准是否符合本规定；*票据是否合法有效、粘贴是否规范；*金额计算是否准确。2.审核无误后，按公司财务审批流程报请相关领导审批。3.审批通过后，财务部门将报销款项支付至出差人员指定的银行账户。第五章特殊情况处理5.1紧急公务出差因紧急公务需立即出差，无法提前办理出差申请手续的，出差人应口头向部门负责人及分管领导报告，出差后X个工作日内补办出差申请及报销手续。5.2异地就医、学习培训员工因工作原因在异地发生的就医费用、或经公司批准参加的外部学习培训所产生的差旅费用，参照本标准执行，或按相关专项规定办理。5.3陪同出差因工作需要陪同客户、上级单位或其他外部人员出差，其差旅费用如由公司承担，应在出差申请中注明，并按相应标准报销。如对方有特殊身份或级别要求，超出标准的费用需单独报批。5.4票据丢失原始票据如不慎丢失，应提供书面情况说明，经部门负责人签字确认，并尽可能提供其他证明材料（如付款凭证、消费记录截图等）。财务部门根据实际情况酌情处理，必要时报公司领导审批。第六章监督与责任1.公司各级管理人员及财务部门有权对差旅费报销情况进行监督检查。2.对于虚报、冒领、挪用、伪造票据等违规报销行为，一经查实，公司将追回违规款项，并视情节轻重对相关责任人进行批评教育、经济处罚直至纪律处分；涉嫌违法的，移交司法机关处理。3.部门负责人对本部门员工差旅费报销的真实性、合规性负领导责任