建设项目档案管理规范

建设项目档案管理规范建设项目档案作为项目全生命周期的真实记录与核心成果，是项目决策、实施、管理、验收、维护及后续改扩建的重要依据，其管理水平直接反映项目管理的规范化程度与工程建设质量。为确保建设项目档案的完整、准确、系统与安全，充分发挥其在项目运营及未来发展中的凭证与参考价值，特制定本规范，旨在为各参与单位提供一套科学、严谨且具操作性的档案管理指引。一、建设项目档案管理的基本原则建设项目档案管理应贯穿于项目策划至竣工验收及后续评估的全过程，遵循以下基本原则，以保障档案工作的有序开展。（一）真实性原则档案内容必须真实反映项目建设的实际情况，各项文件材料的形成、流转、签署必须符合法定程序和规范要求，严禁虚构、篡改或伪造。原始凭证、数据、图表等应保持其原始面貌，签字盖章手续齐全，确保档案的凭证效力。（二）完整性原则档案管理需覆盖项目建设的各个阶段与各个专业，包括从项目建议书、可行性研究、勘察设计、招投标、施工、监理、竣工验收直至竣工结算等各个环节形成的具有保存价值的各种形式与载体的文件材料。确保归档文件材料的齐全成套，避免残缺遗漏。（三）规范性原则档案的形成、收集、整理、鉴定、保管、统计和利用等各个环节，均应按照国家及行业相关标准、规范执行。文件材料的格式、书写、载体、装订等应统一规范，著录条目清晰准确，便于检索与利用。（四）安全性原则建立健全档案安全保密制度，采取有效措施防火、防潮、防虫、防盗、防高温、防光、防尘，确保档案实体安全。同时，对于电子档案，应加强数据备份、病毒防护和权限管理，保障信息安全，防止失泄密事件发生。（五）可利用性原则档案管理的最终目的是为了利用。应建立便捷的档案检索体系，编制必要的检索工具，优化档案利用流程，在符合保密规定的前提下，为项目后续管理、维修改造、审计监察、历史查询等提供高效服务。二、建设项目档案的管理流程与要求建设项目档案管理是一项系统性工作，需明确各阶段的关键节点与具体要求，确保档案管理与项目建设同步推进。（一）档案管理策划与制度建设项目启动阶段，建设单位应牵头组织制定项目档案管理专项方案，明确档案管理目标、责任分工（包括建设、勘察、设计、施工、监理等各参建单位的档案职责）、工作流程、归档范围、质量标准、时间节点及所需资源。同时，应建立健全档案管理制度，如文件材料的形成与积累制度、审核与签署制度、移交制度、保密制度、利用制度等，使档案管理有章可循。（二）文件材料的形成与收集各参建单位应指定专人负责本单位在项目实施过程中形成的文件材料的收集、积累与初步整理工作。文件材料的形成应符合规范，手写文件应字迹清晰、工整，使用不易褪色的书写材料；打印文件应格式规范、内容准确。收集工作应贯穿于项目全过程，坚持“随办随归”，确保文件材料不丢失、不破损。特别注意隐蔽工程记录、质量评定资料、试验检测报告、变更签证、会议纪要等关键材料的及时收集。（三）文件材料的整理与归档归档文件材料应按照项目的专业特点和形成规律进行系统整理。整理工作包括分类、组卷、排列、编号、编目、装订等环节。组卷应遵循文件材料的自然形成规律和有机联系，保持案卷内文件的系统性和逻辑性。案卷封面、卷内目录、备考表等应逐项填写清楚、规范。归档的图纸应折叠整齐，字迹、线条清晰。电子文件应与纸质文件同步形成、同步整理，并确保其真实性、完整性、有效性和安全性，注明相应纸质文件的档号。（四）档案的保管与保护档案保管场所应符合《档案馆建筑设计规范》要求，具备良好的通风、采光、温湿度控制条件，并配备必要的消防、安防设备。档案库房应保持清洁、干燥，远离火源、水源和污染源。档案装具应符合标准，做到柜架统一、摆放有序。定期对档案进行清点核对，发现问题及时处理。对于破损、褪色的档案应及时进行修复和复制。电子档案应定期进行备份，并采用适当的存储介质和技术手段，确保其长期可读。（五）档案的利用与服务建立档案利用制度，明确利用范围、审批程序和借阅要求。档案管理人员应熟悉档案内容，为利用者提供热情、高效的服务，包括查阅、复制、摘录等。利用档案时，应爱护档案，不得涂改、勾画、抽取、撤换、增删档案材料。涉密档案的利用，必须严格遵守国家保密法律法规，履行保密审批手续。档案利用完毕后，应及时归还，管理人员做好利用登记与注销工作。（六）项目竣工档案的验收与移交建设单位应在项目竣工验收前，组织相关单位对项目竣工档案进行专项验收。验收内容包括档案的完整性、准确性、系统性、规范性及安全保管情况等。验收合格后，方可进行项目竣工验收。项目竣工验收后，建设单位应按照有关规定，及时向城建档案馆或其他指定的档案接收单位办理档案移交手续，移交的档案应符合接收单位的要求，并办理正式的交接手续。三、建设项目档案管理的责任主体建设项目档案管理是一项多方协同的工作，各参与方应明确自身职责，密切配合，共同做好档案管理工作。（一）建设单位的责任建设单位是项目档案管理的总负责单位，对项目档案的真实性、完整性、系统性负总责。负责组织制定项目档案管理方案和制度；协调、指导、监督各参建单位的档案管理工作；组织项目竣工档案的编制、审核、验收和移交；配备必要的档案管理人员和设施设备，保障档案管理经费。（二）勘察、设计、施工、监理单位的责任勘察、设计单位负责收集、整理本单位在项目勘察、设计过程中形成的文件材料，并对其真实性、准确性和完整性负责，按规定向建设单位移交。施工单位负责收集、整理项目施工过程中形成的各类文件材料，特别是隐蔽工程记录、施工日志、质量评定、试验报告等，对施工档案的质量负责，并在工程竣工后向建设单位提交完整、规范的施工档案。监理单位负责收集、整理监理工作中形成的文件材料，对监理档案的真实性、完整性负责，并对施工单位、勘察设计单位提交的档案进行审核，签署意见后一并向建设单位移交。（三）档案管理人员的责任档案管理人员应具备相应的专业知识和技能，忠于职守，廉洁奉公，严格遵守档案管理的各项规章制度。负责档案的收集、整理、保管、利用、统计等日常工作；维护档案的完整与安全；积极为项目建设和运营提供档案服务。四、建设项目档案管理的保障措施为确保建设项目档案管理工作落到实处，必须建立健全各项保障措施。（一）组织保障成立由建设单位牵头，各参建单位相关负责人组成的项目档案管理领导小组，明确各级管理人员的职责，形成一级抓一级、层层抓落实的档案管理组织体系。（二）制度保障完善各项档案管理制度，并确保制度的有效执行。定期对制度执行情况进行检查与评估，根据实际情况及时修订和完善制度，使档案管理工作有法可依、有章可循。（三）人员保障配备具有专业素质和责任心的档案管理人员，并保持档案管理人员的相对稳定。加强对档案管理人员的业务培训，提高其专业技能和管理水平，鼓励其学习和掌握档案管理新知识、新技术。（四）经费保障建设单位应将档案管理所需经费（包括档案库房建设或租赁、档案装具、设备购置、人员培训、档案数字化、保管维护等费用）纳入项目总投资和年度预算，确保档案管理工作的顺利开展。（五）技术保障积极采用先进的档案管理技术和方法，推进档案管理信息化建设。利用档案管理软件，实现档案的计算机辅助管理，提高档案管理效率和利用水平。加强对电子档案管理技术的研究与应用，确保电子档案的长期保存和有效利用。建设项目档案是项目