机关单位办公用品管理制度

机关单位办公用品管理制度一、引言为进一步规范我单位办公用品的管理，倡导勤俭节约、高效务实的工作作风，降低行政运行成本，提高资源使用效益，确保各项工作有序开展，结合我单位实际，特制定本制度。本制度旨在明确办公用品的采购、入库、领用、使用、处置等环节的管理要求，确保每一笔办公用品的流转都有章可循、有据可查，杜绝浪费和不当使用。二、管理机构与职责办公用品管理实行统一领导、归口管理、分级负责的原则。单位办公室为本单位办公用品的归口管理部门，负责统筹规划、制度建设、组织采购、登记入库、发放调配、监督检查等工作。具体职责包括：根据各部门需求和单位年度工作计划，编制办公用品年度采购预算；建立健全办公用品出入库登记台账；组织实施办公用品的集中采购或定点采购；负责办公用品的质量验收和保管；定期对库存办公用品进行盘点，确保账实相符；对各部门办公用品使用情况进行监督和指导。各职能部门为办公用品的使用部门，应指定专人（可由部门内勤或指定人员兼任）负责本部门办公用品的领用、分发、保管和登记工作，建立本部门办公用品领用登记台账，确保账实相符，杜绝浪费，并配合办公室做好相关检查工作。三、采购管理办公用品采购应遵循“按需采购、保证供应、勤俭节约、公开透明”的原则。（一）采购计划与审批各部门应根据实际工作需要，在每季度末（或每月末，根据单位实际情况确定）提出下一季度（或下月）的办公用品需求计划，经部门负责人审核签字后，报办公室汇总。办公室结合库存情况、年度预算及工作实际，编制单位办公用品采购计划，报单位分管领导审批。对于大额或专项办公用品采购，需按规定报请单位主要领导审批，并可能涉及更高级别的采购程序。（二）采购方式办公用品采购应优先选择符合资质要求的定点供应商或通过政府集中采购平台进行，以获取更优的价格和服务。对于零星、小额的办公用品采购，可由办公室安排专人按审批计划进行即时采购，但需遵守“货比三家、质优价廉”的原则，并索取正规票据。（三）验收采购的办公用品到货后，由办公室指定专人会同采购人员共同对数量、规格、质量等进行查验，确认无误后，方可办理入库手续。对不符合要求的办公用品，应及时与供应商联系退换。四、入库与库存管理办公室应设立专门的办公用品仓库或存放区域，指定专人负责管理。（一）入库登记所有入库的办公用品，均需详细登记《办公用品入库台账》，内容包括：品名、规格型号、单位、数量、单价、金额、供应商、入库日期、采购人等信息，并由保管员签字确认。（二）存放管理办公用品应分类、分品种存放，做到摆放整齐、标识清晰，便于存取和盘点。同时，要注意做好防潮、防尘、防火、防盗等工作，确保物品安全。（三）库存盘点保管员应每月对库存办公用品进行一次盘点，每季度进行一次全面清查，并与入库台账进行核对，确保账实相符。对盘盈、盘亏情况，应及时查明原因，并按规定程序报批处理。对临近保质期或长期闲置的物品，应及时上报办公室，以便统筹调剂使用或处置。五、领用与发放管理办公用品的领用与发放应严格按照规定程序办理，倡导按需申领、杜绝浪费。（一）领用申请各部门领用办公用品时，由本部门指定的办公用品管理员根据实际需求，填写《办公用品领用单》，经部门负责人签字批准后，到办公室办理领用手续。《领用单》应注明领用部门、领用人、领用物品名称、规格、数量、领用日期等信息。（二）发放登记办公室保管员根据审批后的《办公用品领用单》发放物品，并在《办公用品领用登记台账》中详细记录领用情况，领用人需签字确认。对于消耗量大或价值较高的办公用品，可适当控制领用数量。（三）特殊物品管理对于计算器、U盘、办公文具套装等耐用办公用品，应实行以旧换新制度（如适用），并进行登记备案，明确使用人责任。六、使用与处置管理（一）规范使用全体工作人员应爱护办公用品，本着勤俭节约的原则，合理、高效使用，杜绝铺张浪费和公物私用。严禁将办公用品随意丢弃或据为己有。（二）损坏与报废办公用品在使用过程中发生损坏或无法正常使用的，使用部门应及时向办公室报告。对于可维修的物品，由办公室统一安排维修；对于确已无法维修或无维修价值的，应按规定程序办理报废手续，由办公室统一回收处理。（三）废旧物品处置对于报废或淘汰的办公用品，由办公室统一登记、回收，能回收利用的应尽量回收利用，不能回收利用的，应按照环保要求和单位规定进行分类处置，严禁随意丢弃。七、经费管理办公用品经费应纳入单位年度财务预算，专款专用。办公室应严格按照采购计划和审批程序办理报销手续，确保票据齐全、手续完备。财务部门应加强对办公用品经费使用情况的审核与监督。八、监督检查办公室会同财务部门及单位纪检监察机构（如有），定期或不定期对各部门办公用品的采购、入库、领用、使用、处置及经费管理等情况进行监督检查。对严格执行本制度、节约成效显著的部门和个人，可予以表扬；对违反本制度规定，造成办公用品浪费、损坏或流失的，将视情节轻重，对相关责任人进行