农行运营档案管理制度

PAGE农行运营档案管理制度一、总则（一）目的为加强中国农业银行（以下简称“农行”）运营档案管理，规范运营档案的收集、整理、保管、利用等行为，确保运营档案的真实、完整、安全和有效利用，依据国家有关法律法规及金融行业相关标准，结合农行实际情况，制定本制度。（二）适用范围本制度适用于农行各级机构在运营业务活动中形成的各类档案，包括但不限于会计凭证、账簿、报表、合同协议、重要空白凭证、业务印章、系统数据备份等。（三）基本原则1.真实性原则：运营档案应如实反映业务活动的实际情况，确保档案内容真实可靠。2.完整性原则：全面收集、整理运营业务过程中产生的各类文件资料，保证档案的完整性。3.安全性原则：采取有效措施确保运营档案的安全，防止档案损坏、丢失、泄露等情况发生。4.保密性原则：对涉及国家机密、商业秘密和个人隐私的运营档案，严格保密，防止信息泄露。5.便利性原则：档案管理应便于查询、调阅和利用，提高工作效率。二、管理职责（一）运营管理部门1.负责制定和完善运营档案管理制度、流程和标准。2.组织开展运营档案的收集、整理、装订、移交等工作。3.对运营档案的保管、利用情况进行监督和检查。4.协调解决运营档案管理工作中出现的问题。（二）档案管理部门1.负责运营档案的接收、保管、统计、鉴定和销毁等工作。2.建立健全运营档案管理系统，实现档案的电子化管理和信息共享。3.指导和监督运营管理部门的档案管理工作。4.提供运营档案的查询、调阅等服务。（三）各业务部门1.负责本部门运营档案的收集、整理和初步审核工作，并及时移交运营管理部门。2.配合运营管理部门和档案管理部门做好运营档案的管理工作，提供必要的支持和协助。3.按照规定的期限和要求，妥善保管本部门在业务活动中形成的临时档案。（四）审计部门负责对运营档案管理工作进行审计监督，检查档案管理制度的执行情况，确保档案管理工作合规、有效。（五）信息技术部门1.保障运营档案管理系统的正常运行，提供技术支持和维护服务。2.协助做好运营档案数据的备份、存储和安全管理工作。三、档案收集与整理（一）收集范围1.会计凭证：包括原始凭证、记账凭证等，应按照业务发生的时间顺序进行整理。2.会计账簿：总账、明细账、日记账等各类账簿。3.会计报表：月度、季度、年度会计报表及相关附表。4.合同协议：各类业务合同、协议、契约等。5.重要空白凭证：如支票、汇票、本票、存单、银行卡等。6.业务印章：各类业务专用章、个人名章等。7.系统数据备份：包括业务系统产生的各类数据文件、日志文件等。8.其他与运营业务相关的文件资料。（二）收集要求1.各业务部门应在业务办理完毕后及时收集相关档案资料，确保档案的完整性和准确性。2.收集的档案资料应字迹清晰、内容完整、格式规范，签字盖章齐全。3.对于电子档案，应确保数据的真实性、完整性和可读性，并按照规定进行备份和存储。（三）整理方法1.会计凭证应按照记账凭证的编号顺序进行整理，每本凭证厚度应适中，一般不超过2厘米。2.会计账簿应按照科目顺序进行排列，账页应平整、无缺损。3.会计报表应按照时间顺序装订成册，并加盖单位公章。4.合同协议应按照类别和时间顺序进行整理，每份合同应单独编号。5.重要空白凭证应按照种类和号码顺序进行整理，登记造册。6.业务印章应妥善保管，建立印章使用登记簿。7.电子档案应按照规定的格式和命名规则进行整理，建立电子档案目录。四、档案保管（一）保管期限1.会计凭证、账簿、报表等档案的保管期限按照国家有关规定执行，一般分为永久、定期两类。定期保管期限分为3年、5年、10年、15年、25年5类。2.合同协议、重要空白凭证、业务印章等档案的保管期限根据业务性质和风险程度确定，一般不少于5年。3.系统数据备份的保管期限应根据数据的重要性和恢复需求确定，一般不少于3年。（二）保管方式1.纸质档案应存放在专用的档案库房内，库房应具备防火、防潮、防虫、防盗、防鼠等条件。2.档案库房应设置必要的消防器材和安全设施，定期进行检查和维护。3.电子档案应采用磁带、光盘、硬盘等存储介质进行备份，并异地存放。4.建立健全电子档案存储管理制度，确保电子档案的安全和可读取性。（三）档案保管要求1.档案管理人员应定期对档案进行检查和清点，发现问题及时处理。2.对破损、褪色的档案应及时进行修复或复制。3.严格控制档案库房的温度、湿度，保持适宜的环境条件。4.做好档案的防盗、防火、防潮、防虫、防鼠等工作，确保档案安全。五、档案利用（一）利用范围1.内部查阅：农行内部工作人员因工作需要查阅运营档案。2.外部查阅：司法机关、监管部门等依法依规查阅农行运营档案。（二）利用流程1.内部查阅查阅人应填写《运营档案查阅申请表》，注明查阅档案的名称、日期、用途等信息。申请表经所在部门负责人审批后，提交运营管理部门。运营管理部门审核通过后，安排专人陪同查阅，并做好查阅记录。查阅人不得擅自涂改、抽取、撤换档案资料，如需复印或摘录，应经运营管理部门同意。2.外部查阅外部单位查阅运营档案应出具正式的查阅函，注明查阅目的、范围等内容。查阅函经农行法律合规部门审核通过后，提交运营管理部门。运营管理部门按照规定办理档案查阅手续，并报上级主管部门备案。外部查阅应在指定地点进行，由农行工作人员陪同，查阅过程中不得拍照、录像、复制档案资料。如需特殊情况需复制档案资料，应按照相关法律法规办理审批手续。（三）利用限制1.涉及国家机密、商业秘密和个人隐私的运营档案，未经批准不得对外提供查阅。2.运营档案的利用应遵循档案管理的相关规定，不得损害农行利益和声誉。3.档案管理人员应严格控制档案的查阅范围和利用期限，确保档案的安全和完整。六、档案鉴定与销毁（一）鉴定原则1.依据档案保管期限表，对已到保管期限的档案进行鉴定。2.鉴定工作应遵循全面审查、客观公正、严格保密的原则。（二）鉴定组织成立档案鉴定小组，由运营管理部门、档案管理部门、审计部门等相关人员组成。鉴定小组负责对拟销毁档案进行审核和鉴定。（三）鉴定程序1.档案管理部门定期对已到保管期限的档案进行清理，提出拟销毁档案清单。2.鉴定小组对拟销毁档案进行逐一审查，核实档案的真实性、完整性和保管期限。3.对于涉及重要业务、存在争议或可能有后续利用价值的档案，应暂缓销毁，进一步研究处理。4.经鉴定小组审核通过的拟销毁档案清单，报经农行主管领导审批。（四）销毁程序1.经批准销毁的档案，应在指定地点进行集中销毁。2.销毁过程应进行现场监督，确保档案彻底销毁，防止档案信息泄露。3.销毁完毕后，销毁人员应在销毁清单上签字确认，并将销毁清单归档保存。七、档案信息化管理（一）信息化建设目标1.建立完善的运营档案管理信息系统，实现档案的电子化采集、整理、存储、查询、利用和统计分析等功能。2.提高运营档案管理的工作效率和质量，实现档案信息的快速传递和共享。3.加强档案信息的安全管理，确保档案数据的安全可靠。（二）信息化建设内容1.档案管理系统建设开发或选用适合农行运营档案管理需求的信息系统，实现档案管理的全流程信息化。系统应具备档案录入、审核、存储、检索、借阅、统计等功能模块，满足不同用户的使用需求。2.电子档案采集与整理制定电子档案采集标准和规范，确保电子档案的格式统一、内容完整。对业务系统产生的电子数据进行定期采集和整理，转换为符合档案管理系统要求的格式。3.电子档案存储与管理建立电子档案存储中心，采用磁盘阵列、磁带库等存储设备，对电子档案进行安全存储。制定电子档案备份策略，定期进行数据备份，并异地存放，确保数据安全。4.档案信息安全管理建立健全档案信息安全管理制度，加强用户认证、权限管理、数据加密等安全措施。定期对档案管理系统进行安全检查和漏洞修复，防止信息泄露和网络攻击。（三）信息化管理要求1.档案管理人员应熟练掌握档案管理信息系统的操作技能，确保系统的正常运行。2.严格按照电子档案管理的相关规定，做好电子档案的采集、整理、存储和利用工作。3.加强对档案管理信息系统的维护和升级，及时解决系统运行中出现的问题。4.定期对电子档案进行数据质量检查，确保档案信息的准确性和完整性。八、监督与检查（一）监督检查主体1.农行内部审计部门负责对运营档案管理工作进行定期审计监督。2.运营管理部门和档案管理部门应定期对本部门及下级机构的档案管理工作进行自查。（二）监督检查内容1.档案管理制度的执行情况，包括档案收集、整理、保管、利用、鉴定、销毁等环节。2.档案管理工作的合规性，是否符合国家法律法规和金融行业相关标准。3.档案管理系统的运行情况，包括数据的准确性、完整性和安全性。4.档案管理人员的履职情况，是否具备相应的专业知识和技能。（三）问题整改1.对于监督检查中发现的问题，应及时下达整改通知书，明确整改要求和