采购运营管理制度

PAGE采购运营管理制度一、总则（一）目的为加强公司采购运营管理，规范采购行为，提高采购效率，降低采购成本，确保采购物资和服务的质量，保障公司生产经营活动的顺利进行，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于公司内部所有采购活动，包括但不限于原材料采购、设备采购、办公用品采购、服务采购等。（三）基本原则1.合法性原则：采购活动必须遵守国家法律法规和相关政策，确保采购行为合法合规。2.公平公正原则：采购过程应遵循公平、公正、公开的原则，不得偏袒任何供应商，保障所有供应商平等参与竞争的权利。3.效益原则：在保证采购物资和服务质量的前提下，通过科学的采购管理，降低采购成本，提高采购效益。4.诚信原则：采购人员应诚实守信，与供应商建立良好的合作关系，维护公司的声誉和利益。二、采购组织与职责（一）采购部门设置公司设立采购部，负责公司采购业务的归口管理。采购部根据公司业务需求，可下设若干采购小组，分别负责不同类型物资和服务的采购工作。（二）采购部门职责1.制定采购计划：根据公司生产经营计划和库存状况，编制年度、季度和月度采购计划，明确采购物资和服务的种类、数量、规格、交货时间等要求。2.供应商管理：建立和维护供应商信息库，对供应商进行评估、选择、考核和管理，确保供应商的供货能力和质量水平。3.采购执行：按照采购计划，组织实施采购活动，包括询价、比价、议价、签订采购合同、跟踪订单执行等，确保采购任务按时、按质、按量完成。4.采购成本控制：通过市场调研、供应商谈判、招标采购等方式，降低采购成本，提高采购资金使用效益。5.采购质量控制：参与采购物资和服务的验收工作，确保采购物资和服务符合质量要求，对不合格品及时进行处理。6.合同管理：负责采购合同的起草、审核、签订、履行、变更和终止等工作，确保合同的合法性、有效性和完整性。7.信息管理：收集、整理、分析采购相关信息，为公司决策提供支持，定期向上级领导汇报采购工作情况。（三）其他部门职责1.需求部门：负责提出采购需求，明确采购物资和服务的技术规格、质量要求、交货时间等详细信息，并对采购需求的合理性和准确性负责。2.财务部门：负责审核采购预算，监督采购资金的使用，参与采购合同的审核，确保采购资金的安全和合理使用。3.质量部门：负责对采购物资和服务的质量进行检验和验收，提供质量标准和检验方法，对不合格品出具检验报告，并参与采购质量问题的处理。4.仓储部门：负责采购物资的入库、存储、保管和发放工作，提供库存信息，协助采购部门做好采购计划的制定和执行。三、采购流程（一）采购申请1.需求部门根据生产经营需要，填写《采购申请表》，详细说明采购物资和服务的名称、规格、数量、质量要求、交货时间、用途等信息，并提交相关部门负责人审核。2.《采购申请表》经需求部门负责人审核签字后，提交至采购部。（二）采购审批1.采购部收到《采购申请表》后，对采购需求进行初步审核，核实采购物资和服务的必要性、合理性和准确性。2.对于金额较小的采购申请，采购部负责人可直接审批；对于金额较大的采购申请，采购部负责人审核后，提交公司分管领导审批；对于重大采购项目，需提交公司总经理办公会或董事会审议批准。（三）采购实施1.制定采购方案：采购部根据采购审批结果，制定采购方案，明确采购方式、采购渠道、采购时间安排等内容。2.选择供应商：采购人员通过多种渠道寻找潜在供应商，对供应商进行资格审查和实地考察，评估供应商的信誉、实力、产品质量、价格水平、售后服务等方面情况，确定合格供应商名单。3.询价比价议价：采购人员向合格供应商发出询价函，要求供应商提供报价单，对不同供应商的报价进行比较和分析，选择性价比最优的供应商进行议价。在议价过程中，采购人员应充分了解市场行情，掌握谈判技巧，争取最有利的采购价格和条件。4.签订采购合同：采购人员与选定的供应商协商一致后，起草采购合同，明确双方的权利和义务，包括物资和服务的名称、规格、数量、质量标准、价格、交货时间、交货地点、付款方式、违约责任等条款。采购合同经双方签字盖章后生效，并报公司相关部门备案。（四）订单跟踪与催货1.采购合同签订后，采购人员应及时跟踪订单执行情况，与供应商保持密切沟通，确保供应商按时、按质、按量生产和交付采购物资和服务。2.在订单执行过程中，如发现供应商可能无法按时交货或出现质量问题等异常情况，采购人员应及时与供应商协商解决，并向公司相关部门汇报。对于可能影响公司生产经营的重大问题，应及时采取措施进行处理，如调整采购计划、寻找替代供应商等。（五）验收付款1.验收：采购物资和服务到货后，采购部应及时通知需求部门、质量部门等相关人员进行验收。验收人员按照合同要求和相关标准，对采购物资和服务的数量、质量、规格等进行检验和核对，填写《验收报告》。如发现验收不合格，应及时与供应商沟通协商，要求供应商采取补货、换货、退货等措施进行处理。2.付款：验收合格后，采购部根据采购合同约定，填写《付款申请单》，附上验收报告、发票等相关凭证，提交至财务部门审核。财务部门审核无误后，按照公司财务制度办理付款手续。四、采购方式（一）招标采购1.适用范围：对于金额较大、技术复杂、市场竞争充分的采购项目，应采用招标采购方式。2.招标程序：编制招标文件：采购部根据采购需求编制招标文件，明确招标项目的技术规格、商务条款、评标标准等内容。发布招标公告：通过公司官网、行业媒体、招标代理机构等渠道发布招标公告，邀请潜在供应商参与投标。发售招标文件：向购买招标文件的潜在供应商提供招标文件，并收取相应费用。开标评标：按照招标文件规定的时间和地点组织开标，由评标委员会对投标文件进行评审，确定中标候选人。中标公示与签订合同：对中标候选人进行公示，公示无异议后，与中标供应商签订采购合同。（二）询价采购1.适用范围：对于金额较小、技术规格简单、市场供应充足的采购项目，可采用询价采购方式。2.询价程序：选择询价对象：采购人员从合格供应商名单中选择若干家供应商作为询价对象。发出询价函：向询价对象发出询价函，要求其在规定时间内提供报价单。比较分析报价：对各询价对象的报价进行比较和分析，选择报价最低且符合要求的供应商作为成交供应商。签订采购合同：与成交供应商签订采购合同。（三）竞争性谈判采购1.适用范围：对于采购时间紧迫、招标条件不满足或需要与供应商进行技术交流的采购项目，可采用竞争性谈判采购方式。2.谈判程序：成立谈判小组：由采购部、需求部门、质量部门等相关人员组成谈判小组。制定谈判文件：谈判小组根据采购需求制定谈判文件，明确谈判的程序、内容、标准等要求。邀请供应商谈判：向符合条件的供应商发出谈判邀请，要求其在规定时间内提交响应文件，并参加谈判。谈判：谈判小组与供应商进行谈判，就采购物资和服务的价格、质量、交货时间、售后服务等条款进行协商，争取达成最优采购方案。确定成交供应商：谈判结束后，谈判小组根据谈判情况，确定成交供应商，并签订采购合同。（四）单一来源采购1.适用范围：符合下列情形之一的采购项目，可采用单一来源采购方式：只能从唯一供应商处采购的；发生了不可预见的紧急情况不能从其他供应商处采购的；必须保证原有采购项目一致性或者服务配套的要求，需要继续从原供应商处添购，且添购资金总额不超过原合同采购金额百分之十的。2.采购程序：提出申请：采购部或需求部门填写《单一来源采购申请表》，详细说明采用单一来源采购方式的原因、采购项目的基本情况、拟采购的物资和服务的名称、规格、数量、价格等信息，并提交相关部门审核。审核批准：《单一来源采购申请表》经采购部负责人、公司分管领导审核签字后，报公司总经理办公会或董事会审议批准。签订采购合同：经批准后，与单一供应商签订采购合同。五、供应商管理（一）供应商选择1.供应商筛选：采购部通过市场调研、行业推荐、网络搜索、供应商自荐等方式，收集潜在供应商信息，建立供应商信息库。对潜在供应商进行资格审查，包括营业执照、税务登记证、组织机构代码证、生产许可证、产品质量认证、业绩信誉等方面情况，筛选出合格供应商名单。2.实地考察：对于重要的采购项目，采购部应组织相关人员对合格供应商进行实地考察，了解供应商的生产经营状况、质量管理体系、生产设备、技术水平、售后服务能力等情况，评估供应商的综合实力。3.供应商评估：采购部定期对供应商进行评估，评估内容包括产品质量、交货期、价格水平、售后服务、合作态度等方面情况。根据评估结果，对供应商进行分类管理，分为优秀供应商、合格供应商、一般供应商和不合格供应商。（二）供应商考核1.考核指标：建立供应商考核指标体系，包括质量指标、交货期指标、价格指标、服务指标等方面内容。质量指标主要考核供应商提供的产品质量是否符合合同要求；交货期指标主要考核供应商是否按时交货；价格指标主要考核供应商的报价是否合理；服务指标主要考核供应商的售后服务是否及时、有效。2.考核方式：采购部定期对供应商进行考核，考核方式包括日常评价、定期评价、专项评价等。日常评价由采购人员根据日常采购业务中与供应商的合作情况进行评价；定期评价由采购部组织相关人员对供应商进行集中评价，每年至少进行一次；专项评价由采购部针对供应商在某一采购项目中的表现进行评价。3.考核结果应用：根据供应商考核结果，采购部对供应商采取相应的管理措施。对于优秀供应商，给予优先采购、增加采购份额、合作奖励等优惠政策；对于合格供应商，继续保持合作关系，加强沟通与管理；对于一般供应商，要求其限期整改，如整改后仍不符合要求，减少采购份额或终止合作；对于不合格供应商，立即终止合作，并从供应商信息库中删除。（三）供应商激励与约束1.激励措施：公司建立供应商激励机制，对表现优秀的供应商给予表彰和奖励。激励措施包括物质奖励、荣誉奖励、合作机会奖励等。例如，对按时、按质、按量交货且产品质量优异的供应商，给予一定金额的现金奖励；对长期合作且业绩突出的供应商，授予“优秀供应商”称号，并在公司内部进行宣传；在新的采购项目中，优先考虑与优秀供应商合作。2.约束措施：公司建立供应商约束机制，对违反合同约定或出现质量问题、交货延迟等情况的供应商，采取相应的约束措施。约束措施包括扣除货款、罚款、暂停合作、终止合作等。例如，对未按时交货的供应商，按照合同约定扣除相应货款；对产品质量不合格的供应商，要求其承担换货、退货、赔偿等责任，并给予一定金额的罚款；对多次出现问题且拒不整改的供应商，暂停合作或终止合作。六、采购风险管理（一）风险识别与评估1.风险识别：采购部定期对采购过程中可能存在的风险进行识别，风险识别的范围包括采购计划风险、供应商风险、采购合同风险、采购质量风险、采购价格风险、采购付款风险等方面。2.风险评估：采购部对识别出的风险进行评估，评估风险发生的可能性和影响程度。根据风险评估结果，确定风险等级，分为高风险、中风险和低风险。（二）风险应对措施1.高风险应对：对于高风险事件，制定专门的应对方案，采取风险规避、风险降低、风险转移等措施进行处理。例如，对于供应商破产、产品质量严重不合格等可能导致公司重大损失的高风险事件，及时寻找替代供应商，或与供应商协商解决问题，降低风险影响程度；对于采购合同存在重大法律风险的情况，及时咨询法律顾问，修改合同条款，转移风险。2.中风险应对：对于中风险事件，采取风险降低、风险监控等措施进行处理。例如，对于供应商交货延迟可能影响公司生产进度的中风险事件，加强与供应商沟通协调，督促其按时交货，并密切关注交货情况，及时采取措施应对可能出现的问题；对于采购价格波动较大可能影响公司成本的中风险事件，建立价格预警机制，及时掌握市场价格动态，采取适当采购策略降低风险。3.低风险应对：对于低风险事件，采取风险监控措施进行处理。例如，对于采购文件存在格式不规范、条款不清晰等低风险事件，加强对采购文件的审核和管理，及时发现并纠正问题，避免风险扩大。（三）风险监控与预警1.风险监控：采购部建立风险监控机制，定期对采购风险进行监控，及时掌握风险状态变化情况。风险监控的内容包括风险事件的发生情况、风险应对措施的执行效果、风险等级的变化等方面。2.风险预警：采购部根据风险监控结果，建立风险预警指标体系，当风险指标达到预警值时，及时发出预警信号。风险预警信号分为红色预警、橙色预警和黄色预警，分别对应高风险、中风险和低风险状态。采购部收到预警信号后，应立即采取相应的风险应对措施，降低风险影响程度。七、采购绩效评估（一）评估指标1.采购成本指标：包括采购价格、采购费用、采购资金节约率等指标，用于评估采购部在降低采购成本方面的工作成效。2.采购质量指标：包括采购物资和服务的合格率、退货率、质量投诉率等指标，用于评估采购部在保证采购质量方面的工作成效。3.采购效率指标：包括采购周期、订单处理及时率、合同签订及时率等指标，用于评估采购部在提高采购效率方面的工作成效。4.供应商管理指标：包括供应商满意度、供应商投诉率、供应商合作稳定性等指标，用于评估采购部在供应商管理方面的工作成效。（二）评估方法1.定量评估：根据采购绩效评估指标，收集相关数据，采用数据分析方法进行定量评估。例如，通过计算采购资金