物业公司财务人员职责制度

物业公司财务人员职责制度第一章总则第一条本制度依据《中华人民共和国会计法》《企业会计准则》等行业规范，结合集团母公司关于财务管理合规性管理的要求，以及公司内部加强财务风险防控、规范财务行为、提升资金使用效率的内部需求，制定本制度。制度旨在通过明确财务人员职责、规范财务操作流程、强化风险管控机制，确保公司财务管理工作合法合规、高效有序，维护公司资产安全与财务秩序。第二条本制度适用于公司各部门、下属单位及全体员工，涵盖公司所有涉及财务收支、资金管理、会计核算、税务处理等业务场景，包括但不限于采购付款、费用报销、投资管理、合同结算、财务报告等环节。第三条本制度中下列术语定义如下：（一）“财务专项管理”指公司针对财务领域特定风险点（如资金安全、会计信息质量、税务合规性等）实施的全流程管控活动，包括风险识别、评估、预警、处置与持续改进。（二）“财务专项风险”指因财务制度执行不力、操作失误、外部环境变化等因素可能导致的资金损失、会计信息失真、税务处罚等不利后果。（三）“财务合规”指公司财务活动严格遵循国家法律法规、行业准则及公司内部制度要求，确保业务行为合法有效、记录真实完整、流程规范透明。第四条财务专项管理应遵循以下核心原则：（一）“全面覆盖”，即管控范围覆盖所有财务业务场景与层级，不留盲区；（二）“责任到人”，即明确各层级财务人员的职责边界，确保人人有责、权责一致；（三）“风险导向”，即聚焦高风险环节实施重点管控，优先防范重大风险；（四）“持续改进”，即定期评估管理效果，动态优化制度流程，提升管控效能。第二章管理组织机构与职责第五条公司主要负责人对公司财务专项管理工作负总责，承担第一责任人的领导责任；分管财务工作的负责人为直接责任人，负责统筹部署、监督落实专项管理制度执行情况。第六条公司设立财务专项管理领导小组，作为专项工作的决策与协调机构。领导小组由公司主要负责人任组长，分管财务工作的负责人任副组长，成员包括财务部、审计部、法务部及下属单位代表。领导小组主要履行以下职能：（一）统筹公司财务专项管理工作的顶层设计，审批重大风险管控策略；（二）协调跨部门、跨单位的财务风险处置与资源调配；（三）定期审议专项管理评估报告，决策优化方案。第七条财务部为财务专项管理的牵头部门，主要职责包括：（一）制定和完善公司财务专项管理制度，明确操作标准与审批权限；（二）组织全公司财务人员的专项培训，开展合规宣贯；（三）牵头开展季度性财务风险排查，建立风险台账；（四）监督下属单位的财务操作规范，纠正违规行为。第八条审计部为财务专项管理的专责部门，主要职责包括：（一）独立审核财务业务流程的合规性，重点抽查资金审批、会计核算等环节；（二）针对高风险业务领域（如关联交易、大额资金支付）开展专项审计；（三）提出流程优化建议，评估制度执行有效性。第九条各业务部门及下属单位作为财务专项管理的执行主体，主要职责包括：（一）落实公司财务制度要求，确保本领域业务操作合规；（二）开展日常财务风险自查，及时上报异常情况；（三）配合领导小组、财务部、审计部开展的专项检查与整改工作。第十条各级财务人员作为基层执行岗，应履行以下合规操作责任：（一）签署岗位合规承诺书，明确个人对财务行为的责任；（二）主动识别并上报业务场景中的潜在风险，不得隐瞒不报；（三）严格执行审批权限，不得越权操作或伪造审批记录。第三章专项管理重点内容与要求第十一条资金收支管控财务部应建立资金支付分级授权制度，明确小额、中额、大额资金的审批层级与额度标准，严禁超权限审批或代签付款。禁止以个人账户代收公司款项，所有资金收付必须通过公司银行账户统一管理。第十二条采购付款合规采购部需严格履行供应商尽职调查，建立合格供应商名录，禁止向无资质或存在关联关系的供应商支付款项。所有采购合同须经过财务部审核发票合规性，确保发票要素齐全、税率匹配。第十三条费用报销规范各业务部门应规范费用报销流程，员工需提交真实、完整的报销单据，财务部审核时须核对费用真实性，禁止虚列费用或套取公司资金。大额费用报销需附业务说明，并经部门负责人签字确认。第十四条会计核算标准财务部应统一会计科目使用标准，确保会计记录真实反映业务情况。定期开展账实核对，对账目差异及时查明原因并上报，禁止通过“调节账目”达成业绩目标。第十五条税务合规管理财务部需建立季度性税务风险排查机制，重点关注增值税发票开具、企业所得税汇算清缴等环节。禁止通过虚开发票、隐匿收入等手段偷税漏税，所有税务事项必须由专业会计师处理。第十六条关联交易管控法务部联合财务部建立关联交易审批台账，明确关联方定义及交易定价标准，禁止未经评估的关联交易。重大关联交易需提交领导小组审议，并经审计部独立核查。第十七条资产管理安全资产管理部门需定期盘点固定资产，财务部同步核对折旧计提准确性。禁止未经审批的资产处置，所有报废、转让必须通过内部流程审批。第十八条资金安全防护财务部应加强银行账户管理，禁止授权他人操作资金账户，定期核对电子回单与银行流水。如遇可疑交易，须立即冻结账户并上报领导小组处置。第四章专项管理运行机制第十九条制度动态更新机制财务部每年结合法规政策变化及业务发展，修订财务专项管理制度。重大调整需经领导小组审议，并发布制度公告。第二十条风险识别预警机制每月开展财务风险排查，重点关注资金链安全、会计差错、税务处罚等风险点。财务部建立风险预警清单，对高风险事项发布内部通报，要求相关单位限期整改。第二十一条合规审查机制所有财务决策（如大额付款、合同结算）须经过财务部合规审查，未经审查的财务事项不得实施。审计部每季度抽查审查记录，确保“未经合规审查不得实施”的要求落到实处。第二十二条风险应对机制一般风险由业务部门自行处置，重大风险需启动应急流程：财务部立即冻结相关资金操作，牵头部门组织评估损失，领导小组协调处置方案，必要时向监管机构报告。第二十三条责任追究机制对财务违规行为实行分级处罚：一般违规由当事人承担经济处罚，情节严重的取消绩效奖金；涉嫌犯罪的移交司法机关处理。财务部每季度汇总违规案例，发布警示通报。第二十四条评估改进机制每年12月由领导小组牵头开展专项管理评估，审计部负责数据收集与评分，评估结果作为次年制度优化的依据。第五章专项管理保障措施第二十五条组织保障公司主要负责人每季度听取财务专项管理汇报，分管领导每月检查制度执行情况。下属单位负责人对本单位财务合规负首要责任，须定期向公司财务部提交管理报告。第二十六条考核激励机制将财务专项合规情况纳入部门年度考核指标，占绩效权重不低于20%。连续两年考核优秀的部门，奖励部门负责人奖金；连续三次不合格的，予以岗位调整。第二十七条培训宣传机制每年3月、9月开展全员财务合规培训，管理层侧重政策解读，一线员工侧重操作规范。财务部制作合规手册，要求新员工入职前签署学习确认书。第二十八条信息化支撑财务部推动ERP系统升级，实现资金支付电子化审批、会计凭证自动生成、风险实时监控。系统异常操作需留痕记录，便于事后追溯。第二十九条文化建设每半年发布《财务合规倡议书》，组织合规承诺签字活动。设立“合规之星”评选，对主动发现并解决财务风险的员工给予奖励。第三十条报告制度财务部每月向领导小组提交风险事件月报，内容包括已处置事项、未解决风险及改进建议。