物业管理费用核算制度

物业管理费用核算制度第一章总则第一条依据与目的为规范物业管理费用核算工作，确保费用管理的合规性、透明性与经济性，有效防控财务风险，提升资金使用效率，依据《企业会计准则》《财务内部控制规范》及相关行业监管要求，结合集团母公司关于成本费用管控的统一部署，以及本公司优化内部管理流程、强化风险防控的实际需要，特制定本制度。本制度旨在明确费用核算的流程、标准与责任，为各部门、下属单位及全体员工的费用管理行为提供行为准则，促进公司财务管理的规范化与科学化。第二条适用范围本制度适用于公司总部各部门、下属单位及全体员工在物业管理费用发生、核算、审批、支付等全流程管理活动。适用范围覆盖但不限于以下场景：（1）物业公共区域维护费、绿化养护费、设备设施维修费；（2）物业管理服务费（含基础服务费、特约服务费）；（3）第三方服务采购费用（如保洁、安保、维修外包费用）；（4）物业管理相关税费及滞纳金；（5）其他与物业管理活动直接相关的费用支出。本制度同时适用于公司在境内外开展物业管理业务的场景，境外业务应遵循当地法律法规，并与本制度的核心原则相协调。第三条核心术语定义（1）XX专项管理：指公司围绕物业管理费用核算建立的全流程、系统性管理机制，包括但不限于费用预算、审批、核算、支付、审计等环节的制度设计、风险防控与监督考核。（2）XX风险：指在物业管理费用管理过程中可能出现的合规风险、财务风险、操作风险等，如费用虚列、审批超权限、资金挪用等。（3）XX合规：指公司费用管理活动严格遵循国家法律法规、行业准则及公司内部制度的要求，确保费用列支的真实性、合理性及准确性。第四条专项管理核心原则（1）全面覆盖：费用管理范围应覆盖所有物业管理相关支出，无遗漏、无空白。（2）责任到人：明确各层级、各岗位的费用管理职责，实现责任闭环。（3）风险导向：重点关注高发风险环节，实施差异化管控措施。（4）持续改进：定期评估费用管理体系的有效性，及时优化流程与标准。（5）透明公开：费用核算结果应向管理层及相关部门定期报告，接受监督。第二章管理组织机构与职责第五条决策层职责公司主要负责人对公司物业管理费用核算工作的合规性、有效性负总责，统筹决策重大费用管控政策。分管财务及运营的领导为直接责任人，负责组织制度实施、监督关键风险防控措施的落实，并对费用管理中的重大问题作出决策。第六条专项管理领导小组设立“物业管理费用核算专项管理领导小组”，由公司主要负责人担任组长，分管领导担任副组长，财务部、运营部、审计部等相关部门负责人为成员。领导小组主要履行以下职能：（1）统筹协调公司费用管理工作的重大事项；（2）审批年度费用管控目标及重大费用支出计划；（3）监督考核各部门费用管理绩效；（4）定期审议费用管理中的重大风险事件及应对方案。第七条部门职责划分（1）牵头部门：财务部负责统筹费用核算制度建设，组织开展费用预算编制、核算标准制定、风险排查与监督考核，并负责与外部审计机构的协调工作。（2）专责部门：-审计部负责费用管理活动的合规性审查，对重大费用支出开展专项审计；-运营部负责审核物业管理服务的成本构成，优化服务采购的定价机制；-法务部负责审查费用相关的合同条款，防范法律风险。（3）业务部门/下属单位：-物业管理分公司负责费用数据的收集、初步审核及与业主的结算管理；-采购部负责物业服务的招标、合同签订及履约验收，确保费用支出的合理性；-各费用使用部门（如工程部、客服部）负责本领域费用支出的合规使用与台账管理。第八条基层执行岗责任所有涉及费用操作的岗位人员（如费用申报人、审批人、出纳等）应履行以下责任：（1）严格遵守费用报销标准及审批流程；（2）确保费用凭证的真实性、完整性；（3）及时上报异常费用情况；（4）签署岗位合规承诺书，明确个人责任。第三章专项管理重点内容与要求第九条费用预算管理费用预算应基于前期费用数据、服务合同及未来业务需求编制，经领导小组审批后执行。预算执行中需严格控制追加，重大调整应按程序报批。禁止超预算列支及无预算支出。第十条费用报销规范（1）合规标准：报销人需提供原始凭证（发票、合同、验收单等），费用内容应与物业服务合同或内部审批权限相符；（2）禁止行为：严禁虚开发票、重复报销、私车公养等违规行为；（3）风险防控：财务部定期抽查报销单据，对异常费用进行追溯。第十一条采购费用管控（1）合规标准：物业服务采购应遵循集团采购制度，通过公开招标或邀请招标方式确定供应商，签订正式合同并明确服务范围、计价方式；（2）禁止行为：严禁向关联方采购、转包分包、降低服务标准等行为；（3）风险防控：审计部对采购合同履约情况开展抽查审计，确保费用支出与合同约定一致。第十二条费用核算要求（1）合规标准：费用核算应遵循权责发生制，按会计准则要求归集至成本中心，确保分摊方法合理；（2）禁止行为：严禁将非物业管理费用列入成本，禁止人为调节分摊比例；（3）风险防控：财务部建立费用科目台账，对异常分录进行专项核查。第十三条业主分摊费管理（1）合规标准：公共费用分摊应依据物业服务合同约定，按面积或使用率计算，并定期公示分摊结果；（2）禁止行为：严禁擅自调整分摊标准、挪用业主分摊资金；（3）风险防控：客服部负责分摊数据的复核，审计部进行年度审计。第十四条费用支付审批（1）合规标准：支付审批应严格按权限分级授权，重大支出需经领导小组审批；（2）禁止行为：严禁越权审批、空白支票、资金直接支付给非合同供应商；（3）风险防控：财务部对支付指令进行双重复核，出纳实施付款登记。第十五条税务合规管理（1）合规标准：发票开具、税金申报应符合《税收征管法》要求，确保进项税抵扣合规；（2）禁止行为：严禁虚开增值税发票、骗取税收优惠；（3）风险防控：法务部定期培训税务政策，财务部对发票进行抽检。第四章专项管理运行机制第十六条制度动态更新财务部每年结合法规变化、业务调整及内审发现，修订费用核算制度，经领导小组审批后发布。重大变更需组织全员培训。第十七条风险识别预警审计部每季度开展费用管理风险排查，分级评估（一般/重大），对高风险点发布预警通知，牵头部门制定整改方案。第十八条合规审查机制将费用合规审查嵌入以下关键节点：（1）预算编制前（运营部审核业务合理性）；（2）合同签订前（法务部审核条款合规性）；（3）报销支付前（财务部审核单据完整性）；（4）年度审计前（审计部开展全面审查）。实行“未经审查不得实施”原则。第十九条风险应对机制（1）一般风险：由牵头部门制定整改措施，限期完成；（2）重大风险：启动应急预案，成立专项工作组，管理层督办整改；（3）上报要求：重大风险事件需在24小时内向领导小组报告，并同步抄送分管领导。第二十条责任追究机制（1）违规情形：虚列费用、串通舞弊、泄露商业秘密等；（2）处罚标准：根据情节严重程度，给予绩效扣减、降级、纪律处分等；（3）联动机制：与绩效考核、员工手册等制度衔接，形成处罚闭环。第二十一条评估改进机制财务部每年牵头开展费用管理体系评估，内容包括：（1）制度执行覆盖率；（2）风险控制有效性；（3）流程优化建议；评估结果作为次年制度修订的依据。第五章专项管理保障措施第二十二条组织保障各层级负责人应定期听取费用管理汇报，协调解决跨部门问题，确保制度执行力度。第二十三条考核激励机制（1）部门考核：将费用管控指标纳入部门KPI，与年度评优挂钩；（2）个人激励：对费用管理先进员工给予奖金奖励，对违规者取消评优资格。第二十四条培训宣传机制（1）管理层培训：每年组织合规履职培训，明确职责红线；（2）一线培训：对新员工及变动岗位员工开展操作规范培训，考试合格后方可上岗。第二十五条信息化支撑财务部推动费用管理系统上线，实现以下功能：（1）预算自动预警；（2）单据电子化审核；（3）风险实时监控。第二十六条文化建设（1）发布《费用管理合规手册》，明确红线底线；（2）全员签署合规承诺书，定期开展合规宣誓活动；（3）设立举报渠道，鼓励内部监督。第二十七条报告制度（1）风险事件报告：重大风险需在24小时内提交专项报告，包含