服装公司档案管理考核办法(规定)

服装公司档案管理考核办法第一章总则

1.1制定依据与目的

1.1.1制定依据

本制度依据《中华人民共和国档案法》《企业档案管理规定》（国家档案局令第10号）、《企业内部控制基本规范》（财会〔2008〕7号）及《萨班斯-奥克斯利法案》（SOXAct）等国际公约，结合《服装行业档案管理标准》（FZ/TXXXX-XXXX）等行业标准，并遵循公司《企业内部控制手册》《合规管理政策》等内部制度，针对公司全球化运营中档案管理分散、风险暴露、效率不足等痛点，旨在构建覆盖全生命周期的档案管理体系，实现档案资源价值最大化、档案风险最小化、档案管理效能最优化。

1.1.2核心目标

（1）规范档案全流程管理，确保档案真实性、完整性、安全性；

（2）强化风险防控，降低档案丢失、泄露、损毁等风险；

（3）提升运营效率，支撑业务决策、合规审计及知识传承；

（4）适配数字化转型，实现档案数字化、智能化管理。

1.2适用范围与对象

1.2.1适用范围

本制度覆盖公司总部及所有境外分支机构，涵盖产品研发、生产制造、供应链管理、市场营销、人力资源、财务审计等所有业务环节形成的电子档案及纸质档案，包括但不限于合同、设计图纸、生产记录、检验报告、客户资料、知识产权文件、财务凭证、会议纪要等。

1.2.2适用对象

（1）公司全体正式员工及境外分支机构雇员；

（2）具有档案管理职责的岗位（档案管理员、业务经办人、部门负责人）；

（3）档案委托第三方服务机构时，需签订保密协议并纳入管理范围。

1.2.3例外适用场景

（1）临时性、非正式的沟通记录（如即时消息、内部通讯录）经公司批准可不归档；

（2）境外分支机构因法律法规限制需特殊处理的档案，由当地合规部门审批备案。

1.3核心原则

1.3.1合规性原则

档案管理须符合《档案法》及各国数据保护法规（如欧盟GDPR、美国CCPA），境外分支机构需遵循属地法律要求。

1.3.2权责对等原则

档案管理职责与岗位职责、权限同步明确，实行“谁产生、谁负责”的基本原则。

1.3.3风险导向原则

重点关注高价值、高风险档案（如专利、合同、审计资料），实施差异化管控。

1.3.4效率优先原则

1.3.5持续改进原则

每年基于业务变化、技术迭代、审计结果优化档案管理体系。

1.4制度地位与衔接

1.4.1制度层级

本制度为公司基础性专项制度，与《企业内部控制手册》同步执行，优先级高于部门级管理细则。

1.4.2制度衔接

（1）与财务制度衔接：财务档案须符合《企业会计准则》及各国税务法规，由财务部与档案管理部门联合管理；

（2）与内控制度衔接：档案管理嵌入内控流程，内控部定期抽查执行情况；

（3）与IT制度衔接：电子档案系统需与OA、ERP等系统集成，由IT部提供技术支持。

1.4.3冲突处理规则

若本制度与关联制度存在冲突，由风险管理委员会协调，最终由董事会裁决。

第二章组织架构与职责分工

2.1管理组织架构

公司档案管理体系实行“董事会主导、管理层执行、内控监督、业务落实”的四级管控架构。董事会负责档案战略决策，总经理办公会审批重大事项，内控部牵头监督，各部门及分支机构落实执行。

2.2决策机构与职责

2.2.1股东会

（1）审批档案管理制度修订及重大投入（如数字化系统采购）；

（2）决策涉及公司品牌、知识产权的档案处置方案。

2.2.2董事会

（1）审定档案管理战略，明确年度目标；

（2）授权总经理办公会处理日常审批事项。

2.2.3总经理办公会

（1）审批年度档案预算及系统升级方案；

（2）决策境外分支机构档案管理细则。

2.3执行机构与职责

2.3.1档案管理部门（总部）

（1）制定档案分类标准及保管期限表；

（2）统筹档案数字化及异地备份。

2.3.2各业务部门

（1）负责本部门档案的归档、保管、利用；

（2）指定专人（档案联络员）对接档案管理部门。

2.3.3境外分支机构

（1）指定当地合规专员负责档案管理；

（2）按季度向总部提交档案管理报告。

2.4监督机构与职责

2.4.1内控部

（1）对档案管理制度执行进行日常监督；

（2）每年开展档案管理专项审计，重点关注三个关键内控环节：

①档案分类与保管期限符合性；

②电子档案系统权限控制有效性；

③档案销毁流程合规性。

2.4.2审计部

（1）对重大档案风险事件进行独立审计；

（2）核查档案管理责任追究落实情况。

2.4.3合规部

（1）确保境外分支机构档案管理符合当地法规；

（2）处理档案合规投诉及调查。

2.5协调与联动机制

（1）建立“档案月度例会”制度，由档案管理部门牵头，各部门联络员参加；

（2）境外业务需适配当地档案管理要求，由总部与当地合规部门联合制定操作手册。

第三章专业领域管理标准

3.1管理目标与核心指标

3.1.1目标

（1）档案完整率≥99%；

（2）档案数字化率≥80%；

（3）档案合规差错率≤0.5%。

3.1.2核心KPI

（1）纸质档案归档时效≤5个工作日；

（2）电子档案系统查询响应时间≤3秒；

（3）境外分支机构档案合规检查通过率100%。

3.1.3统计口径

（1）档案完整率=（完整归档档案数量/应归档档案总数）×100%；

（2）数字化率=（已数字化档案数量/可数字化档案总数）×100%。

3.2专业标准与规范

3.2.1档案分类标准

（1）一级类：合同类（高价值合同≥500万元，中风险合同≥100万元）；

（2）二级类：研发类（专利、设计图纸）；

（3）三级类：运营类（生产记录、质检报告）。

3.2.2保管期限表

（1）永久：专利证书、重大合同；

（2）30年：财务凭证、生产记录；

（3）10年：客户资料、市场报告。

3.2.3风险控制点及防控措施

（1）高风险点：电子档案系统权限控制（措施：实施双因素认证，定期审计权限分配）；

（2）中风险点：境外档案运输安全（措施：使用加密物流，全程监控）；

（3）低风险点：普通档案存放环境（措施：恒温恒湿仓储，定期盘点）。

3.2.4行业适配要求

（1）符合《服装行业档案管理标准》对产品生命周期档案的追溯要求；

（2）国际业务需符合ISO9001质量管理体系中文件控制条款。

3.3管理方法与工具

3.3.1管理方法

（1）全生命周期管理：从档案形成到销毁全流程管控；

（2）风险矩阵：基于档案价值与风险等级确定管控措施。

3.3.2管理工具

（1）ERP系统：存储财务档案，接口对接财务部；

（2）OA系统：管理行政档案，实现电子签批；

（3）数字档案馆：集中存储电子档案，支持全文检索。

第四章业务流程管理

4.1主流程设计

4.1.1档案形成阶段

（1）业务经办人完成档案内容填写，经部门负责人审核；

（2）档案管理部门按分类标准归档，纸质档案扫描后上传数字档案馆。

4.1.2档案保管阶段

（1）档案管理员按保管期限表存放，电子档案异地备份；

（2）定期开展档案质量检查，不合格档案退回整改。

4.1.3档案利用阶段

（1）需求人提交《档案借阅申请》，经部门负责人审批；

（2）档案管理员提供纸质或电子档案，并记录使用情况。

4.1.4档案销毁阶段

（1）保管期满档案编制销毁清单，经总经理审批；

（2）委托第三方销毁，全程录像存档。

4.2子流程说明

4.2.1电子档案系统权限申请

（1）需求人提交申请，经档案管理员、部门负责人双重审批；

（2）IT部在系统中配置权限，审批结果归档。

4.2.2境外档案跨境调取

（1）需求人提交申请，附合规评估报告；

（2）合规部审批后，通过加密通道传输。

4.3流程关键控制点

4.3.1档案移交控制

（1）纸质档案：交接双方签字确认，使用防写档案袋；

（2）电子档案：采用区块链技术确保完整性。

4.3.2档案销毁控制

（1）销毁前拍照存档，销毁后提供销毁证明；

（2）重大档案销毁需内控部现场监督。

4.4流程优化机制

（1）每年6月由档案管理部门牵头复盘，重点评估电子档案系统效率；

（2）优化方案需经业务部门测试，重大变更提交董事会审议。

第五章权限与审批管理

5.1权限矩阵设计

5.1.1金额与等级划分

（1）重大档案：合同金额≥1000万元或涉及核心专利；

（2）一般档案：金额≤1000万元。

5.1.2岗位层级对应

（1）部门负责人：审批一般档案借阅；

（2）分管副总：审批重大档案销毁；

（3）总经理：审批档案管理制度修订。

5.1.3权限分配逻辑

（1）电子档案：系统自动授权，管理员可调整；

（2）纸质档案：按审批权限配置借阅登记表。

5.2审批权限标准

5.2.1常规审批路径

（1）借阅：部门负责人→档案管理员；

（2）销毁：部门负责人→总经理→内控部备案。

5.2.2特殊审批路径

（1）紧急需求：需求人→部门负责人（2小时内审批）；

（2）境外档案：需求人→合规部→档案管理员。

5.2.3越权处理

（1）越权申请需补办审批手续；

（2）越级审批需说明理由，审批人承担连带责任。

5.3授权与代理机制

5.3.1授权条件

（1）临时离岗人员需书面授权，授权期限≤3个月；

（2）境外分支机构授权需经总部备案。

5.3.2代理操作

（1）临时代理需提供授权书，系统配置代理权限；

（2）代理结束后立即取消权限，并交接操作记录。

5.4异常审批流程

5.4.1紧急审批

（1）加急通道需附风险评估报告；

（2）审批结果需额外记录审批人意见。

5.4.2补批处理

（1）未审批档案需说明原因，补批后归档；

（2）补批档案需标注“补批”字样。

第六章执行与监督管理

6.1执行要求与标准

6.1.1操作规范

（1）纸质档案：使用统一档案盒，按“年度-分类-编号”排序；

（2）电子档案：命名格式“YYYYMMDD-部门-内容”，系统自动分类。

6.1.2表单填报

（1）借阅申请表需包含档案名称、数量、用途；

（2）销毁清单需逐页核对，无错别字。

6.1.3痕迹留存

（1）电子档案系统自动记录操作日志；

（2）纸质档案借阅需双人签字，保留复印件。

6.2监督机制设计

6.2.1日常监督

（1）档案管理员每日检查系统数据；

（2）内控部每周抽查档案存放环境。

6.2.2专项监督

（1）每年6月开展档案合规检查；

（2）重大审计前需提前一个月自查。

6.2.3突击检查

（1）内控部每月随机抽取档案；

（2）发现问题的，按“三不放过”原则处理。

6.3检查与审计

6.3.1检查内容

（1）档案完整性：核对档案数量与清单；

（2）系统安全性：测试电子档案系统漏洞。

6.3.2审计频次

（1）专项审计：每年一次，覆盖所有业务线；

（2）常规检查：每季度一次，重点领域每月一次。

6.3.3审计报告

（1）报告需含问题描述、整改要求、责任认定；

（2）重大问题提交风险管理委员会讨论。

6.4执行情况报告

6.4.1报告周期

（1）月度报告：当月档案管理情况汇总；

（2）年度报告：全年档案管理总结及改进计划。

6.4.2报告内容

（1）数据统计：档案数量、借阅次数、销毁量；

（2）风险分析：高发问题及改进建议。

第七章考核与改进管理

7.1绩效考核指标

7.1.1指标体系

（1）过程指标：档案归档及时率、电子档案数字化率；

（2）结果指标：档案合规差错率、审计问题整改率。

7.1.2权重分配

（1）过程指标占60%，结果指标占40%；

（2）境外分支机构考核需加权重。

7.1.3评分标准

（1）优秀：所有指标达100%；

（2）合格：过程指标≥80%，结果指标≥90%。

7.2评估周期与方法

7.2.1评估周期

（1）月度评估：部门内部自查；

（2）季度评估：档案管理部门复核。

7.2.2评估方法

（1）数据统计：系统自动生成报表；

（2）现场核查：抽查档案存放情况。

7.3问题整改机制

7.3.1整改流程

（1）一般问题：责任部门7个工作日内整改；

（2）重大问题：提交专项方案，总经理审批。

7.3.2整改分类

（1）一般问题：整改后归档，内控部抽查；

（2）重大问题：整改后审计，责任部门提交分析报告。

7.3.3责任追究

（1）连续两次整改不合格，部门负责人承担管理责任；

（2）重大档案丢失，追究直接责任人及分管领导责任。

7.4持续改进流程

7.4.1改进建议来源

（1）业务部门反馈；

（2）审计报告意见。

7.4.2评估与审批

（1）档案管理部门汇总建议，提出优化方案；

（2）重大优化需提交总经理办公会审议。

第八章奖惩机制

8.1奖励标准与程序

8.1.1奖励情形

（1）优秀档案管理团队：连续季度考核前20%；

（2）档案创新应用：数字化系统优化提案被采纳。

8.1.2奖励类型

（1）精神奖励：通报表扬、荣誉证书；

（2）物质奖励：奖金5000-20000元。

8.1.3奖励程序

（1）个人申请→部门推荐→档案管理部门审核；

（2）奖励结果公示3个工作日。

8.2违规行为界定

8.2.1一般违规

（1）档案归档超期5个工作日；

（2）电子档案命名不规范。

8.2.2较重违规

（1）档案丢失未及时报告；

（2）系统权限错误导致数据泄露。

8.2.3严重违规

（1）重大档案被销毁未备案；

（2）境外档案泄露导致诉讼。

8.3处罚标准与程序

8.3.1处罚措施

（1）警告：一般违规首次发生；

（2）罚款：较重违规，金额500-5000元。

8.3.2处罚程序

（1）调查取证→告知当事人→审批处罚→申诉期（5个工作日）；

（2）严重违规提交纪律委员会审议。

8.4申诉与复议

8.4.1申诉条件

（1）对处罚不服，需提供书面陈述；

（2）申诉材料需附相关证据。

8.4.2复议流程

（1）档案管理部门组织复议，5个工作日内出具结果；

（2）复议决定为最终裁决。

第九章应急与例外管理

9.1应急预案与危机处理

9.1.1预案分类

（1）系统故障：IT部立即抢修，档案管理部门同步人工备份；

（2）自然灾害：启动异地容灾中心，优先抢救电子档案。

9.1.2责任分工

（1）紧急响应小组：总经理任组长，分管副总及相关部门负责人参加；

（2）境外突发事件由当地合规专员先行控