化工公司内部控制管理制度

化工公司内部控制管理制度第一章总则

1.1制定依据与目的

1.1.1制定依据

本制度依据《中华人民共和国公司法》《企业内部控制基本规范》《企业内部控制配套指引》《安全生产法》《环境保护法》《产品质量法》等国家法律法规，参考ISO14001环境管理体系、ISO45001职业健康安全管理体系及REACH法规等国际标准与公约，结合化工行业特性及公司国际化经营战略制定。

1.1.2制定目的

针对化工行业高风险、高合规性要求及跨国运营特点，本制度旨在通过规范业务流程、强化风险防控、提升运营效率，构建以价值创造为核心的管理体系，实现合规经营与可持续发展。

1.2适用范围与对象

1.2.1适用范围

本制度覆盖公司所有业务领域，包括但不限于采购、生产、仓储、销售、研发、投资、合同管理、信息披露等，适用于总部各部门、境外子公司及所有关联人员（正式员工、外包服务商、合作单位等）。

1.2.2适用对象

本制度适用于公司所有决策层、管理层及执行层人员，境外子公司需根据当地法律法规进行适配调整，并报总部备案。

1.3核心原则

1.3.1合规性原则

所有业务活动须符合国家法律法规、行业标准和国际公约，重大事项需经合规性评估。

1.3.2权责对等原则

权责划分明确，决策权限与监督责任相匹配，禁止越权操作。

1.3.3风险导向原则

重点关注高风险领域，实施差异化管控措施，确保风险可控。

1.3.4效率优先原则

在满足管控要求前提下，简化流程、减少审批层级，提升业务效率。

1.3.5持续改进原则

定期评估制度有效性，根据业务发展及外部环境变化优化调整。

1.4制度地位与衔接

1.4.1制度层级

本制度为基础性制度，与《财务管理制度》《审计管理制度》《合规管理制度》等专项制度构成管理框架，后者需与本制度保持一致。

1.4.2衔接关系

财务制度需对接本制度中合同审批、采购付款等环节；审计制度需覆盖本制度所有核心控制点，监督结果纳入绩效考核。

第二章组织架构与职责分工

2.1管理组织架构

公司采用“董事会—总经理—部门—岗位”四层架构，决策层对股东负责，执行层落实董事会决议，监督层独立于业务层，确保权责分离。境外子公司需参照本架构建立本地化治理体系，并接受总部监督。

2.2决策机构与职责

2.2.1股东会

行使最高决策权，审议重大事项（如年度预算、并购重组、章程修改等），决策需三分之二以上成员同意。

2.2.2董事会

负责公司战略决策与监督，下设审计委员会、风险管理委员会，重大事项（如大额投资、高管任免）需三分之二以上董事同意。

2.2.3总经理办公会

执行董事会决议，决策范围包括年度经营计划、部门预算等，需三分之二以上成员同意。

2.3执行机构与职责

2.3.1部门职责

采购部：负责供应商准入（需经合规部审核）、合同签订及履约监控；生产部：落实安全操作规程，高风险工序需双人复核；销售部：执行价格政策，大额订单需经财务部确认。

2.3.2岗位责任

采购专员：每项采购需核对需求部门审批单；生产主管：每日检查安全巡检记录；财务出纳：大额支付需双签确认。

2.4监督机构与职责

2.4.1内控部

负责内控体系建设，每季度开展自查，出具《内控评估报告》，重大缺陷需提交董事会整改。

2.4.2审计部

独立开展专项审计（每年至少一次），审计结果向董事会报告，涉及违规需移交合规部处理。

2.4.3合规部

负责跨部门合规协调，境外业务需对接当地监管机构，重大合规风险需立即上报。

2.5协调与联动机制

2.5.1跨部门协调

重大项目需成立专项工作组，由业务部门牵头，内控、财务、合规部门参与，每月召开例会。

2.5.2涉外业务联动

境外子公司需与总部合规部建立实时沟通机制，属地合规问题需72小时内上报总部备案。

第三章人力资源管理

3.1管理目标与核心指标

3.1.1目标

员工合规率100%，关键岗位胜任力达标率≥95%，培训覆盖率100%。

3.1.2核心指标

新员工入职合规培训时长≥8小时，年度培训满意度≥85%，背景调查通过率≥98%。

3.2专业标准与规范

3.2.1标准制定

依据《劳动合同法》《安全生产培训规定》，制定岗位任职资格标准，高风险岗位需持证上岗（如危化品操作需特种作业证）。

3.2.2风险控制点

3.2.2.1高风险点：员工背景调查（需第三方机构出具报告），境外员工需符合当地法律要求。

3.2.2.2中风险点：劳动合同签订（需经法务部审核），竞业限制协议签署（需明确范围与补偿）。

3.2.2.3低风险点：入职培训（需留存签到表），绩效考核（需双签字确认）。

3.3管理方法与工具

3.3.1管理方法

采用全生命周期管理（招聘—离职），PDCA循环优化培训体系。

3.3.2管理工具

使用HR系统管理员工档案，与ERP对接薪酬核算，通过OA系统发布培训通知，所有数据双备份存档。

第四章业务流程管理

4.1主流程设计

4.1.1采购流程

发起（需求部门提交《采购申请单》并经部门负责人审核）→审核（采购部核对预算与合规性，需法务部对供应商资质进行双重确认）→执行（供应商签订合同，物流部跟踪到货）→归档（所有单据扫描存入ERP系统，存档期5年）。

4.1.2生产流程

发起（生产计划提交至中控室）→审核（安全部检查设备安全，环保部确认排污达标）→执行（操作员执行标准化作业，双人确认关键参数）→归档（巡检记录、操作票扫描存档）。

4.2子流程说明

4.2.1供应商准入子流程

资质审核（需提供营业执照、ISO认证等材料）、现场考察（由采购部与合规部联合执行）、合同签订（需法务部标准化条款审核）。

4.2.2紧急采购子流程

需经总经理特批，但金额≤10万元，时限≤3小时，事后48小时内补办手续。

4.3流程关键控制点

4.3.1高风险点：

采购审批（金额≥100万元需董事会审批）→生产变更（工艺变更需经技术部与安全部联合论证）→出口报关（需海关专员双人复核）。

4.3.2中风险点：

费用报销（需附发票与审批单，金额≥5万元需财务部双人审核）→研发立项（需通过合规风险评估）。

4.3.3低风险点：

会议通知（需提前3天发布至OA系统）→邮件确认（重要事项需抄送监督部门）。

4.4流程优化机制

每年6月30日前开展全流程复盘，由内控部牵头，业务部门配合，提出优化建议，经总经理办公会审议后实施。

第五章权限与审批管理

5.1权限矩阵设计

5.1.1文字化表述

采购权限：部门负责人≤10万元，分管副总≤50万元，总经理≤200万元，董事会≥500万元。

合同审批：金额≤10万元由部门负责人审批，10-50万元由分管副总审批，>50万元由总经理审批。

5.1.2权限类型

常规权限：系统自动校验（如预算额度），需审批权限需纸质签字。

5.2审批权限标准

5.2.1审批层级

采购申请→部门负责人（1天）→采购部（2天）→财务部（1天）→总经理（金额≥50万元需3天）。

5.2.2禁止越权

审批人需在系统中核对权限范围，越权审批需逐级上报至有权审批人。

5.3授权与代理机制

5.3.1授权条件

高管授权需经董事会批准，期限≤1年，需备案至人力资源部。

5.3.2代理要求

临时代理需填写《授权委托书》，授权人需签字，有效期≤15个工作日。

5.4异常审批流程

5.4.1紧急审批

需经总经理签字，事后3个工作日内补办手续，金额≤10万元的紧急采购可加急1天。

5.4.2补批流程

需附《补批说明》，审批人需注明原因，金额≥50万元的需分管副总复核。

第六章执行与监督管理

6.1执行要求与标准

6.1.1操作规范

所有表单需双签字，电子流程需全程留痕（如OA审批记录），纸质单据需扫描存档。

6.1.2痕迹留存

电子痕迹需系统自动生成，纸质痕迹需双人核对（如出纳与会计交叉签字）。

6.2监督机制设计

6.2.1三位一体监督

日常检查（内控部每周抽查10%流程）、专项检查（审计部每季度覆盖20%业务）、突击检查（合规部每月随机抽取部门）。

6.3检查与审计

6.3.1检查标准

检查需对照《检查清单》，重大问题需拍照取证，并形成《检查报告》。

6.3.2审计要求

审计报告需经审计委员会审议，重大风险需提交董事会，整改结果需在审计报告后30日内反馈。

6.4执行情况报告

每月5日前提交《执行报告》，内容含问题数量、整改完成率、未完成原因，报告需经总经理签字。

第七章考核与改进管理

7.1绩效考核指标

7.1.1指标体系

内控指标：流程合规率（100分）、问题整改率（100分）；业务指标：采购成本降低率（10分）、安全事故率（0分）。

7.1.2权重分配

内控占60%，业务占40%，境外子公司需加计10%合规权重。

7.2评估周期与方法

7.2.1评估周期

月度考核（财务部统计数据）、季度评估（内控部现场核查）、年度考核（董事会审议）。

7.2.2评估方法

定量指标（如合同审批时效）用均值法，定性指标（如培训效果）用问卷调查。

7.3问题整改机制

7.3.1整改分类

一般问题（≤7天）、重大问题（≤30天）、紧急问题（24小时内启动）。

7.3.2责任追究

整改不力需约谈责任部门，连续两次未完成需降级或撤职。

7.4持续改进流程

7.4.1建议收集

7.4.2评估审批

由业务部门提出优化方案，内控部评估风险，总经理审批实施。

第八章奖惩机制

8.1奖励标准与程序

8.1.1奖励情形

提出重大合规建议、避免重大损失、绩效考核优秀等。

8.1.2奖励程序

员工提交申请→部门审核→人力资源部复核→总经理审批→公示3天→财务部发放。

8.2违规行为界定

8.2.1一般违规

未按流程操作（如未扫描单据）、轻微泄露信息。

8.2.2较重违规

越权审批（金额≥10万元）、泄露商业秘密。

8.2.3严重违规

重大安全责任事故、泄露核心数据。

8.3处罚标准与程序

8.3.1处罚梯度

警告（一般违规）、罚款（较重违规，金额不超过工资×10）、降级（严重违规）。

8.3.2处罚程序

调查取证→告知当事人→听取申辩→审批处罚→执行（罚款需上缴公司）。

8.4申诉与复议

8.4.1申诉条件

收到处罚通知3个工作日内提出。

8.4.2复议流程

人力资源部受理→复核事实→5个工作日内出具结果→存档备案。

第九章应急与例外管理

9.1应急预案与危机处理

9.1.1预案体系

制定《危化品泄漏应急预案》《网络安全应急预案》《环保事故应急预案》，每半年演练一次。

9.1.2责任分工

应急小组由总经理牵头，下设抢险组（生产部）、疏散组（安全部）、联络组（合规部）。

9.2例外情况处理

9.2.1例外场景

自然灾害、监管政策突变、不可抗力。

9.2.2处理要求

需附《例外情况说明》，经总经理审批，重大例外需报董事会备案。

9.3危机公关与善后

9.3.1责任主体

公关部牵头，合规部提供法律支持，境外业务需对接当地公关团队。

9.3.2善后措施

重大危机需7天内发布《声明》，30天内完成调查，并提交改进方案。

第十章附则

10.1制度解释权归属

本制度由公司内控部负责解释，解释意见需形成书面文件。

10.2相关制度索引

《财务管理制度》（文号：FC-FIN-001）对应第5.1条权限矩阵

《审计管理制度》（文号：FC-AUD-002）对应第6.3条审