公文写作及格式规范指南

公文写作及格式规范指南引言公文，作为党政机关、企事业单位、社会团体在行政管理和公务活动中形成的具有法定效力和规范体式的文书，是传达政令、沟通信息、处理事务、解决问题的重要工具。其质量直接关系到工作效率、政策执行效果乃至单位形象。因此，熟练掌握公文写作的基本要领与格式规范，是每一位从事行政管理和文字工作同志的必备素养。本指南旨在结合实践经验，系统阐述公文写作的核心要求与格式标准，以期为提升公文处理水平提供有益参考。一、公文写作的基本要领公文写作绝非简单的文字堆砌，而是一项政策性、思想性、规范性极强的工作。要写出高质量的公文，需在以下几个方面下功夫：（一）明确主旨，有的放矢动笔之前，首先要清晰把握公文的写作目的、核心内容和受众对象。是向上级请示工作，还是向下级部署任务？是告知事项，还是商洽问题？不同的目的决定了公文的种类、语气和内容侧重点。主旨的确立要鲜明、集中，贯穿于公文的始终，避免漫无边际、不知所云。（二）内容准确，求真务实公文的生命力在于真实准确。所涉及的政策依据、事实数据、情况描述必须确凿无误，经得起检验。这要求作者深入调查研究，全面掌握第一手资料，杜绝主观臆断和道听途说。对不确定的信息要反复核实，对政策法规的理解要精准到位，确保公文内容的严肃性和权威性。（三）结构严谨，逻辑清晰一篇好的公文，其结构应如同建筑之骨架，支撑起全文内容。常见的公文结构包括总分式、递进式、并列式等，应根据内容需要灵活选用。开头要简明扼要，引出主题；主体部分要层次分明，论证充分，或阐述情况，或提出措施，或分析问题；结尾要收束有力，或总结全文，或提出要求，或展望未来。段落之间、句子之间要有严密的逻辑联系，做到言之有序，顺理成章。（四）语言规范，简明得体公文语言有其独特的风格要求。*准确规范：使用书面语，避免口语化、方言化；恰当使用专业术语和公文专用语，如“兹就”、“为荷”、“特此通知”等。*简明扼要：力求用最精炼的文字表达最丰富的内容，避免空话、套话、废话，删繁就简，突出重点。*庄重得体：根据发文机关的地位、行文关系和公文的性质，选用恰当的语气和措辞。上行文要谦逊恭敬，平行文要平等协商，下行文要明确有力。*平实易懂：文字力求朴素无华，通俗易懂，避免使用生僻字、怪字和过于华丽的辞藻，确保信息传递的畅通。（五）注重实效，解决问题公文是为了解决实际问题而产生的，因此必须具有强烈的实用价值。写作时要紧密联系工作实际，提出的措施要具体可行，分析的问题要切中要害，确保公文能够落地生根，发挥其应有的指导和规范作用。二、公文格式规范要点公文格式是公文严肃性和权威性的重要体现，必须严格遵循《党政机关公文处理工作条例》及《党政机关公文格式》（GB/T____）的规定。以下是公文格式的核心要素及规范要求：（一）公文的构成要素标准的公文由版头、主体、版记三部分组成。1.版头部分位于公文首页红色分隔线以上，包括：*份号：涉密公文应当标注份号，一般用6位3号阿拉伯数字。*密级和保密期限：涉密公文应当根据涉密程度分别标注“绝密”“机密”“秘密”和保密期限。*紧急程度：根据紧急程度，分别标注“特急”“加急”，电报则标注“特提”“特急”“加急”“平急”。*发文机关标志：由发文机关全称或者规范化简称加“文件”二字组成，也可以使用发文机关全称或者规范化简称。联合行文时，主办机关排列在前。*发文字号：由发文机关代字、年份、发文顺序号组成。年份、发文顺序号用阿拉伯数字标注；年份应标全称，用六角括号“〔〕”括入；发文顺序号不加“第”字，不编虚位（即1不编为01），在阿拉伯数字后加“号”字。*签发人：上行文应当标注签发人姓名。2.主体部分位于公文首页红色分隔线（不含）以下、公文末页首条分隔线（不含）以上，包括：*标题：由发文机关名称、事由和文种组成。标题应当准确简要地概括公文的主要内容并标明公文种类，一般应当标明发文机关。标题中除法规、规章名称加书名号外，一般不用标点符号。*主送机关：公文的主要受理机关，应当使用机关全称、规范化简称或者同类型机关统称。编排于标题下空一行位置，居左顶格，回行时仍顶格，最后一个机关名称后标全角冒号。*正文：公文的主体，用来表述公文的内容。公文首页必须显示正文。一般用3号仿宋体字，编排于主送机关名称下一行，每个自然段左空二字，回行顶格。文中结构层次序数依次可以用“一、”“（一）”“1.”“（1）”标注；一般第一层用黑体字、第二层用楷体字、第三层和第四层用仿宋体字标注。*附件说明：公文附件的顺序号和名称。如有附件，在正文下空一行左空二字编排“附件”二字，后标全角冒号和附件名称。如有多个附件，使用阿拉伯数字标注附件顺序号（如“附件：1.XXXXX”）；附件名称后不加标点符号。附件名称较长需回行时，应当与上一行附件名称的首字对齐。*发文机关署名：署发文机关全称或者规范化简称。*成文日期：署会议通过或者发文机关负责人签发的日期。联合行文时，署最后签发机关负责人签发的日期。成文日期用阿拉伯数字将年、月、日标全，年份应标全称，月、日不编虚位（即1不编为01）。*印章：公文中有发文机关署名的，应当加盖发文机关印章，并与署名机关相符。有特定发文机关标志的普发性公文和电报可以不加盖印章。*附注：公文印发传达范围等需要说明的事项。居左空二字加圆括号编排在成文日期下一行。*附件：公文正文的说明、补充或者参考资料。附件应当另面编排，并在版记之前，与公文正文一起装订。“附件”二字及附件顺序号用3号黑体字顶格编排在版心左上角第一行。附件标题居中编排在版心第三行。附件顺序号和附件标题应当与附件说明的表述一致。附件格式要求同正文。3.版记部分位于公文末页首条分隔线以下、末条分隔线以上，包括：*抄送机关：除主送机关外需要执行或者知晓公文内容的其他机关，应当使用机关全称、规范化简称或者同类型机关统称。*印发机关和印发日期：公文的送印机关和送印日期。*页码：公文页数顺序号。一般用4号半角宋体阿拉伯数字，编排在公文版心下边缘之下，数字左右各放一条一字线；一字线上距版心下边缘7mm。单页码居右空一字，双页码居左空一字。公文的版记页前有空白页的，空白页和版记页均不编排页码。公文的附件与正文一起装订时，页码应当连续编排。（二）排版与印制要求*纸张：一般使用A4型纸。*页边距：天头（上白边）为37mm±1mm，地脚（下白边）为35mm±1mm，左白边（订口）为28mm±1mm，右白边（翻口）为26mm±1mm。*字体字号：如前所述，正文一般用3号仿宋体字，标题一般用2号小标宋体字。*行数和字数：一般每面排22行，每行排28个字，并撑满版心。特定情况可以作适当调整。*装订：公文应当左侧装订，不掉页，两页页码之间误差不超过4mm。骑马订或平订的公文应当做到不偏斜、不空钉、不缺页。三、常见问题与注意事项1.文种混用：如将“请示”与“报告”混淆，“请示”需上级批复，“报告”则用于向上级汇报工作，不需批复。又如“决议”与“决定”的适用范围也需准确把握。2.标题拟定不当：标题冗长、事由不清或文种错误。应力求简明扼要，准确概括公文核心内容。3.逻辑层次混乱：正文部分段落之间缺乏有机联系，层次不清，影响阅读理解。4.格式不规范：如发文字号标注不标准、成文日期不规范、附件说明与附件标题不一致等。5.语言不规范：使用口语、网络用语，或表述含糊、模棱两可，甚至出现错别字、语病等