2026年海洋能发电公司小额采购简易管理制度

2026年海洋能发电公司小额采购简易管理制度第一章总则第一条制定目的为规范公司海洋能发电项目小额采购活动的管理流程，简化采购审批环节、提升采购效率，同时保障小额采购的合规性、成本可控性和物资质量，避免因流程繁琐导致的生产运维需求延误，结合海洋能发电行业小额采购频次高、品类杂、应急性强的特性及公司实际管理需求，特制定本制度。第二条适用范围本制度适用于公司所有海洋能发电项目小额采购活动，小额采购界定标准为单次采购金额在规定限额内的采购行为（具体限额可根据公司经营实际动态调整）；涵盖的采购品类包括：低值易耗物料（如小型工具、劳保用品、办公耗材等）、应急维修小件备件（如密封垫、小型传感器、接线端子等）、小额服务（如单次小额检测、短途运输、临时维修服务等）；适用部门包括采购部、运维部、工程建设部、行政部等所有有小额采购需求的部门；适用场景包括常规小额采购、应急小额采购、零星补采等全流程。第三条基本原则简易高效原则：简化小额采购的审批层级和流程表单，在合规前提下最大限度缩短采购周期，满足现场作业即时性需求，避免流程冗余导致的需求延误。成本可控原则：小额采购需遵循性价比最优原则，优先选择公司合格供应商名录内的合作方，严控采购单价和总金额，避免重复采购、超预算采购。合规透明原则：即使简化流程，仍需保留采购关键环节记录，确保采购行为可追溯，严禁利用小额采购规避大额采购审批、拆分采购金额等违规行为。质量保障原则：小额采购物资需满足海洋能发电现场作业的质量要求，尤其是海上使用的物料需符合防腐、耐盐雾等特殊标准，严禁采购不合格物资。分类管理原则：根据采购物资的用途、应急程度、品类特性，对小额采购进行分类，实施差异化的采购流程和审批要求，兼顾效率与管控。第二章管理职责划分第四条采购部核心职责采购部为小额采购的归口管理部门，主要职责包括：制定小额采购限额标准和分类管理细则；建立并维护小额采购合格供应商名录；指导各部门规范开展小额采购；定期汇总小额采购数据，分析采购成本和品类占比；监督小额采购流程合规性，核查采购记录和凭证；优化小额采购供应商资源，提升采购性价比。第五条需求部门职责需求部门负责提报小额采购申请，明确采购物资的名称、规格、数量、用途、预估金额、需求时间等信息；核实采购需求的真实性和必要性，优先从库存闲置物资中调配，避免无需求采购；接收采购物资并验收，核对物资数量、质量是否符合要求；留存采购相关凭证，配合采购部和财务部完成费用核销；对采购需求的合理性和物资使用效率负责。第六条财务部职责财务部负责设定小额采购费用预算科目，管控各部门小额采购预算总额；审核小额采购费用核销凭证的合规性和完整性；核对采购金额与合同（或采购单）的一致性；定期分析小额采购预算执行情况，反馈超预算采购问题；配合采购部优化小额采购成本管控措施。第七条部门负责人职责各部门负责人为本部门小额采购第一责任人，审批本部门小额采购申请，核实采购需求的紧迫性和合理性；监督本部门小额采购执行过程，严禁超标准、超预算采购；审核本部门小额采购费用核销材料，确保凭证真实有效；配合采购部开展小额采购合规检查。第八条管理层职责公司管理层负责审批小额采购限额标准的调整事项；审批年度小额采购总预算；审阅小额采购合规性报告；决策小额采购过程中的重大争议事项；督促采购部优化小额采购流程，平衡效率与管控要求。第三章小额采购分类及流程规范第九条小额采购分类标准常规小额采购：指非应急性的、可提前规划的小额采购，如月度办公耗材采购、常规运维小件备件采购等，采购周期可预留3-5个工作日，按标准简易流程执行。应急小额采购：指因海上设备故障、作业应急等突发情况产生的小额采购，需即时响应，可简化审批环节，优先保障物资供应，事后补充完善相关手续。定点小额采购：指长期向固定供应商采购的标准化小额物资（如劳保用品、常用工具等），可签订年度框架协议，按需下单，简化每次采购的审批流程。第十条常规小额采购流程需求提报：需求部门填写《小额采购简易申请表》，注明采购品类、规格、数量、预估金额、需求时间、用途等，经部门负责人签字确认后提交采购部。供应商匹配：采购部1个工作日内从合格供应商名录中匹配至少2家供应商，获取报价并对比性价比，确定合作供应商（单次采购金额极低的可直接选择框架协议供应商）。采购执行：采购部与供应商确认采购细节，下达采购单，明确交货时间、地点、验收标准等；供应商按要求配送物资，需求部门接收并验收，签署验收确认单。费用核销：需求部门凭《小额采购简易申请表》、采购单、验收单、发票等凭证，按财务流程完成费用核销，核销流程需在物资验收后3个工作日内完成。第十一条应急小额采购流程发生应急场景时，需求部门可口头向采购部提出小额采购申请，采购部即时响应，优先从合格供应商名录中选择可即时配送的合作方，确保物资最快到位；应急采购完成后，需求部门需在24小时内补填《小额采购简易申请表》，注明“应急采购”字样，经部门负责人补签确认；采购部补充完善采购单、报价记录等凭证，财务部优先完成应急采购费用核销，确保流程闭环。第十二条定点小额采购流程采购部每年梳理定点小额采购品类，与合格供应商签订年度框架协议，明确物资单价、配送标准、付款方式等；需求部门有采购需求时，直接填写《定点小额采购下单单》，经部门负责人签字后提交采购部；采购部核对框架协议条款后，向供应商下达配送指令，无需重复比价；每月采购部汇总定点采购数据，与供应商核对结算，财务部按框架协议约定完成付款。第十三条供应商管理要求小额采购供应商需纳入公司合格供应商名录管理，采购部每半年更新一次名录，审核供应商的资质、供货能力、产品质量、服务响应速度等；新增小额采购供应商需提供营业执照、产品检测报告（涉及海上使用物资需提供防腐/耐盐雾检测证明）等资质文件，经采购部审核通过后方可纳入名录；对供货不及时、产品质量不合格的供应商，采购部有权暂停合作或移出合格供应商名录。第十四条采购验收与核销规范需求部门接收小额采购物资时，需当场核对物资名称、规格、数量是否与采购申请一致，海上作业专用物资需核查质量检测标识，验收不合格的需立即联系采购部退换货；验收完成后填写《小额采购验收单》，注明验收结果和问题反馈；核销时需确保发票、采购单、验收单等凭证信息一致，发票需符合财务开票规范，严禁虚开发票、套取费用。第四章监督检查与奖惩机制第十五条监督检查要求日常抽查：采购部每周随机抽查小额采购记录，重点核查是否存在拆分采购金额、超预算采购、采购凭证不全等问题，发现问题即时要求整改。月度核对：每月采购部与财务部联合核对小额采购费用核销情况，统计各部门采购金额、预算执行率、供应商合作情况，形成月度核对报告。年度评估：每年年底对小额采购管理制度执行效果进行全面评估，分析采购效率、成本控制、合规性等指标，优化采购流程和供应商管理策略。第十六条奖励措施高效采购奖：需求部门提报的小额采购申请清晰准确，验收无异议，核销流程高效的，年度评选2-3个优秀部门，给予800-1500元团队奖励。成本节约奖：员工提出小额采购供应商优化、品类替代等建议，经采纳后年度累计节约采购成本达一定金额的，给予500-2000元现金奖励。合规执行奖：年度内小额采购零违规、凭证留存完整的采购部人员，给予1000-3000元现金奖励，优先参与评优评先。第十七条惩罚措施轻度违规：无正当理由超预算采购、采购凭证不全、验收不及时的，首次责令整改，扣除责任人当月绩效5%-8%；虚报采购需求但未造成损失的，扣除责任人当月绩效10%。中度违规：拆分采购金额规避大额审批、向不合格供应商采购、采购物资质量不合格导致作业延误的，给予通报批评，扣除责任人当月绩效20%-25%，强制参加采购合规培训。重度违规：利用小额采购谋取私利、虚开发票套取公司资金、应急采购中推诿拖延导致安全隐患的，扣除相关人员全部绩效，情节严重的解除劳动合同；涉嫌违法的移交司法机关处理。第五章附则第十八条制度解