备用金垫付财务制度

PAGE备用金垫付财务制度一、总则（一）目的为规范公司备用金垫付行为，加强备用金管理，保障资金安全，提高资金使用效率，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于公司内部各部门及员工因业务需要发生的备用金垫付业务。（三）基本原则1.计划性原则：备用金垫付应根据公司业务计划和实际需求，合理安排资金，避免盲目垫付。2.审批原则：所有备用金垫付必须经过严格的审批流程，确保资金使用的合理性和合规性。3.专款专用原则：备用金应专款专用，不得挪作他用，确保资金用于指定的业务事项。4.及时报账原则：备用金使用后，应及时报账核销，不得拖延。二、备用金的申请与审批（一）申请条件1.因开展业务需要，经常发生差旅费、业务招待费、办公用品采购等零星支出，且金额较小、支付频繁的。2.经公司领导批准的其他临时性业务需要垫付资金的情况。（二）申请流程1.申请人填写《备用金申请表》，详细说明申请备用金的用途、金额、预计使用期限等信息。2.将申请表提交至所在部门负责人审核，部门负责人应根据业务实际情况进行审核，并签署意见。3.审核通过后，申请表依次提交至财务部门、分管领导、总经理审批。财务部门负责对备用金申请的合理性、资金来源等进行审核；分管领导根据业务情况进行审批；总经理对备用金申请进行最终审批。（三）审批权限1.备用金申请金额在[X]元以下的，由部门负责人、财务部门负责人、分管领导审批。2.备用金申请金额在[X]元至[X]元之间的，由部门负责人、财务部门负责人、分管领导、总经理审批。3.备用金申请金额在[X]元以上的，需经公司领导班子集体研究决定。三、备用金的使用（一）使用范围1.差旅费：包括员工因公务出差发生的交通、住宿、餐饮等费用。2.业务招待费：用于公司因业务需要招待客户、合作伙伴等发生的费用。3.办公用品采购：购买日常办公所需的文具、纸张、设备等用品。4.其他零星支出：经公司领导批准的其他临时性业务支出，如小额维修费用、快递费用等。（二）使用规定1.备用金必须按照申请用途使用，不得擅自改变用途。2.严禁将备用金用于个人消费或其他非法活动。3.使用备用金时，应取得合法有效的发票或其他相关凭证，并在凭证上注明备用金支付字样。4.对于超过[X]元的大额支出，原则上应通过银行转账等方式支付，不得使用现金备用金支付。四、备用金的报账与核销（一）报账期限1.备用金使用后，申请人应在业务完成后的[X]个工作日内到财务部门报账核销。2.对于差旅费等有明确时间限制的业务，应在出差归来后的[X]个工作日内报账。（二）报账流程1.申请人整理好与备用金支出相关的发票、收据、报销清单等原始凭证，并填写《备用金报销单》。2.将报销单及原始凭证提交至所在部门负责人审核，部门负责人应核实业务的真实性、合理性，并签署意见。3.审核通过后，报销单依次提交至财务部门审核。财务部门负责对原始凭证的真实性、合法性、完整性进行审核，以及对报销金额的准确性进行核对。4.财务部门审核无误后，按照公司财务审批流程进行审批，审批通过后予以报销。（三）核销方式1.财务部门根据报销金额，冲减相应的备用金余额。如报销金额小于备用金申请金额，应将剩余备用金及时收回。2.如报销金额大于备用金申请金额，经审批后，可给予补足差额或另行处理。五、备用金的管理与监督（一）财务部门职责1.负责备用金制度的制定、修订和解释。2.审核备用金申请，办理备用金的支付和报账核销手续。3.定期对备用金的使用情况进行清查盘点，确保备用金账实相符。4.对备用金使用过程中的违规行为进行监督和纠正，并及时向上级领导报告。（二）内部审计部门职责1.定期对备用金的管理和使用情况进行审计监督，检查备用金制度的执行情况。2.对发现的问题提出整改意见，并跟踪整改落实情况。（三）监督检查1.公司内部应建立健全备用金监督检查机制，定期或不定期对备用金的使用情况进行检查。2.检查内容包括备用金的申请、审批、使用、报账核销等环节是否符合制度规定，备用金余额是否准确，原始凭证是否真实、合法、完整等。3.对于检查中发现的问题，应及时查明原因，采取相应的措施进行处理。对违规使用备用金的行为，将按照公司相关规定进行严肃处理，情节严重的将依法追究责任。六、备用金的清查与盘点（一）清查盘点周期1.财务部门应每月对备用金进行一次清查盘点，确保备用金账实相符。2.每年年末，应对备用金进行全面清查盘点，编制备用金清查盘点报告。（二）清查盘点方法1.采用实地盘点法，对备用金的现金余额进行清点核对。2.核对备用金的账目记录，检查备用金的收支凭证是否齐全、合规，账目是否清晰。3.对备用金使用情况进行抽查，核实备用金是否按照规定用途使用，有无挪用、截留等情况。（三）清查盘点结果处理1.如发现备用金账实不符，应及时查明原因，并编制《备用金清查盘点差异表》。2.对于盘盈的备用金，应及时查明原因并进行账务处理，如属于应退还给员工的款项，应及时退还；如无法查明原因，应作为营业外收入处理。3.对于盘亏的备用金，应根据具体情况进行处理。如属于责任人原因造成的损失，应由责任人赔偿；如属于无法查明原因的损失，经批准后可作为管理费用处理。七、备用金的逾期处理（一）逾期界定备用金使用后，超过规定报账期限未报账核销的，视为逾期备用金。（二）逾期处理措施1.对于逾期备用金，财务部门应及时向备用金使用人发出催款通知，要求其在规定时间内报账核销。2.如备用金使用人在催款通知规定的时间内仍未报账核销，财务部门将从其工资、奖金等收入中扣除相应的备用金金额，直