财务制度费用审核制度

PAGE财务制度费用审核制度一、总则（一）目的本费用审核制度旨在规范公司费用报销流程，加强费用控制与管理，确保公司各项费用支出真实、合理、合规，提高公司资金使用效益，保障公司正常运营。（二）适用范围本制度适用于公司全体员工在日常工作中发生的各类费用报销，包括但不限于差旅费、业务招待费、办公用品费、通讯费、交通费等。（三）基本原则1.真实性原则：费用报销必须基于真实发生的业务活动，报销凭证应真实、有效，能够证明费用发生的时间、地点、内容、金额等。2.合理性原则：费用报销应符合公司业务实际需要，与公司经营活动相关，费用标准应合理、适度，不得铺张浪费。3.合规性原则：费用报销必须遵守国家法律法规、财务制度以及公司相关规定，确保报销行为合法合规。4.审批流程原则：严格执行费用报销审批流程，各级审批人员应认真履行职责，对报销事项进行严格审核，确保费用支出的合理性和合规性。二、费用报销流程（一）费用申请1.员工因工作需要发生费用支出时，应提前填写费用申请表，详细说明费用发生的事由、预计金额、支付方式等，并按照公司规定的审批权限提交相关部门负责人审批。2.费用申请表应附相关证明材料，如发票、合同、协议等，确保费用支出的真实性和合理性。（二）部门审批1.部门负责人收到员工提交的费用申请表后，应根据工作实际情况对费用申请进行审核，重点审核费用发生的必要性、合理性以及与部门工作目标的相关性。2.如部门负责人认为费用申请不合理或不符合公司规定，应及时与员工沟通，说明原因并要求其调整或补充相关材料；如审核通过，部门负责人应在费用申请表上签署意见并提交至财务部门。（三）财务审核1.财务部门收到费用申请表及相关证明材料后，应按照财务制度和审核要点对费用进行详细审核。审核内容包括但不限于发票的真实性、合法性、完整性；费用报销标准是否符合公司规定；报销金额与申请金额是否一致；报销凭证与费用申请表填写内容是否相符等。2.财务审核人员如发现费用报销存在问题，应及时与报销人沟通，要求其补充或更正相关材料；如审核通过，财务审核人员应在费用申请表上签署意见并提交至审批流程中的下一环节。（四）审批权限1.公司根据费用金额大小设定不同的审批权限，具体如下：费用金额在[X]元以下的：由部门负责人审批后即可报销。费用金额在[X]元至[X]元之间的：经部门负责人审批后，需提交财务部门负责人审核，审核通过后方可报销。费用金额在[X]元以上的：经部门负责人、财务部门负责人审批后，还需提交公司总经理审批，审批通过后方可报销。2.对于特殊费用或重大项目支出，公司可根据实际情况另行规定审批流程和审批权限。（五）报销支付1.通过财务审核及各级审批的费用报销申请，财务部门应及时安排资金支付。支付方式应根据公司规定和实际情况选择，如银行转账、支票、现金等。2.对于不符合报销规定或审批未通过的费用申请，财务部门应不予支付，并及时通知报销人说明原因。三、费用报销标准（一）差旅费1.交通费用飞机票：员工因公务需要乘坐飞机的，应根据公司规定的职级和出差目的地选择合适的舱位，并按照实际票价报销。如公司有指定的机票预订平台，应通过该平台预订机票，以获取更优惠的价格。火车票：根据出差行程和实际需要选择合适的车次和座位类型，按照票面金额报销。长途汽车票：按照实际发生金额报销，但应确保车票信息完整、清晰。市内交通费：在出差目的地市内因工作需要乘坐出租车、地铁、公交车等交通工具的，可根据实际发生金额报销，但应提供相应的交通票据。对于出差天数较多或交通费用较高的情况，公司可根据实际情况制定市内交通补贴标准，按照补贴标准报销。2.住宿费用员工应根据公司规定的职级和出差目的地选择合适的住宿标准，按照实际发生金额报销。住宿费用应提供正规发票，并注明住宿日期、人数、房间号等信息。如两人以上一同出差，原则上应合住标准间，如需单独住宿，应经部门负责人批准，并按照单人住宿标准报销。3.餐饮补贴公司根据出差地区的不同设定不同的餐饮补贴标准，员工在出差期间可按照补贴标准领取餐饮补贴，不再报销实际发生的餐饮费用。餐饮补贴应与差旅费一同报销，并在报销凭证上注明出差天数和补贴金额。如员工因工作需要宴请客户或参加商务活动，需提前向部门负责人申请，并按照公司规定的业务招待费标准报销。（二）业务招待费1.业务招待费应严格控制在公司规定的预算范围内，用于与公司业务相关的招待活动，如宴请客户、赠送礼品、举办商务会议等。2.业务招待费报销时，应提供详细的招待事由、招待对象、招待时间、招待地点、费用明细等信息，并附相关发票、消费清单等证明材料。发票上应注明业务招待费字样，如无法注明，应在发票背面注明招待事项。3.公司对业务招待费实行总额控制和分项限额管理，具体标准如下：招待客户餐饮费用：单次招待费用不得超过[X]元，全年累计不得超过[X]元。赠送礼品费用：单次赠送礼品费用不得超过[X]元，全年累计不得超过[X]元。举办商务会议费用：应根据会议规模、内容、地点等实际情况合理控制费用，单次会议费用不得超过[X]元，全年累计不得超过[X]元。4.业务招待费的审批应严格按照公司规定的审批流程进行，审批人应认真审核招待事项的真实性、必要性和合理性，确保费用支出符合公司利益和相关规定。（三）办公用品费1.办公用品的采购应遵循公司的采购流程，由行政部门统一负责。行政部门应建立办公用品采购清单和库存管理制度，定期盘点办公用品库存，确保办公用品的合理采购和使用。2.员工因工作需要领用办公用品时，应填写办公用品领用申请表，经部门负责人批准后到行政部门领取。行政部门应按照领用申请表发放办公用品，并做好领用记录。3.办公用品费用报销时，应提供正规发票，并注明办公用品名称、规格、数量、单价、金额等信息。发票上应加盖销售单位发票专用章，如发票未注明办公用品明细，应附销售清单或购物小票。4.对于批量采购或金额较大的办公用品采购，应签订采购合同，并按照合同约定进行付款和报销。（四）通讯费1.公司根据员工的工作岗位和实际需要制定通讯费补贴标准，员工可按照补贴标准在每月工资中领取通讯费补贴，不再报销实际发生的通讯费用。通讯费补贴标准应根据公司业务发展情况和市场行情适时调整。2.如员工因工作需要使用个人手机产生的超出补贴标准的通讯费用，需提前向部门负责人申请，并按照公司规定的审批流程进行报销。报销时应提供通讯费用发票，并注明手机号码、通话时长、费用明细等信息。3.对于公司统一配备通讯设备的员工，不再发放通讯费补贴，其通讯设备的使用和维护费用按照公司相关规定执行。（五）交通费1.员工因工作需要乘坐公共交通工具上下班或外出办理业务的，可按照公司规定的交通补贴标准在每月工资中领取交通补贴，不再报销实际发生的交通费用。交通补贴标准应根据公司所在地区的交通状况和市场行情适时调整。2.如员工因工作需要自驾车外出办理业务，可按照公司规定的车辆使用补贴标准在每月工资中领取车辆使用补贴，不再报销实际发生的车辆费用（如汽油费、停车费、保险费等）。车辆使用补贴标准应根据车辆类型、使用情况等因素合理确定。3.对于因工作需要租用车辆的情况，应按照公司规定的租车流程进行申请和审批。租车费用报销时，应提供租车合同、发票、行程记录等证明材料，并注明租车事由、租车时间、租车金额等信息。四、费用报销凭证要求（一）发票1.费用报销必须提供正规发票，发票应具备以下要素：发票名称、发票号码、开票日期、购买方名称、销售方名称、服务内容或商品明细、金额、税率、税额、发票专用章等。2.发票应真实、有效，不得伪造、变造或虚开发票。发票内容应与实际业务相符，不得开具与实际业务无关的发票或虚假发票。3.对于增值税专用发票，报销人应确保发票信息准确无误，并在规定时间内进行认证抵扣。如发票信息有误，应及时联系销售方进行更正或重新开具发票。4.发票应妥善保管，不得丢失、损毁。如发票丢失，应按照国家税务机关的规定办理挂失、补办等手续，并提供相关证明材料方可报销。（二）其他凭证1.除发票外，费用报销还可能需要提供其他相关凭证，如合同、协议、审批文件、清单、小票等。这些凭证应与发票相互印证，证明费用发生的真实性、合理性和合规性。2.合同、协议等应明确双方的权利义务、交易内容、金额、支付方式等条款，并由双方签字（盖章）确认。合同、协议应在有效期内，且与费用报销事项相关。3.审批文件应按照公司规定的审批流程进行签署，明确费用支出的审批意见和审批人。审批文件应与费用申请表、报销凭证等一同保存，作为费用报销的重要依据。4.清单、小票等应详细记录费用发生的明细信息，如商品名称、数量、单价、金额等，与发票内容相互补充，确保费用报销的准确性。五、费用报销审核要点（一）发票审核1.审核发票的真实性，通过国家税务总局发票查验平台或其他可靠渠道查验发票真伪。2.检查发票的合法性，确保发票开具符合国家税收法律法规的规定，不存在违规开具发票的情况。3.核对发票的完整性，发票要素应齐全、清晰，不得有涂改、刮擦、挖补等痕迹。发票上的印章应清晰、完整，与销售方名称一致。4.审查发票内容与费用报销事项的相关性，发票内容应与实际业务相符，如发票开具的服务内容或商品明细应与费用申请表中填写的事由一致。（二）费用标准审核1.对照公司规定的费用报销标准，审核报销金额是否符合标准要求。如差旅费的交通费用、住宿费用、餐饮补贴标准；业务招待费的分项限额标准等。2.对于超出费用标准的报销申请，应要求报销人提供合理的说明和审批文件，经相关领导批准后方可报销。（三）审批流程审核1.检查费用报销申请是否按照公司规定的审批流程进行审批，各级审批人员的签字是否齐全、有效。2.审核审批意见是否明确、合理，审批人是否对费用报销事项进行了认真审核，确保费用支出的必要性、合理性和合规性。（四）报销凭证完整性审核1.审查费用报销凭证是否齐全，是否包含发票、合同、协议、审批文件、清单、小票等相关证明材料。2.核对报销凭证之间的逻辑关系是否一致，如发票金额与费用申请表填写金额是否一致；合同内容与费用报销事项是否相符等。六、监督与检查（一）内部审计1.公司内部审计部门应定期对费用报销情况进行审计检查，重点审查费用报销的真实性、合理性、合规性以及审批流程的执行情况。2.内部审计人员可通过查阅费用报销凭证、核对账目、访谈相关人员等方式进行审计工作，并出具审计报告。对于审计发现的问题，应及时提出整改意见，要求相关部门和人员进行整改。（二）财务监督1.财务部门应加强对费用报销的日常监督，严格按照财务制度和审核要点对费用报销进行审核，确保费用支出符合公司规定。2.财务人员应定期对费用报销数据进行统计分析，及时发现费用报销中存在的异常情况，并向相关部门和领导汇报。对于违反财务制度和费用报销规定的行为，应及时制止并进行纠正。（三）违规处理1.对于违反费用报销制度的行为：如虚报费用、超标准报销、未经审批报销等，公司将视情节轻重给予相应的处罚。处罚措施包括