财务共享质量运营制度

PAGE财务共享质量运营制度一、总则（一）目的本制度旨在规范公司财务共享服务中心的运营管理，确保财务信息的准确性、及时性和一致性，提高财务工作效率，降低运营成本，加强财务风险管控，为公司的战略决策提供有力支持。（二）适用范围本制度适用于公司财务共享服务中心及其所服务的各分子公司、业务部门。（三）基本原则1.合规性原则：严格遵守国家法律法规、会计准则和相关行业标准，确保财务共享服务的各项活动合法合规。2.质量第一原则：始终将财务信息质量放在首位，建立健全质量控制体系，确保财务数据的准确性、完整性和可靠性。3.效率优先原则：通过优化流程、整合资源、运用信息技术等手段，提高财务共享服务的工作效率，快速响应业务需求。4.风险可控原则：识别、评估和控制财务共享服务过程中的各类风险，保障公司财务安全。5.持续改进原则：不断总结经验，持续优化财务共享服务流程和制度，适应公司发展和外部环境变化。二、组织架构与职责（一）财务共享服务中心组织架构财务共享服务中心设主任一名，副主任若干名，下设运营管理部、账务处理部、资金管理部、费用报销部、数据分析部等部门。（二）各部门职责1.运营管理部负责财务共享服务中心的整体运营规划、制度建设和流程优化。协调各部门之间的工作，确保财务共享服务的顺畅运行。制定和执行服务水平协议，监督服务质量，定期评估服务效果。负责与外部合作伙伴的沟通与协调，拓展财务共享服务渠道。2.账务处理部负责公司各类账务的集中处理，包括会计凭证制作、账簿登记、报表编制等。审核原始凭证的真实性、合法性和完整性，确保账务处理符合会计准则和公司规定。定期核对账务数据，进行账务清理和差错更正，保证账务数据的准确性。3.资金管理部负责公司资金的集中管理和调配，监控资金流动情况，确保资金安全。办理资金收付业务，包括收款、付款、资金结算等，及时处理资金相关的账务。编制资金预算和资金报表，分析资金使用情况，为公司资金决策提供支持。协助公司进行资金风险管理，制定并执行相应的风险防控措施。4.费用报销部负责公司费用报销业务的审核与处理，制定费用报销标准和流程。对费用报销单据进行合规性审查，确保费用支出合理、合规。统计和分析费用报销数据，为公司费用控制提供依据。解答员工关于费用报销的疑问，提供相关培训和指导。5.数据分析部负责收集、整理和分析财务共享服务中心产生的各类数据，建立数据分析模型。为公司提供财务数据分析报告，为管理层决策提供数据支持和建议。挖掘数据价值，发现潜在的财务风险和业务问题，推动财务共享服务的持续改进。参与公司财务信息化建设，协助优化财务信息系统，提高数据处理效率和质量。三、流程规范（一）账务处理流程1.原始凭证收集各业务部门按照财务制度要求，及时将原始凭证传递至财务共享服务中心。原始凭证应包括发票、收据、报销单、合同等相关证明文件，确保凭证内容完整、真实、合法。2.凭证初审账务处理部收到原始凭证后，首先进行初审，检查凭证的完整性和合规性。初审人员应核对凭证的基本信息，如日期、金额、摘要、印章等是否齐全，是否符合公司财务制度规定。对于不符合要求的原始凭证，初审人员应及时与业务部门沟通，要求补充或更正。3.凭证录入与审核初审通过的原始凭证由专人录入财务信息系统，生成会计凭证。录入人员应确保凭证信息准确无误，与原始凭证一致。会计凭证录入完成后，由审核人员进行审核，审核内容包括账务处理的准确性、合规性以及会计科目使用的合理性。审核人员应严格按照会计准则和公司财务制度进行审核，对于发现的问题及时反馈给录入人员进行修改。4.账簿登记与报表编制根据审核后的会计凭证，系统自动进行账簿登记，生成各类账簿，如总账、明细账、日记账等。定期（月度、季度、年度）根据账簿数据编制财务报表，包括资产负债表、利润表、现金流量表等。报表编制完成后，由专人进行核对和审核，确保报表数据准确、完整，勾稽关系正确。（二）资金管理流程1.资金预算编制各分子公司、业务部门根据年度经营计划和业务需求，编制本单位的资金预算。资金预算应包括收入预算、成本费用预算、资金收支预算等内容，确保预算数据的合理性和准确性。各单位将编制好的资金预算上报至财务共享服务中心资金管理部，资金管理部进行汇总和审核。资金管理部根据公司整体战略目标和资金状况，对各单位的资金预算进行调整和平衡，形成公司年度资金预算草案。2.资金收付业务办理收款业务：业务部门收到款项后，及时将收款信息传递至财务共享服务中心资金管理部。资金管理部核对收款信息与业务合同的一致性，确认无误后办理收款入账手续。付款业务：业务部门根据业务需要填写付款申请单，附上相关审批文件和原始凭证，提交至财务共享服务中心资金管理部。资金管理部对付款申请进行审核，审核内容包括付款金额、付款对象、付款用途等是否符合公司规定和审批流程。审核通过后，资金管理部按照公司资金支付方式进行付款操作，如银行转账、支票支付等。3.资金结算与对账定期（每日、每周、每月）进行资金结算，核对银行账户余额、资金收支明细等信息。资金管理部与银行进行对账，确保银行账户资金余额准确无误。与各分子公司、业务部门核对内部资金往来情况，及时发现和解决资金差异问题。4.资金风险管理资金管理部建立资金风险预警机制，实时监控资金流动情况，设定风险指标和阈值。当资金风险指标接近或超过阈值时，及时发出预警信号，提示相关部门采取措施防范风险。制定资金风险应对预案，针对不同类型的资金风险，如资金短缺风险、汇率风险等，制定相应的应对措施，确保公司资金安全。（三）费用报销流程1.报销申请员工按照公司费用报销制度规定，填写费用报销单，详细注明报销事项、金额、日期等信息。报销单应附上相关的原始凭证，如发票、收据、出差审批单、培训通知等，确保报销内容真实、合理、合规。员工将填写完整并签字的报销申请提交至所在部门负责人进行审批。2.部门审批部门负责人对员工的报销申请进行审批，主要审核报销事项是否与业务相关、费用支出是否合理、是否符合公司预算等。部门负责人根据审批结果在报销单上签字确认，同意报销的提交至财务共享服务中心费用报销部。3.财务审核费用报销部收到报销申请后，对报销单据进行财务审核。审核内容包括报销凭证的真实性、合法性、完整性，报销金额是否符合公司费用标准，报销流程是否合规等。对于不符合要求的报销申请，费用报销部通知员工补充或更正相关信息，或拒绝报销。4.报销支付经财务审核通过的报销申请，费用报销部按照公司规定的支付方式进行报销支付。对于通过银行转账支付的报销款项，费用报销部将报销金额转入员工指定的银行账户。对于现金支付的报销款项，员工按照规定到财务共享服务中心领取现金。四、质量控制（一）质量控制目标1.财务数据的准确性达到[X]%以上，确保财务报表数据真实可靠。2.财务共享服务流程的执行效率提高[X]%，缩短业务处理周期。3.客户满意度达到[X]%以上，提升服务质量和客户体验。（二）质量控制措施1.数据质量控制建立数据录入规范和审核标准，对原始凭证和录入数据进行严格审核。定期进行数据核对和清理，确保财务数据的一致性和准确性。采用数据验证工具和技术手段，对关键数据进行实时监控和预警，及时发现和纠正数据错误。2.流程质量控制绘制详细的财务共享服务流程图，并明确各环节的操作规范和质量要求。定期对流程执行情况进行检查和评估，发现问题及时进行整改优化。建立流程绩效指标体系，对流程效率、质量等进行量化考核，激励员工提高流程执行质量。3.服务质量控制制定服务水平协议，明确财务共享服务中心与各分子公司、业务部门的服务标准和要求。定期收集客户反馈意见，对服务质量进行评估和改进。开展服务培训和沟通活动，提高员工服务意识和专业素养，提升服务水平和客户满意度。（三）质量监控与考核1.质量监控运营管理部负责建立质量监控体系，定期对财务共享业务进行质量抽检。质量监控内容包括数据准确性、流程合规性、服务及时性等方面。对发现的质量问题及时记录和反馈，跟踪整改情况，确保问题得到有效解决。2.绩效考核制定财务共享服务中心员工绩效考核制度，将质量指标纳入绩效考核体系。根据质量监控结果和绩效考核指标，对员工进行绩效评价和奖惩。对于质量表现优秀的员工给予表彰和奖励，对于质量不达标的员工进行培训辅导或相应的处罚。五、信息系统管理（一）系统选型与建设1.根据公司财务共享服务的需求和业务特点，选择合适的财务信息系统。2.在系统选型过程中，充分考虑系统的功能、性能、安全性、兼容性等因素，进行多轮评估和比较。3.与系统供应商签订详细的采购合同，明确系统建设的目标、功能要求、实施进度、售后服务等条款，并监督合同执行情况。4.组织相关人员参与系统建设项目，包括需求调研、系统设计、开发测试、上线部署等环节，确保系统建设符合公司实际需求。（二）系统日常运维1.建立系统运维管理制度，明确运维人员的职责和工作流程。2.定期对系统进行巡检，检查系统运行状态、性能指标、数据备份等情况，及时发现和解决系统故障和问题。3.做好系统的日常维护工作，包括系统升级、补丁安装、数据备份与恢复等，确保系统的稳定性和安全性。4.建立系统故障应急预案，针对可能出现的系统故障，制定应急处理措施，确保在最短时间内恢复系统正常运行，减少对财务共享服务的影响。（三）系统安全管理1.制定系统安全策略，包括用户权限管理、数据加密、网络安全防护等措施，保障系统和数据的安全。2.对系统用户进行严格的身份认证和授权管理，确保只有授权人员能够访问系统和相关数据。3.定期进行系统安全审计，检查系统安全漏洞和违规操作情况，及时采取措施进行整改。4.加强与信息安全部门的协作，及时了解和应对外部网络安全威胁，保障财务共享服务中心信息系统的安全稳定运行。六、人员管理（一）人员招聘与培训1.根据财务共享服务中心的岗位需求，制定合理的人员招聘计划。2.在招聘过程中，注重选拔具备专业财务知识、良好沟通能力和团队协作精神的人员。3.为新入职员工提供全面的入职培训，包括公司文化、财务共享服务流程、信息系统操作等方面的培训，帮助新员工尽快熟悉工作环境和业务要求。4.定期组织内部培训和外部培训课程，提升员工的专业技能和综合素质，以适应不断变化的财务共享服务需求。（二）绩效考核与激励1.建立科学合理的绩效考核体系，对员工的工作业绩、工作态度、团队协作等方面进行全面评价。2.绩效考核结果与员工的薪酬调整、晋升、奖励等挂钩，激励员工积极工作，提高工作绩效。3.设立优秀员工奖、创新奖等专项奖励，对在财务共享服务工作中表现突出的员工给予表彰和奖励，激发员工的工作积极性和创造力。（三）职业发展规划1.为员工制定