公司财务制度采购流程

PAGE公司财务制度采购流程一、总则（一）目的本财务制度采购流程旨在规范公司采购活动中的财务行为，确保采购业务的合法性、合规性、合理性，提高采购资金使用效益，保障公司资产安全，促进公司健康稳定发展。（二）适用范围本流程适用于公司内部各部门涉及的各类物资采购、服务采购等相关活动。（三）基本原则1.合法性原则：采购活动必须严格遵守国家法律法规以及相关行业标准，确保采购行为合法合规。2.合规性原则：采购流程应符合公司内部制定的各项规章制度，做到流程规范、手续完备。3.效益性原则：在保证采购质量的前提下，充分考虑采购成本，追求采购资金的最大使用效益。4.公开透明原则：采购过程应保持公开透明，接受公司内部监督和相关部门检查。二、采购预算管理（一）预算编制1.各部门应根据年度工作计划和业务需求，提前编制采购预算。采购预算应明确采购项目、数量、规格、预计金额等详细信息。2.采购预算编制应遵循“以收定支、收支平衡、略有结余”的原则，确保采购资金来源合理、可靠。3.预算编制过程中，各部门应充分考虑市场价格波动因素，结合历史采购数据，合理确定采购预算金额。（二）预算审批1.采购预算编制完成后，由部门负责人审核签字，报公司财务部门进行初步审核。2.财务部门审核重点包括预算金额的合理性、资金来源的可靠性以及与公司整体预算的协调性等。审核通过后，提交公司管理层审批。3.公司管理层根据公司战略规划、财务状况等因素，对采购预算进行最终审批。审批通过后的采购预算作为年度采购活动的控制依据。（三）预算执行与调整1.各部门应严格按照批准的采购预算组织实施采购活动，不得擅自突破预算。2.在预算执行过程中，如因市场价格大幅波动、业务需求变化等原因导致原预算无法满足采购需求时，需及时提出预算调整申请。3.预算调整申请应详细说明调整原因、调整金额、调整后的预算安排等内容，并按照预算审批流程进行审批。未经批准，不得擅自调整预算。三、采购申请与审批（一）采购申请1.各部门因业务需要进行采购时，应填写《采购申请表》。《采购申请表》应包括采购项目名称、规格型号、数量、预算金额、需求时间、用途说明等详细信息。2.采购申请应明确采购方式，如公开招标、邀请招标、竞争性谈判、单一来源采购、询价等，并说明选择该采购方式的理由。3.对于涉及固定资产、无形资产等大额采购项目，采购申请前应进行必要的可行性研究和论证，确保采购项目符合公司发展战略和实际需求。（二）审批流程1.《采购申请表》由部门经办人填写后，依次提交部门负责人、分管领导审批。2.部门负责人主要审核采购申请的必要性、合理性以及与部门工作计划的一致性等。分管领导重点审查采购项目的合规性、预算安排以及对公司整体业务的影响等。3.经部门负责人和分管领导审批通过后的《采购申请表》提交至公司采购部门。采购部门根据采购申请的内容，组织实施采购活动。四、采购方式选择（一）公开招标1.公开招标是指采购人以招标公告的方式邀请不特定的供应商参加投标的采购方式。2.达到下列标准之一的货物、工程和服务采购项目，应当采用公开招标方式：货物采购单项或批量金额达到[具体金额标准]以上；工程采购单项合同金额达到[具体金额标准]以上；服务采购单项合同金额达到[具体金额标准]以上。3.采用公开招标方式采购的，应按照国家有关法律法规和公司内部规定，编制招标文件，发布招标公告，组织开标、评标、定标等活动。（二）邀请招标1.邀请招标是指采购人以投标邀请书的方式邀请特定的供应商参加投标的采购方式。2.符合下列情形之一的货物、工程和服务采购项目，可以采用邀请招标方式：具有特殊性，只能从有限范围的供应商处采购的；采用公开招标方式费用占采购项目总价值的比例过大的。3.采用邀请招标方式采购的，应从符合相应资格条件的供应商中，通过随机方式选择三家以上供应商，并向其发出投标邀请书。（三）竞争性谈判1.竞争性谈判是指采购人通过与符合相应资格条件的多家供应商分别谈判，商定价格、条件和合同条款，最后从中确定成交供应商的采购方式。2.符合下列情形之一的货物、工程和服务采购项目，可以采用竞争性谈判方式：招标后没有供应商投标或者没有合格标的或者重新招标未能成立的；技术复杂或者性质特殊，不能确定详细规格或者具体要求的；采用招标所需时间不能满足用户紧急需要的；不能事先计算出价格总额的。3.采用竞争性谈判方式采购的，应成立谈判小组，与不少于三家的供应商进行谈判。谈判小组应按照谈判文件规定的谈判程序、评定成交的标准等事项进行谈判，确定成交供应商。（四）单一来源采购1.单一来源采购是指采购人向唯一供应商进行采购的方式。2.符合下列情形之一的货物、工程和服务采购项目，可以采用单一来源采购方式：只能从唯一供应商处采购的；发生了不可预见的紧急情况不能从其他供应商处采购的；必须保证原有采购项目一致性或者服务配套的要求，需要继续从原供应商处添购，且添购资金总额不超过原合同采购金额百分之十的。3.采用单一来源采购方式采购的，应在采购活动开始前，将采购项目信息和单一来源采购理由报公司管理层批准，并在公司内部进行公示。（五）询价1.询价是指采购人向有关供应商发出询价单让其报价，在报价基础上进行比较并确定最优供应商的一种采购方式。2.采购的货物规格、标准统一、现货货源充足且价格变化幅度小的采购项目，可以采用询价方式采购。3.采用询价方式采购的，应向不少于三家的供应商发出询价单，要求其在规定时间内报价。采购人根据供应商的报价情况，选择最优供应商成交。五、采购合同管理（一）合同签订1.采购部门在确定成交供应商后，应及时与供应商签订采购合同。采购合同应明确采购项目名称、规格型号、数量、价格、交货时间、交货地点、质量标准、付款方式、违约责任等条款。2.采购合同的签订应遵循平等、自愿、公平、诚实信用的原则，确保合同条款合法合规、明确具体、切实可行。3.对于重大采购合同，在签订前应提交公司法律顾问进行审核，确保合同的合法性和有效性。（二）合同执行1.采购合同签订后，采购部门应及时将合同副本分发给相关部门，如财务部门、验收部门等，以便各部门按照合同要求履行职责。2.供应商应按照采购合同约定的时间、地点、质量标准等要求组织生产、运输和交货。采购部门应跟踪合同执行情况，及时协调解决合同执行过程中出现的问题。3.财务部门应按照采购合同约定的付款方式和时间，及时办理付款手续。付款前，应审核采购合同执行情况、验收报告等相关资料，确保付款依据充分、手续完备。（三）合同变更与终止1.在采购合同执行过程中，如因不可抗力、市场变化、双方协商一致等原因需要变更合同条款的，应签订书面的合同变更协议。合同变更协议应明确变更的内容、变更后的权利义务等事项，并按照合同审批流程进行审批。2.如因采购项目取消、供应商违约、不可抗力等原因导致采购合同无法继续履行或需要提前终止的，应签订书面的合同终止协议。合同终止协议应明确终止的原因、双方的权利义务、善后处理等事项，并按照公司内部规定进行审批和备案。六、采购验收管理（一）验收准备1.采购部门在采购合同约定的交货时间前，应通知验收部门做好验收准备工作。验收部门应根据采购合同要求和相关标准，制定验收方案，明确验收人员、验收内容、验收方法、验收时间等。2.验收人员应熟悉采购合同条款、技术规格、质量标准等要求，具备相应的专业知识和技能。验收人员在验收前应认真查阅采购合同、技术文件等资料，了解采购项目的详细情况。（二）验收实施1.供应商交货时，验收人员应按照验收方案进行验收。验收内容包括货物的数量、规格型号、质量标准、外观包装等方面。2.对于需要进行性能测试、功能验证等的采购项目，验收人员应按照相关标准和方法进行测试和验证。验收过程中，应做好验收记录，包括验收时间、验收人员、验收内容、验收结果等。3.如发现采购货物存在数量短缺、质量不合格、规格不符等问题，验收人员应及时与供应商沟通协商，要求供应商限期整改或更换货物。如供应商拒绝整改或更换，验收人员应及时报告采购部门和公司管理层。（三）验收报告1.验收完成后，验收部门应编制《采购验收报告》。《采购验收报告》应包括采购项目名称、采购合同编号、供应商名称、验收时间、验收内容、验收结果、验收人员签字等内容。2.《采购验收报告》经验收人员签字确认后，提交采购部门和财务部门。采购部门应将验收报告作为办理采购结算、支付货款的重要依据。财务部门应根据验收报告和采购合同约定，审核采购结算金额，办理付款手续。七、采购付款管理（一）付款申请1.采购部门在收到供应商的发票和验收报告后，应及时填写《采购付款申请表》。《采购付款申请表》应包括采购合同编号、供应商名称、发票号码、发票金额、验收报告编号、付款金额、付款方式、付款时间等信息。2.《采购付款申请表》由采购部门经办人填写后，依次提交部门负责人、分管领导审批。部门负责人主要审核付款申请的真实性、合理性以及与采购合同执行情况的一致性等。分管领导重点审查付款金额的准确性、付款方式的合规性以及对公司资金安排的影响等。（二）付款审批1.经部门负责人和分管领导审批通过后的《采购付款申请表》提交至公司财务部门。财务部门应按照公司财务管理制度和审批流程，对付款申请进行审核。2.财务部门审核重点包括发票的真实性、合法性、有效性，验收报告的完整性、准确性，付款金额与采购合同约定的一致性，付款方式的合规性等。审核通过后，提交公司管理层审批。3.公司管理层根据公司资金状况、财务预算等因素，对采购付款申请进行最终审批。审批通过后，财务部门按照审批意见办理付款手续。（三）付款方式1.公司采购付款方式主要包括支票、汇票、电汇、转账等。具体付款方式应根据采购合同约定和公司财务管理制度执行。2.对于金额较大的采购项目，原则上应采用银行转账方式付款，以确保资金安全和支付记录的可追溯性。3.财务部门在办理付款手续时，应严格按照审批意见和付款流程进行操作，确保付款金额准确无误、付款时间符合合同约定。八、采购监督与审计（一）内部监督1.公司内部审计部门应定期对采购活动进行审计监督，检查采购流程的执行情况、采购合同的签订与履行情况、采购资金的使用情况等。2.审计部门应制定审计计划，明确审计范围、审计内容、审计方法、审计时间等。审计过程中，应收集相关证据，形成审计工作底稿。3.审计部门应根据审计结果出具审计报告，对发现的问题提出整改建议，并跟踪整改落实情况。对于违反公司采购制度和法律法规的行为，应依法依规追究相关人员