公司报销及财务制度

PAGE公司报销及财务制度一、总则1.目的本制度旨在规范公司报销流程，加强财务管理，确保公司资金的合理使用，保障公司及员工的合法权益，促进公司健康稳定发展。2.适用范围本制度适用于公司全体员工，包括正式员工、试用期员工以及临时聘用人员。3.基本原则真实性原则：报销凭证必须真实、合法、有效，能够准确反映经济业务的实际情况。合理性原则：费用报销应符合公司的业务需求和相关规定，具有合理性和必要性。合规性原则：严格遵守国家法律法规和财务制度，确保报销行为合法合规。及时性原则：员工应在费用发生后及时办理报销手续，避免逾期报销。二、报销流程1.费用申请员工因工作需要发生费用支出时，应提前填写《费用申请表》，详细说明费用的用途、金额、预计发生时间等信息，并按照审批权限提交相关部门负责人审批。部门负责人应根据工作实际情况对费用申请进行审核，确保费用支出的合理性和必要性，并签署审批意见。2.费用报销费用发生后，员工应及时收集相关报销凭证，包括发票、收据、清单等，并按照要求粘贴在《费用报销单》上。报销凭证应具备以下要素：凭证名称、填制日期、填制单位名称或填制人姓名、经办人的签名或盖章、接受凭证单位名称、经济业务内容、数量、单价和金额等。员工应在《费用报销单》上填写报销金额、报销事由、附件张数等信息，并签字确认。3.部门审核员工将填写完整的《费用报销单》及相关报销凭证提交至所在部门，部门负责人对报销内容的真实性、合理性进行再次审核，并签署审核意见。如发现报销凭证不符合要求或费用支出不合理，部门负责人应要求员工补充或更正相关信息，直至审核通过。4.财务审核部门审核通过后的《费用报销单》及相关报销凭证提交至财务部门，财务人员对报销凭证的合法性、合规性以及报销金额的准确性进行审核。财务审核主要包括以下内容：报销凭证是否符合国家法律法规和财务制度的规定；报销金额是否与费用申请一致；报销事由是否清晰明确，与公司业务相关；附件张数是否与报销单填写一致；审批流程是否完整，签字是否齐全。如财务审核发现问题，财务人员应及时与员工沟通，要求其补充或更正相关信息，直至审核通过。5.审批支付财务审核通过后的《费用报销单》及相关报销凭证按照公司审批权限提交至各级领导审批。审批通过后，财务部门根据公司资金情况安排支付报销款项。报销款项原则上通过银行转账方式支付至员工个人银行账户，特殊情况需现金支付的，应经财务负责人批准。三、报销标准1.差旅费交通费用：员工乘坐飞机、火车、轮船等交通工具应根据公司规定选择合适的舱位或座位等级，超出标准部分由员工自行承担。因工作需要乘坐出租车的，应在发票上注明起止地点、事由等信息，并经部门负责人批准。住宿费用：根据出差目的地的不同，分为不同的住宿标准。员工应选择符合标准的酒店或住宿场所，并取得合法有效的发票。餐饮补贴：按照出差天数给予一定的餐饮补贴，补贴标准根据地区差异分为不同档次。餐饮补贴用于补贴员工在出差期间的餐饮费用支出，不再报销其他餐饮发票。2.业务招待费业务招待费应严格控制在合理范围内，遵循必要性、合理性原则。招待客户时应提前填写《业务招待申请表》，详细说明招待对象、事由、预计金额等信息，并按照审批权限提交审批。业务招待费报销时应提供发票、消费清单等凭证，并注明招待对象、事由等信息。严禁以业务招待费名义进行任何形式的个人消费或违规支出。3.办公用品及设备购置办公用品及设备购置应根据公司实际需求进行，遵循勤俭节约的原则。购置办公用品及设备应填写《办公用品及设备购置申请表》，经部门负责人审核、财务部门备案后，由采购部门统一采购。购置金额较大的设备应按照公司固定资产管理规定进行审批和入账。办公用品及设备购置报销时应提供发票、购置清单等凭证，并注明购置物品名称、规格、数量等信息。4.通讯费公司根据员工岗位性质和工作需要，制定不同的通讯费补贴标准。通讯费补贴在每月工资中发放，员工不再报销通讯费用发票。如员工因工作需要发生额外通讯费用支出，应提前申请并经部门负责人批准，按照公司规定的报销流程进行报销。四、报销凭证要求1.发票发票必须是由税务机关统一印制的正规发票，发票内容应填写完整、准确，包括发票名称、发票号码、开票日期、购买方名称、销售方名称、服务内容、金额、税率、税额等信息。发票应加盖销售方发票专用章，印章清晰、完整。发票不得涂改、挖补，如有错误应重新开具。2.收据除发票外，部分费用支出可使用财政部门监制的收据作为报销凭证。收据应具备收据名称、收据号码、开票日期、收款单位名称、付款单位名称、收款事由、金额等信息，并加盖收款单位财务专用章。3.其他凭证如火车票、飞机票、汽车票等交通运输凭证，应真实、有效，能够证明员工的出行情况。对于一些特殊业务，如会议费、培训费等，还应提供会议通知、培训协议、签到表等相关证明材料。五、报销时间规定1.员工应在费用发生后的[X]个工作日内办理报销手续，特殊情况经部门负责人批准后可适当延长，但最长不得超过[X]个工作日。2.每月[X]日为报销截止日期，财务部门将在截止日期后对当月报销情况进行整理和审核，并安排支付报销款项。3.逾期未办理报销手续的，财务部门将不再受理，由此产生的费用由员工自行承担。4.对于因业务需要提前预支费用的，员工应在费用发生后及时办理报销冲账手续，预支期限不得超过[X]天。六、审批权限1.一般费用报销报销金额在[X]元以下的，由部门负责人审批。报销金额在[X]元至[X]元之间的，由部门负责人审核后，报分管领导审批。报销金额在[X]元以上的，由部门负责人、分管领导审核后，报总经理审批。2.重大费用支出对于涉及金额较大、影响公司财务状况的重大费用支出，如重大投资项目、大额资产购置等，应按照公司重大事项决策程序进行审批，必要时需提交公司董事会或股东会审议。七、财务监督与审计1.财务部门应定期对公司报销情况进行检查和分析，及时发现和纠正报销过程中存在的问题。2.公司内部审计部门有权对报销业务进行审计监督，检查报销凭证的真实性、合法性、合规性以及报销流程的执行情况。3.对于违反本制度的报销行为，财务部门有权拒绝报销