公司差旅费报销管理规定及流程

公司差旅费报销管理规定及流程一、总则（一）目的为加强公司差旅费管理，规范差旅费报销流程，合理控制差旅费支出，结合公司实际情况，特制定本规定。（二）适用范围本规定适用于公司全体员工因工作需要出差所产生的差旅费报销事宜。（三）基本原则1.真实性原则：员工报销的差旅费必须是真实发生的，不得虚报、冒领。2.合理性原则：差旅费的支出应符合公司业务需要，遵循勤俭节约的原则，避免不必要的浪费。3.合规性原则：差旅费的报销必须严格按照本规定及国家相关法律法规执行。二、出差审批（一）审批流程1.员工出差前需填写《出差申请表》，详细注明出差地点、出差时间、出差事由、预计费用等信息。2.《出差申请表》需按照公司规定的审批权限进行审批：普通员工出差，由部门经理审批。部门经理出差，由分管副总经理审批。副总经理及以上人员出差，由总经理审批。3.经审批通过的《出差申请表》是员工出差及差旅费报销的重要依据。员工应在出差前将审批通过的《出差申请表》交至财务部门备案。（二）特殊情况处理1.如因紧急情况无法提前填写《出差申请表》，员工应在出差前通过电话、短信等方式向审批人请示，经同意后方可出差，并在出差回来后的2个工作日内补办审批手续。2.未经审批擅自出差的，其差旅费不予报销。三、差旅费报销标准（一）交通费用1.飞机员工出差乘坐飞机需经总经理批准。一般情况下，员工应选择经济舱。因航班折扣原因，经济舱票价高于同行程高铁二等座票价一定比例（如150%）时，应优先选择高铁出行。乘坐飞机所产生的机场建设费、燃油附加费、航空意外险（限一份）可凭有效票据报销。2.火车员工出差可根据出差距离和时间选择合适的火车车次。出差路途较远或出差任务紧急的，可乘坐高铁/动车二等座、普通列车硬卧。连续乘坐火车时间超过12小时或夜间（晚8点至次日晨7点）连续乘坐火车时间超过6小时的，可乘坐火车软卧。3.长途客车员工出差乘坐长途客车，应选择正规运输机构的客车，凭有效票据报销。4.市内交通员工出差期间的市内交通费实行限额报销制度。具体限额标准根据出差地区分为一线城市、二线城市和其他城市，一线城市每日限额[X]元，二线城市每日限额[X]元，其他城市每日限额[X]元。市内交通费凭有效票据报销，如出租车发票、公交车票等。如因特殊情况超出限额标准的，需在报销时注明原因，经部门经理审核、分管副总经理批准后方可报销。员工出差期间如公司安排了车辆接送，则不再报销市内交通费。（二）住宿费用1.员工出差期间的住宿费实行限额报销制度，按实际住宿天数计算。具体限额标准根据出差地区分为一线城市、二线城市和其他城市，一线城市每人每天限额[X]元，二线城市每人每天限额[X]元，其他城市每人每天限额[X]元。2.员工应选择安全、经济、便捷的住宿场所。如因特殊情况超出限额标准的，需在报销时注明原因，经部门经理审核、分管副总经理批准后方可报销。3.员工与同行人员一起出差，如条件允许应尽量安排两人同住一间标准房，住宿费按两人实际分摊金额报销，但不得超过相应的限额标准。4.住宿费凭正规发票报销，发票上应注明住宿时间、住宿地点、单价、金额等信息。（三）餐饮费用1.员工出差期间的餐饮费实行定额补贴制度，按出差自然天数计算。具体补贴标准为每人每天[X]元。2.餐饮补贴无需提供发票，直接随差旅费一并报销。3.如员工在出差期间参加公司安排的宴请或会议用餐，应在报销时扣除相应天数的餐饮补贴。（四）其他费用1.员工出差期间因工作需要发生的传真费、打印费、邮寄费等，凭有效票据报销。2.员工出差期间因业务需要发生的礼品费、招待费等，需提前经总经理批准，凭有效票据按公司相关规定报销。四、差旅费报销流程（一）准备报销材料1.员工出差回来后，应在5个工作日内整理好差旅费报销相关材料，包括：经审批通过的《出差申请表》。交通费用发票、住宿费用发票、餐饮费用发票及其他相关费用发票。发票应真实、合法、有效，内容完整，与出差行程相符。《差旅费报销单》，员工应如实填写《差旅费报销单》，详细注明出差日期、出差地点、交通费用、住宿费用、餐饮补贴等信息，并计算出报销总金额。2.如报销材料不完整或不符合要求，财务部门有权退回要求补充或更换。（二）部门审核1.员工将准备好的报销材料提交给部门经理进行审核。2.部门经理应认真审核报销材料的真实性、合理性和合规性，检查报销金额是否符合公司规定的标准。如发现问题，应及时与员工沟通并要求其进行修改。3.部门经理审核通过后，在《差旅费报销单》上签字确认。（三）财务审核1.部门经理审核通过后，员工将报销材料提交给财务部门进行审核。2.财务部门应严格按照本规定及国家相关法律法规对报销材料进行审核，检查发票的真伪、报销金额的计算是否准确、报销标准是否符合规定等。3.如发现报销材料存在问题，财务部门应及时与员工沟通并要求其进行补充或修改。对于不符合规定的报销项目，财务部门有权不予报销。4.财务部门审核通过后，在《差旅费报销单》上签字确认。（四）领导审批1.财务部门审核通过后，员工将报销材料提交给分管副总经理进行审批。2.分管副总经理应根据公司的财务状况和业务需求，对差旅费报销进行最终审批。3.对于金额较大或存在特殊情况的差旅费报销，分管副总经理可提交总经理进行审批。（五）报销支付1.经领导审批通过后，财务部门将按照公司规定的报销流程进行支付。2.差旅费报销一般通过银行转账的方式支付到员工的个人银行账户。3.财务部门应在收到审批通过的报销材料后的3个工作日内完成报销支付工作。五、差旅费报销的监督与管理（一）内部审计1.公司审计部门应定期对差旅费报销情况进行审计，检查差旅费报销是否符合公司规定的标准和流程，是否存在虚报、冒领等违规行为。2.审计部门在审计过程中发现问题，应及时向公司管理层报告，并提出整改建议。（二）责任追究1.对于虚报、冒领差旅费的员工，一经查实，公司将追回虚报、冒领的费用，并视情节轻重给予相应的纪律处分。2.对于审核不严、把关不力的部门经理和财务人员，公司将视情节轻重给予相应的批评教育或纪律处分。（三）信息公开1.公司应定期公布差旅费报销情况，接受员工的监督。2.员工对差旅费报销情况有疑问或异议的，可向财务部门或审计部门咨询。六、附则（一）本规定自发布之日起施行，原《公司差旅费报销管理规定》同时废止。（二）本规定由公司财务部门负责解释。七、常见问题与排错提示（一）发票问题1.发票遗失：如果员工不慎遗失发票，应及时取得原开票单位加盖公章的证明，并注明原发票的号码、金额和内容等，经部门经理和财务部门审核同意后，方可作为报销凭证。如无法取得证明的，需由员工书面说明情况，经部门经理和分管副总经理批准后，按一定比例报销。2.发票不规范：发票上的信息应清晰、完整，如发票抬头、日期、金额等。如发票信息不规范，财务部门有权要求员工更换发票。3.虚假发票：员工不得使用虚假发票报销差旅费，一经发现，将按照公司规定进行严肃处理。（二）报销金额问题1.超出标准：如员工报销的差旅费超出公司规定的标准，需在报销时详细说明原因，并经相关领导批准。否则，超出部分不予报销。2.计算错误：员工在填写《差旅费报销单》时应仔细计算报销金额，确保计算准确。如发现计算错误，财务部门将退回要求重新计算。（三）审批问题1.未按流程审批：员工出差必须按照规定的审批流程进行审批，未经审批擅自出差或报销的，其差旅费不予报销。2.审批意见不明确：如审批人在审批过程中提出的意见不明确，员工应及时与审批人沟通，明确审批意见后再进行报销。（