欠货款财务制度

PAGE欠货款财务制度一、总则1.目的本制度旨在规范公司在处理欠货款问题时的财务流程和管理办法，确保公司资金的正常流转，维护公司的合法权益，加强对客户信用的管理，降低财务风险，促进公司业务的健康发展。2.适用范围本制度适用于公司与所有客户之间发生的货款往来业务，包括但不限于商品销售、服务提供等涉及应收货款的交易行为。3.基本原则合法性原则：严格遵守国家法律法规和相关财务会计准则，确保公司处理欠货款问题的各项措施合法合规。风险控制原则：对客户的信用状况进行全面评估和动态监控，采取有效措施降低欠货款风险，保障公司资金安全。权责明确原则：明确各部门在欠货款管理中的职责和权限，确保工作流程顺畅，责任落实到人。及时清欠原则：对已发生的欠货款，及时采取有效措施进行催收，尽量缩短欠款周期，减少资金占用。二、职责分工1.销售部门负责与客户签订销售合同，明确货款支付方式、期限等条款，并确保合同的有效性和可执行性。对客户的信用状况进行初步调查和评估，建立客户信用档案，并及时更新相关信息。在销售业务发生后，负责跟踪货款回收情况，及时与客户沟通协调，协助财务部门进行欠款催收工作。2.财务部门负责审核销售合同中的货款支付条款，确保符合公司财务政策和风险控制要求。建立健全应收账款管理制度，对欠货款进行明细核算和跟踪管理，定期编制应收账款账龄分析表，为公司决策提供数据支持。负责制定欠款催收计划，采取有效的催收措施，如发送催款函、电话催收、上门催收等，并及时向公司管理层汇报催收进展情况。对长期拖欠货款的客户，按照公司规定进行坏账准备计提，并及时与销售部门沟通，共同商讨解决方案。3.法务部门负责审查销售合同的合法性和合规性，为公司处理欠货款问题提供法律支持和建议。在必要时，协助财务部门和销售部门处理涉及法律纠纷的欠款案件，通过法律手段维护公司的合法权益。4.管理层负责审批公司的应收账款管理制度和重大欠款催收方案，对公司的欠货款管理工作进行监督和指导。根据公司经营战略和财务状况，合理确定公司的信用政策和欠款催收目标，并协调各部门之间的工作，确保欠货款管理工作的有效开展。三、客户信用管理1.信用评估销售部门在与新客户建立业务关系前，应对客户的信用状况进行全面调查和评估。评估内容包括客户的基本信息、经营状况、财务状况、信用记录等方面。可以通过多种渠道收集客户信用信息，如查阅客户的营业执照、税务登记证、财务报表等资料，向银行、工商行政管理部门、行业协会等机构咨询，以及与客户的供应商、合作伙伴进行沟通了解等。根据收集到的信用信息，运用科学合理的评估方法，对客户的信用等级进行评定。信用等级可分为A、B、C、D四级，其中A级为信用状况良好，风险较低；B级为信用状况一般，存在一定风险；C级为信用状况较差，风险较高；D级为信用状况极差，风险极大。2.信用档案建立销售部门应根据客户信用评估结果，为每个客户建立独立的信用档案。信用档案应包括客户基本信息、信用评估报告、销售合同、发货记录、货款回收记录、催款记录等相关资料。信用档案应定期更新，确保档案信息的及时性和准确性。对于信用状况发生重大变化的客户，应及时进行重新评估，并调整信用等级和相关信用政策。3.信用额度设定根据客户的信用等级，为客户设定相应的信用额度。信用额度是指公司在一定时期内允许客户累计欠款的最高限额。信用额度的设定应综合考虑客户的经营规模、财务状况、信用记录等因素，并结合公司的销售政策和风险承受能力进行确定。销售部门在与客户签订销售合同前，应确保客户的欠款余额不超过其信用额度。如客户需要超出信用额度提货，必须经过公司管理层的特别审批。4.信用政策调整公司应定期对客户的信用状况进行跟踪和评估，根据客户的经营变化、市场环境变化等因素，适时调整客户的信用政策。对于信用状况恶化、出现逾期欠款等情况的客户，应及时降低其信用额度，加强货款催收力度，并采取必要的风险防范措施，如要求客户提供担保、增加预付款比例等。对于信用状况良好、合作关系稳定的客户，可以适当提高其信用额度，以促进业务的进一步发展。四、欠货款管理流程1.发货与开票销售部门在货物发出后，应及时将发货信息传递给财务部门，以便财务部门进行账务处理。财务部门根据销售合同和发货记录，按照规定的开票时间和金额，及时开具销售发票，并将发票送达客户。2.货款跟踪与提醒财务部门应定期对客户的货款回收情况进行跟踪，根据合同约定的付款期限，提前向客户发送付款提醒函，提醒客户按时支付货款。付款提醒函应明确货款金额、付款期限、逾期后果等内容，并通过邮件、传真、短信等方式发送给客户。3.逾期欠款催收当客户出现逾期欠款时，财务部门应立即启动催收程序。首先，通过电话、邮件等方式与客户进行沟通，了解逾期原因，并要求客户尽快支付欠款。如果电话催收无效，财务部门应发送正式的催款函给客户，明确告知客户逾期欠款的事实和后果，并要求客户在规定的期限内支付欠款。催款函应加盖公司公章，并通过邮政特快专递等方式送达客户。对于逾期时间较长、欠款金额较大的客户，销售部门和财务部门应共同上门催收。上门催收时，应注意保持礼貌和专业，避免与客户发生冲突。同时，要详细了解客户的经营状况和还款能力，商讨切实可行的还款方案。在催收过程中，如发现客户存在恶意拖欠货款的行为，应及时向公司管理层汇报，并考虑采取法律手段维护公司的合法权益。4.欠款分析与报告财务部门应定期对公司的欠货款情况进行分析，编制应收账款账龄分析表，详细列示各客户的欠款金额、账龄、逾期天数等信息。通过账龄分析，找出欠款金额较大、逾期时间较长的客户，分析其欠款原因和风险程度，并向公司管理层提交欠款分析报告。报告内容应包括欠款总体情况、各客户欠款明细、催收进展情况、风险评估及建议措施等。公司管理层应根据欠款分析报告，及时了解公司的欠货款状况，制定相应的决策和措施，加强对欠货款的管理和控制。五、坏账管理1.坏账确认标准符合下列条件之一的应收账款，可确认为坏账：债务人依法宣告破产、关闭、解散、被撤销，或者被依法注销、吊销营业执照，其清算财产不足清偿的。债务人死亡，或者依法被宣告失踪、死亡，其财产或者遗产不足清偿的。债务人逾期三年以上未清偿，且有确凿证据证明已无力清偿债务的。与债务人达成债务重组协议或法院批准破产重整计划后，无法追偿的。因自然灾害、战争等不可抗力导致无法收回的。国务院财政、税务主管部门规定的其他条件。2.坏账准备计提财务部门应根据公司的应收账款账龄分析情况，按照规定的坏账准备计提方法和比例，对可能发生的坏账损失计提坏账准备。坏账准备计提方法可采用余额百分比法、账龄分析法、个别认定法等。具体计提方法和比例应根据公司的实际情况和历史经验数据确定，并报公司管理层批准后执行。对于单项金额重大的应收账款，应单独进行减值测试，如有客观证据表明其已发生减值，应当确认减值损失，计提坏账准备。3.坏账核销对于已确认为坏账的应收账款，财务部门应填写坏账核销申请表，详细说明坏账形成的原因、过程及相关证据，并提交公司管理层审批。经公司管理层批准后，财务部门方可进行坏账核销账务处理。坏账核销后，应将相关资料进行归档保存，以备日后查阅。已核销的坏账又收回时，应及时入账，并冲减坏账准备。同时，应将收回情况报告公司管理层。六、监督与考核1.内部审计监督公司内部审计部门应定期对公司的欠货款管理情况进行审计监督，检查各项制度的执行情况、财务核算的准确性、欠款催收的有效性等。审计部门应出具审计报告，并针对审计发现的问题提出整改建议。公司管理层应根据审计报告，及时督促相关部门进行整改，确保欠货款管理工作规范、有效。2.绩效考核公司应建立健全欠货款管理绩效考核制度，将各部门的欠货款管理工作纳入绩效考核体系。销售部门的绩效考核指标可包括销售额、销售回款率、逾期欠款率等；财务部门的绩效考核指标可包括应收账款周转率、坏账损失率等。根